袁 圓

寧夏固原市醫(yī)療保險(xiǎn)事務(wù)管理中心 寧夏固原 756000

有關(guān)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理路徑的探討

袁 圓

寧夏固原市醫(yī)療保險(xiǎn)事務(wù)管理中心 寧夏固原 756000

當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)在不斷轉(zhuǎn)變，陳舊的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位對(duì)檔案管理的要求，因此必須努力創(chuàng)新出最新的檔案管理模式，便于檔案管理工作人員對(duì)單位信息進(jìn)行歸納整理。本文通過介紹檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要性，提出了一些單位檔案管理問題的解決辦法。

事業(yè)單位；檔案創(chuàng)新；探討

一、對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案規(guī)整的意義和目的

在事業(yè)單位中采取文檔管理的形式，不但有效的保存了以往的重要經(jīng)驗(yàn)資料，而且在我們需要這些資料的時(shí)候可以通過檔案進(jìn)行查找相關(guān)資料。同時(shí)在單位或者單位員工受到外界的誤會(huì)和誹謗時(shí)，這些檔案可作為有力證據(jù)。當(dāng)事業(yè)單位要制定新的規(guī)定或者開展新的活動(dòng)時(shí)，檔案也作為一種參考，事業(yè)單位可借檔案中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行改革創(chuàng)新，從而提升活動(dòng)的開展效率。檔案管理工作在事業(yè)單位中起著重要的作用，檔案管理的好壞直接影響到事業(yè)單位今后的發(fā)展?fàn)顩r。檔案管理工作若處理不當(dāng)輕則導(dǎo)致事業(yè)單位多走彎路，重則直接影響到事業(yè)單位今后的發(fā)展。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，降低對(duì)事業(yè)單位發(fā)展造成的影響。檔案管理主要用于我們借鑒過去的經(jīng)驗(yàn)，減少工作中產(chǎn)生的失誤，提高了工作效率。因此檔案管理工作在事業(yè)單位中不容小視，單位檔案管理人員必須每天對(duì)單位的工作、事件、組織規(guī)模等做出詳細(xì)的記錄，并且整合成檔案的方式保存起來。這種政策的實(shí)施幫助事業(yè)單位更有把握的去應(yīng)對(duì)社會(huì)新格局，推動(dòng)了事業(yè)單位的發(fā)展。

二、當(dāng)前檔案管理中存在的漏洞

（一）事業(yè)單位檔案管理未受到充分重視。在事業(yè)單位中，員工并不知道檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而使得檔案管理部門員工在整理檔案時(shí)沒有將全部心思放在上面，導(dǎo)致檔案錄入出現(xiàn)問題，影響后續(xù)事業(yè)單位的借鑒。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)自身對(duì)檔案管理不夠重視，沒有定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和監(jiān)督，也沒有在檔案歸納管理方面采取特定的制度，因此會(huì)導(dǎo)致員工對(duì)檔案管理工作的不重視。事業(yè)單位上級(jí)部門自身和檔案部門員工都沒有把當(dāng)按管理工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)，不僅是這樣，當(dāng)檔案管理出現(xiàn)問題需要員工來解決時(shí)，多數(shù)員工都會(huì)選擇推脫逃避，講責(zé)任推卸給其他人，從而導(dǎo)致檔案混亂，對(duì)事業(yè)單位今后的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。

（二）檔案管理硬件設(shè)備匱乏。單位領(lǐng)導(dǎo)及其檔案管理負(fù)責(zé)人沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，因而會(huì)表現(xiàn)出對(duì)檔案管理的不重視，不愿付出精力和財(cái)力來為檔案管理創(chuàng)造優(yōu)越條件，這都將導(dǎo)致檔案處理設(shè)施的匱乏。比如在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)盛行的當(dāng)下，一個(gè)對(duì)檔案管理工作沒有給與充分重視的事業(yè)單位不會(huì)愿意花重金購買信息化檔案處理設(shè)施，而在現(xiàn)代這個(gè)高效率、快節(jié)奏辦公的大環(huán)境下，事業(yè)單位不引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)實(shí)施檔案管理會(huì)導(dǎo)致其發(fā)展落后于人，這都不利于事業(yè)單位迎合市場(chǎng)趨勢(shì)發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)高速、穩(wěn)健發(fā)展。

