文/陜西工程勘察研究院 呂馨

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信息化背景下勘察設(shè)計單位的檔案管理工作

文/陜西工程勘察研究院 呂馨

【摘要】在近些年來，我國的經(jīng)濟社會發(fā)展水平不斷提高，信息化發(fā)展水平和發(fā)展速度加快，這些都為我國的檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展機遇。進一步提高了我國檔案管理工作的專業(yè)化和數(shù)字化水平，使整體經(jīng)濟性增強。但是，就目前來看，勘查單位的檔案管理工作還是無法與社會經(jīng)濟發(fā)展水平相適應，所以本文對信息化背景下的勘查設(shè)計單位檔案管理進行了深入分析，對我國的勘查單位檔案管理工作完善具有重要指導意義。

【關(guān)鍵詞】信息化；勘察設(shè)計單位；管理

近些年來，伴隨著我國工程技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的勘查設(shè)計工作也取得了一定的進步。檔案管理在勘查設(shè)計單位的日常工作中作用明顯?？辈樵O(shè)計單位的檔案主要內(nèi)容包含了兩個部分：科技檔案管理部分以及人事檔案管理部分?？萍紮n案主要是勘查單位在實際的項目勘查及設(shè)計過程中形成的重要檔案類別，屬于一類有重要知識信息價值的資源，科技檔案屬于勘查設(shè)計單位進步發(fā)展過程中的重要研究依據(jù)。

一、信息化環(huán)境對檔案管理工作的影響

（一）檔案的經(jīng)濟化。伴隨著我國信息化發(fā)展水平的提高，經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快，我國勘查設(shè)計單位的整體工作流程和工作方式也發(fā)生了很多調(diào)整和革新，同時我國的傳統(tǒng)檔案管理模式和管理觀念也發(fā)生了很大變化。目前，我國的主要檔案管理形式與傳統(tǒng)檔案管理相比較最大的不同就在于信息化環(huán)境下，我國的檔案管理逐漸與單位發(fā)展相結(jié)合，從而逐步發(fā)展成為勘查設(shè)計以及管理的重要環(huán)節(jié)之一。檔案管理的經(jīng)濟性革新為未來的檔案發(fā)展提供了重要的創(chuàng)新依據(jù)和目標。

（二）檔案的專業(yè)化。在我國的市場經(jīng)濟社會發(fā)展過程中，整體的信息流通速度加快，從而進一步促進了勘查設(shè)計單位整體檔案管理水平專業(yè)性提高，規(guī)范化發(fā)展進步速度加快。由于檔案本身就是在長期的經(jīng)濟管理活動中形成的，所以，檔案的實際內(nèi)容通常較為復雜、種類繁多，在信息化的發(fā)展進步背景下，我國的大部分地區(qū)已經(jīng)建立起了完善系統(tǒng)的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這為檔案管理的專業(yè)化發(fā)展提供了良好的平臺和條件。

（三）檔案的數(shù)字化。伴隨著我國計算機技術(shù)的不斷推廣，整體的信息技術(shù)水平不斷提高?，F(xiàn)代大部分企業(yè)已經(jīng)形成了辦公自動化系統(tǒng)，建立起了現(xiàn)代化的信息管理方案。由此，大部分的檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔⒒臋n案管理，檔案管理的主要載體也由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔①Y料。我國從2006年開始實行企業(yè)的電子檔案管理，由此成為我國企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展的開端。

二、信息化環(huán)境下的檔案管理工作存在的問題

到目前為止，我國的整體檔案管理發(fā)展仍然處于轉(zhuǎn)型發(fā)展階段，因此，實際的發(fā)展在信息化進步的大背景下很容易出現(xiàn)問題和不足。部分部門由于工作管理不到位，僅僅為了完成暫時工作而沒有考慮到檔案的長期管理，對于部門的重要資料信息收集和移交混亂，這很容易導致檔案管理出現(xiàn)無序和分散的問題，難以很好地實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學化發(fā)展。此外，由于部分檔案管理工作人員對于檔案管理應用重視程度不夠，導致了檔案管理工作長期得不到創(chuàng)新。

三、信息化環(huán)境下提高勘查單位檔案管理的措施

（一）提高檔案管理人員專業(yè)水平。檔案管理工作人員的工作水平會對勘查設(shè)計單位的檔案管理工作開展實施的質(zhì)量造成重大影響，檔案管理工作主體在于人，對于科技檔案和人事檔案管理都需要檔案管理人員專業(yè)水平較高，尤其是科技檔案有較強的專業(yè)性，很多內(nèi)容需要檔案管理人員根據(jù)相關(guān)的科技檔案內(nèi)容進行分類。因此，勘查設(shè)計單位對于檔案管理人員的入職人員進行嚴格篩選，選擇專業(yè)素質(zhì)較高同時服務管理意識優(yōu)良的合格人才。

（二）全面落實現(xiàn)代化管理方法。在現(xiàn)代化管理方式落實的過程中需要做到以下幾點：第一，保證管理機制的流暢性，只有保證流暢的管理機制發(fā)揮作用，才能建立起完善的檔案管理責任分配制度，從而進一步保障檔案管理部門與其他部門的工作協(xié)調(diào)和相關(guān)性。第二，應用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。良好的設(shè)備是管理實施的重要基礎(chǔ)前提。應該根據(jù)實際的現(xiàn)代檔案管理需要進行檔案管理設(shè)備調(diào)整，進而完善設(shè)備功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展進步。

（三）推進檔案信息化。在檔案信息化建設(shè)過程中，應該建立起完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)，信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用不可忽視。通過信息技術(shù)的應用可以大大提高檔案管理工作實踐的效率，利用信息化管理平臺實現(xiàn)資源信息實時共享。

四、結(jié)語

勘查設(shè)計單位的檔案管理一直是值得關(guān)注的研究課題，檔案屬于一種無形信息類資產(chǎn)，同時也逐步成為了企業(yè)綜合實力的重要組成部分。但是，由于檔案管理的信息化發(fā)展水平不到位，因此，需要通過合理措施促進檔案管理工作效率和水平提高。

【參考文獻】

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