文/佛山市禪城區(qū)偉昊檔案服務(wù)部 陳偉堅(jiān)

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重視工程檔案的編研工作

文/佛山市禪城區(qū)偉昊檔案服務(wù)部 陳偉堅(jiān)

【摘要】本文闡述了工程項(xiàng)目專題編研的意義、要點(diǎn)、技術(shù)層面的處理和服務(wù)策略，希望引起有關(guān)單位的重視，起到拋磚引玉的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案編研；工程檔案；民生

最近，李克強(qiáng)總理提出的幾項(xiàng)民生大事中，其中一條是城市防澇工作。近期，一到大雨，在城市中“看海”已成一道“風(fēng)景”；道路、工地地陷也屢見(jiàn)不鮮。原來(lái)說(shuō)現(xiàn)在的城市十年一大變，五年一小變已成歷史，最確切的說(shuō)法應(yīng)是五年一大變，兩三年一小變。地鐵、高鐵、環(huán)城高速、下沉隧道、天橋等等，地上地下無(wú)不動(dòng)工。動(dòng)工牽涉的地下網(wǎng)線——燃?xì)夤艿馈㈦娦烹娋€、自來(lái)水管及下水道等等，一動(dòng)牽百線。然而，工程項(xiàng)目不同、目標(biāo)不同、施工單位不同等因素又造成單項(xiàng)工程檔案完整、整體檔案分散的現(xiàn)實(shí)情況。城市是一個(gè)整體，城市的升級(jí)改造是一項(xiàng)整體的分段工程。每一段檔案的完整體現(xiàn)，不可忽視的應(yīng)是編研工作。

說(shuō)到編研，一般單位的辦公室都是著重于大事記匯編、歷史機(jī)構(gòu)匯編、數(shù)據(jù)匯編等。然而，企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)性質(zhì)的專題編研也不能忽視，特別是工程建設(shè)單位、燃?xì)狻㈦娦?、水業(yè)、供電等單位尤為重要。佛山市XX路的升級(jí)改造過(guò)程不到十年，經(jīng)過(guò)三大改造，第一、第三次規(guī)模最大，施工期超過(guò)一年。地下管道改了N次，小修小補(bǔ)不在話下。別看這些不經(jīng)意的工程，有可能改變了地下管道的方向，也有可能堵塞了某個(gè)下水管道，水災(zāi)有可能是這樣造成的。

城市“變海”一方面是設(shè)計(jì)跟不上發(fā)展；一方面是隱蔽工程存在隱患，處理不及時(shí)。記得一次事故，工程人員到檔案室找圖紙，找到竣工圖到現(xiàn)場(chǎng)才發(fā)現(xiàn)不對(duì)，原來(lái)改了。改了后不是他們經(jīng)手的，他們不知道，又重新來(lái)找。這件事觸動(dòng)了我們，如果能把工程檔案編制成編研材料，把每次工程的情況、變化情況、案卷號(hào)和序號(hào)詳細(xì)介紹，等工程人員查找時(shí)快速提供，這樣不僅減少時(shí)間，快速排除隱患，減輕市民不便，而且對(duì)城市的再建設(shè)也能起到很好的借鑒作用。在編制工程編研材料要注意哪些方面？本人認(rèn)為：

一、注重實(shí)用性

實(shí)用是編研的目的。在檔案的提供利用上檔案員要善于分析、發(fā)現(xiàn)檔案的需求情況，結(jié)合單位的工作重點(diǎn)和城市發(fā)展情況制定編研的項(xiàng)目，例如燃?xì)鈫挝唬耗陈范稳細(xì)夤艿拦こ痰木幯胁牧?；某路段隱蔽工程的施工變化情況等。

