胡 博

山東電力工程咨詢院有限公司 山東濟南 250013

EPC模式下電網建設項目文件控制策略探析

胡 博

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本文主要論述EPC模式下電網建設項目文件的特點、項目文件控制含義和特征以及電網建設項目文檔控制策略，以期拋磚引玉。

電網建設項目；項目文件；控制策略

項目文件管理是EPC模式下電網建設項目管理的重要內容之一，是工程項目管理的基礎和保證。完整的項目文檔是工程維修、改建、擴建和事故處理的重要依據；是評定工程質量等級、竣工驗收的重要技術文檔；也是工程決算的重要根據，更是企業(yè)業(yè)務建設和知識管理實施的重要資源保障。因此，做好項目文檔管理工作至關重要。

一、電網建設項目文件的特點

（一）種類繁多，數(shù)量巨大。按照工程階段劃分，項目文檔包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件，其中項目竣工文件又包括項目施工文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件。按照類別劃分，項目文件包括工程質量報驗文件、施工記錄，項目內部管理文件等。項目文件內容十分豐富，涉及到工程項目的設計、采購、施工、試運行等全過程。項目文件種類繁多，數(shù)量巨大。

（二）文件形成單位較多，保管分散。工程總承包單位上有建設單位、監(jiān)理單位，下有多家施工分包商及設備供應商，有的分包單位還要將其工程進行勞務分包。文件來源較多，文件形成單位文檔管理水平參差不齊；并且大部分施工過程文件作為工程過程最原始的記錄，是分散保存在施工分包商的文檔管理部門，過程中并不向總承包單位報審。這些都給總承包單位的文檔管理帶來了一定的困難，因此必須加強文檔的過程控制，才能保存下最完整、準確、系統(tǒng)的項目文檔。

（三）專業(yè)性強。電網EPC文件過程控制是一項系統(tǒng)工程，涉及的工作面廣，知識門類多，包括土建、電氣等多個專業(yè)，項目管理內容包括采購管理、施工管理、安全管理、計劃管理等各方面內容，具有較強的專業(yè)性，而所有這些都與文件工作有接口聯(lián)系。項目文件這個特點就決定了項目文件管理人員除了具備文件和檔案學相關知識外，還應該了解文檔內容所涉及的相關專業(yè)基礎知識，這是做好項目文件管理的基礎和保證。

（四）載體多樣性。項目文件大部分都是以紙質載體形成和保存的，但是為了能夠完整、生動形象記錄下電網建設項目全過程，除了要保存紙質文件之外，還應記錄下工程的原址原貌、項目施工關鍵工序、工藝亮點、重要領導視察等關鍵時刻，將其拍攝成數(shù)碼照片或者錄像，保存為電子文檔或者刻錄成光盤。另外工程施工過程中各個單位之間聯(lián)系的電子郵件，作為工程過程溝通文件的一部分，也要認真進行管理，在項目竣工時進行歸檔。

二、文件控制的含義與特征

（一）動態(tài)性。文件控制有別于對檔案實體的靜態(tài)管理，是對項目文件整個生命周期進行動態(tài)的控制，并且在過程中對偏離項以及不符合項作出適當調整，實現(xiàn)整個生命周期的動態(tài)管理。

（二）全面性。文件控制需在過程中把握文件的真實性、準確性、規(guī)范性、專業(yè)性、完整性、系統(tǒng)性和高效性，實現(xiàn)過程中文件的全面性控制。

（三）控制性。文件控制的靈魂在于控制，即按照統(tǒng)一規(guī)則或者標準行事，避免任意的活動，通過一定的控制手段使得項目文件始終保持有序可控的狀態(tài)。

三、EPC模式下電網建設項目文件控制策略

（一）總包合同簽訂時明確業(yè)主對文檔的管理要求。工程總承包合同是總承包單位進行工程建設和管理的標準和依據，為使后期文檔工作順利開展，在工程前期總承包合同簽訂時，文檔人員要參與投標文件的編寫及合同談判，明確項目竣工文件移交數(shù)量、時間、質量等各方面要求。通過合同的法律效力明確文檔管理職責與分工，也避免后期由于合同要求不明確造成的麻煩。

（二）施工招標時明確總包文件管理要求。當前，施工招標文件雖然有文檔工作人員參與，但是文檔管理條款的編寫卻比較籠統(tǒng)，在實際文檔工作中對施工單位的約束力不強。因此，在施工招標階段，文檔人員一定要參與招標文件編寫，并且明確規(guī)定文檔管理要求、文檔移交數(shù)量、時間、文件電子版提交要求等，并在評標時將施工單位投標文件中文檔管理內容按照一定的分值進行考核，在合同正式簽訂時將文檔管理詳細標準和具體要求寫入施工合同中。文檔管理納入施工合同條款，既為總承包對施工單位文檔控制在法律上尋求保障，也使文檔管理工作開展有章可循。

（三）建立完善的項目管理程序文件。首先，為確保電網項目文檔管理工作的標準化、規(guī)范化和流程化，信息文檔部應制定一套操作性強的文檔管理程序文件，主要包括項目文件編碼程序、項目文件過程控制程序、項目文檔系統(tǒng)管理程序、項目文件竣工移交管理規(guī)定等，建立統(tǒng)一的文檔管理原則和標準，并將這些程序以正式文件的形式下發(fā)施工單位參照執(zhí)行。明確各參建單位、各部門的文檔管理職責，將文檔管理過程分解到各個部門、每一位專業(yè)工程師的工作中，建立起全員參與的項目文檔管控體系。

（四）加強過程管控，定期進行監(jiān)督檢查。首先，文檔人員要轉變定位，變被動接收為“主動出擊”，聯(lián)合業(yè)主和監(jiān)理單位定期對施工單位文檔工作進行監(jiān)督檢查，根據現(xiàn)場施工情況及項目文件清單，定期進行文件跟蹤和統(tǒng)計，建立書面的催辦制度，爭取做到文件上報與工程進度同步。尤其是在單項工程完成之后，要做好單位工程文檔收集、整理，確保單項工程施工結束文件能夠同步上報齊全，整理符合歸檔要求，避免工程整體竣工后補資料、重復整理的現(xiàn)象發(fā)生。

（五）建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。當前電網EPC項目文檔管理系統(tǒng)的應用與其他行業(yè)相比還比較落后，需要實施系統(tǒng)、深入的開發(fā)。首先，應該根據業(yè)務特點，確定文檔系統(tǒng)的選型。當前大部分文檔系統(tǒng)功能都很強大，不僅可以實現(xiàn)文檔的在線起草、編碼、簽署、分發(fā)，還可以實現(xiàn)文檔的在線統(tǒng)計、組卷、借閱等，要根據文檔管理的需要確定文檔管理系統(tǒng)功能。其次，要為系統(tǒng)的開發(fā)試用提供資金支持、軟硬件和人力資源配備。最后，文檔系統(tǒng)功能的實現(xiàn)都不是一蹴而就的，需要不斷提需求、開發(fā)、測試，這是一個不斷改善的過程。

四、結語

電網建設項目文件繁多、復雜，是工程建設的重要產物，對項目文件的控制至關重要。應充分重視文件控制工作，對項目文件全過程進行控制，確保項目檔案竣工移交，留存下最完整系統(tǒng)的項目檔案。