（三）檔案工作負(fù)責(zé)人素質(zhì)低下。信息化時(shí)代的檔案管理工作不同于過去內(nèi)容較少、形式簡(jiǎn)潔的檔案處理，其涉及的內(nèi)容和形式都顯得多樣和復(fù)雜，因此需要懂得檔案工作的人才將其處理到位。然而由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理的忽視，檔案工作負(fù)責(zé)人一般都學(xué)歷不高，他們可能對(duì)檔案處理一竅不通或經(jīng)驗(yàn)不足。若是檔案都分給這些人處理，可以想象檔案管理工作會(huì)變得多么低效和混亂。

（四）檔案管理工作監(jiān)管制度缺乏。各事業(yè)單位由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，因此在檔案管理監(jiān)督制度的設(shè)立和實(shí)施上不會(huì)付出太多努力，即使有相關(guān)制度的構(gòu)想也會(huì)由于不重視而在具體實(shí)施中不能到位，而這都會(huì)造成檔案管理工作缺乏監(jiān)督和審查，使得檔案負(fù)責(zé)人覺得檔案管理工作不必花大工夫去完成，甚至?xí)顾麄冸S意整理、歸類和胡亂存放相關(guān)檔案，最后造成檔案記錄混亂不清或檔案丟失。這對(duì)于事業(yè)單位人員后期查找前人資料進(jìn)行工作借鑒都是極為不利的。

三、改善事業(yè)單位檔案管理工作的新舉措

（一）制定和完善事業(yè)單位檔案管理監(jiān)管制度。為確保檔案管理工作的內(nèi)容全面、形式到位，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況制定和完善監(jiān)管制度來審查檔案處理的效果，以督促檔案負(fù)責(zé)人做好檔案整理、分類和存放工作保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）提高單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作的重視和付出。要做好檔案管理的相關(guān)工作，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案負(fù)責(zé)人必須首先意識(shí)到資料歸檔的重要性。可以參考其他企業(yè)或事業(yè)單位的檔案管理工作，認(rèn)識(shí)存檔的資料對(duì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位后期發(fā)展的重要性，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作負(fù)責(zé)人形成檔案管理工作的新態(tài)度，開始重視檔案規(guī)整工作。要提升檔案處理的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位要引進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備和處理技術(shù)以便對(duì)現(xiàn)代復(fù)雜、繁多的檔案資料進(jìn)行管理。另外，單位要聘請(qǐng)素質(zhì)好、學(xué)歷高、懂得檔案處理技術(shù)的高端人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作處理到位。不僅如此，事業(yè)單位要巧妙地將工作人員對(duì)檔案處理效果與個(gè)人績(jī)效結(jié)合，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作到位的人員，處罰檔案管理不到位的人員，從而激發(fā)負(fù)責(zé)人做好檔案規(guī)整工作的熱情。

（三）做好歸檔資料的保密工作。檔案是對(duì)事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)或核心技術(shù)的記錄，若是出現(xiàn)資料泄露，事業(yè)單位的專利技術(shù)或核心數(shù)據(jù)就會(huì)被他人盜取使用，顯然這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極為不利的。因此事業(yè)單位要做好檔案保密工作，就要確保數(shù)據(jù)和資料只有內(nèi)部核心人員知道，外部人員無人知曉。具體方面，就是要選好檔案存放的地點(diǎn)，要將存放地點(diǎn)外圍進(jìn)行監(jiān)督和審查，避免無關(guān)人員的出入，將機(jī)密檔案和一般檔案分門別類，分開存放，以便更好展開機(jī)密檔案保密工作。

四、總結(jié)

事業(yè)單位為了盡快是應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，已經(jīng)對(duì)單位內(nèi)部進(jìn)行大方位的改革，主要就是檔案管理方面的改革。在新的事業(yè)管理模式中，必須對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，爭(zhēng)取早日實(shí)施全新的檔案管理制度，檔案管理工作的順利進(jìn)行能在很大程度上推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。通過本文可以我們更加清楚得了解到單位檔案創(chuàng)新管理的重要性。

[1]劉延偉,鄭婷.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑[J].勞動(dòng)保障世界:理論版,2013(18).