二、注重專題性

專題性編研是結(jié)合工程項(xiàng)目編制的一種形式，實(shí)用性很強(qiáng)。在隱蔽工程方面，如電線、通信設(shè)施、供水和燃?xì)夤艿?、下水管等等，?duì)日后的維修保養(yǎng)，突發(fā)事故的處理尤為重要。因此，選擇專題的編研形式，并按專題——專項(xiàng)（專段）——專情（地情、地貌、特質(zhì)）——專管（管理情況）的思路進(jìn)行編輯，對(duì)查找應(yīng)有事半功倍的效果。1.專題——針對(duì)每項(xiàng)工程各配套工程設(shè)的編研題目，例如季華路快速改造工程燃?xì)夤艿婪笤O(shè)工程。2.專項(xiàng)——針對(duì)專題中的某一段（項(xiàng)）設(shè)的編研題目，例如季華路快速改造工程燃?xì)夤艿婪笤O(shè)工程季華一路段、季華二路段、季華三路段等。3.專情——針對(duì)每路段的地情、地貌或特殊情況設(shè)的編研內(nèi)容，例如：季華一路段水田地質(zhì)、季華二路段下沉隧道等。4.專管——針對(duì)路段歷次改造和日常管理的實(shí)際情況設(shè)的編研內(nèi)容。一是路段的變化情況，如路段什么發(fā)生過(guò)燃?xì)鉂B漏、經(jīng)過(guò)搶修采取過(guò)移位措施；路段曾發(fā)生過(guò)的地陷，后來(lái)采取過(guò)什么補(bǔ)救措施，原來(lái)管道方位是否發(fā)生變化等。每次的大小變化都記錄在冊(cè)。二是檔案實(shí)體的變化情況，工程的變化涉及檔案的變化，檔案變化要及時(shí)補(bǔ)充到編研材料中，并細(xì)致列明檔號(hào)和存放位置，以便快速、準(zhǔn)確為一線服務(wù)。

三、注重深層次的加工

深層次的加工應(yīng)包括對(duì)每項(xiàng)工程的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、圖紙，每次改造變化的規(guī)劃、地情地貌、改造情況、改造效果、存在問(wèn)題、注意事項(xiàng)作深層次的分析研究、加工，將重要的材料、圖紙或目錄單列出來(lái)，作專題的標(biāo)注；也可將重要的材料、圖紙制成光盤、視頻影像等，以便能及時(shí)地、快速地提供利用。因此，加大工程檔案的開(kāi)發(fā)力度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價(jià)值，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，是每個(gè)檔案工作者的重要職責(zé)。

四、強(qiáng)化工程檔案服務(wù)功能

編研的目的是服務(wù)，服務(wù)功能的多元化是提升服務(wù)質(zhì)量的根本。然而，提高服務(wù)意識(shí)又是根本中的根本。一是必須認(rèn)識(shí)到工程檔案是一項(xiàng)重要的民生檔案，樓房、道路、隱蔽工程無(wú)一不涉及千家萬(wàn)戶，在工程檔案的服務(wù)對(duì)象上，既為有關(guān)部門和單位服務(wù)，又為廣大人民群眾服務(wù)；既為城市發(fā)展和市民服務(wù)，又為新農(nóng)村建設(shè)和農(nóng)民服務(wù)。因此，涉及工程檔案的有關(guān)項(xiàng)目報(bào)建、勘探、設(shè)計(jì)報(bào)審、施工、變更、用材、水電布局設(shè)施等，均是單位、政府、個(gè)人不可避免需要查詢的內(nèi)容，做好這些編研資料，特別是把涉及民生的工程檔案、信息及時(shí)整理、鑒定出來(lái)，提供利用，就是為維護(hù)人民群眾合法權(quán)益提供支持，為各方面提供檔案利用及政府公開(kāi)信息、社會(huì)需求信息的服務(wù)。二是要積極拓展服務(wù)渠道，緊緊圍繞政府、社會(huì)、單位及人民群眾的需要，有針對(duì)性地與設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、建設(shè)、維護(hù)管理、監(jiān)管等部門建立信息網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)需求積極提供檔案信息服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)向有關(guān)部門報(bào)送或推介相關(guān)檔案信息、編輯檔案編研專題、編制影像圖紙等多種形式，全方位為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)，那么，城市“看?！钡痊F(xiàn)象將會(huì)大大減少，人民的幸福感會(huì)大大增加。

【參考文獻(xiàn)】

［1］施秀平.淺議檔案編研工作.寧德師范學(xué)院學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2013（1）.