劉宏銳

伊春市機關事務管理局 黑龍江伊春 153000

關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

劉宏銳

伊春市機關事務管理局 黑龍江伊春 153000

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技的不斷進步，信息技術在各行各業(yè)中的應用愈加廣泛，事業(yè)單位的檔案管理也面臨著重大的機遇與挑戰(zhàn)。本文基于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析了事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并針對這些問題提出了相應的解決策略，以期為事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新提供參考和建議。

事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

一、引言

檔案管理是指對檔案信息進行收集、組織、保存、統(tǒng)計和服務的一系列活動，在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案信息十分龐雜繁冗，如何提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量是改善事業(yè)單位日常工作的重要問題，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新有利于使事業(yè)單位檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)高效銜接，有利于事業(yè)單位為內(nèi)外部提供更高質(zhì)量的檔案信息服務，從而促進事業(yè)單位的各項工作向科學化、規(guī)范化發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一） 檔案管理制度形式化，缺乏行業(yè)統(tǒng)一標準規(guī)范

目前，事業(yè)單位的檔案管理制度還不夠完善，部分單位領導對檔案管理工作沒有給予足夠的重視，部分事業(yè)單位沒有嚴格執(zhí)行現(xiàn)有的檔案管理制度，檔案管理制度形式化的現(xiàn)象較為普遍，這導致了事業(yè)單位檔案管理的整體水平難以提高，管理工作難以高效實施，只有不斷完善檔案管理制度，將制度落到實處而非流于形式，才能改善事業(yè)單位檔案管理工作的種種問題，此外，事業(yè)單位檔案管理還缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范，這不利于各單位之間檔案信息的共享和檔案信息的標準化、規(guī)范化錄入，也在一定程度上限制了檔案管理工作的高效運行。

（二） 檔案管理基礎設備落后，缺乏先進技術支持

信息技術的進步與網(wǎng)絡媒介的盛行為傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，合理運用計算機技術可以提高各單位處理信息的效率和質(zhì)量，但目前大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作中沒有良好地運用好計算機技術，在基礎設施方面，檔案室的基礎設備較為簡陋，許多檔案存儲柜已經(jīng)陳舊，檔案保存環(huán)境也難以保證紙質(zhì)檔案的長期保存，檔案維護情況也不盡如人意，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的電子檔案管理可以有效解決檔案存儲設備老舊和檔案維護困難等問題，但很多事業(yè)單位仍沒有積極推進檔案管理信息化的工作，對檔案管理長期發(fā)展也少有規(guī)劃。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏責任意識

由于很多事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，因此檔案管理的專業(yè)人才也難以得到良好的工作待遇，很多事業(yè)單位的檔案管理人員都是年齡較高的工作人員，人才結構缺乏新鮮血液的注入，而且部分事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專業(yè)的基礎知識和實踐方法，對檔案的收集、組織、保存、歸檔等工作缺乏全面系統(tǒng)的認識，有些管理人員的責任意識較差，工作積極性較低，只負責自身的工作任務而不對整個檔案管理工作進行思考和實踐，這導致了具體業(yè)務操作的疏漏或檔案資料的混亂，也不利于檔案管理工作的長期發(fā)展，所以完善檔案管理人員的知識結構、提高檔案管理人員的責任意識、改善檔案管理人員的工作待遇、實施責任制度和獎勵制度是提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和服務質(zhì)量的重要手段。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

針對檔案管理存在的諸多問題，事業(yè)單位應提高對檔案管理工作的重視程度，積極采取相應的解決措施，從以下幾個方面加大事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新力度：

（一）完善檔案管理制度，建立統(tǒng)一標準規(guī)范

要從根本上解決事業(yè)單位檔案管理的問題，就要先制定科學合理的檔案管理制度，由制度和規(guī)定指導工作實踐，相關領導應提高對檔案管理工作重要性的認識，具體問題具體分析，從工作實際出發(fā)來制定工作流程分工并嚴格監(jiān)督工作秩序，真正落實檔案管理制度，深化檔案管理制度改革。此外，事業(yè)單位可以建立統(tǒng)一的檔案管理標準規(guī)范，這有利于檔案信息的長久保存與資源共享，提高檔案管理實質(zhì)性和穩(wěn)定性，提高事業(yè)單位檔案管理的整體效率和工作水平。要真正完善好檔案管理制度，除了要建立標準規(guī)范之外，還要定期對檔案管理的現(xiàn)狀做出總結并對檔案管理的未來發(fā)展做出展望，制定科學的計劃有利于事業(yè)單位檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理理念與方法，提高管理技術水平

事業(yè)單位檔案管理的理念與方法亟待創(chuàng)新，首先，事業(yè)單位應對傳統(tǒng)模式下的檔案管理加以總結和改革，對新時代環(huán)境下的檔案管理加以思考和創(chuàng)新，樹立科學嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，提高檔案管理工作的責任意識，建立系統(tǒng)的檔案管理機制，爭取從各個方面提高工作效率并發(fā)揮出檔案的最大價值。創(chuàng)新管理理念有利于提高管理人員的工作積極性，強化管理人員的專業(yè)理念，而創(chuàng)新管理方法有利于減輕工作負擔，加速整體運作，從而提高工作效率，事業(yè)單位應該加大對檔案管理的資金投入力度，積極開發(fā)以先進的計算機網(wǎng)絡技術為工作平臺的數(shù)字管理系統(tǒng)，挖掘新的檔案信息資源，提高檔案信息的利用率，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）創(chuàng)新信息化管理模式，提高檔案管理人員素質(zhì)

在現(xiàn)階段，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)載體檔案管理模式正逐漸轉(zhuǎn)化為信息化的電子載體檔案管理模式，事業(yè)單位應積極創(chuàng)新檔案管理模式，大力推進檔案管理的信息化建設。此外，事業(yè)單位應積極優(yōu)化檔案管理人才隊伍的資源配置，定期對檔案管理人員進行專業(yè)基礎理論和技術的培訓，對檔案管理人員的信息素養(yǎng)和計算機技術進行定期考核，這有利于提高檔案管理人員的專業(yè)水平和實踐能力，優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，對于具體工作分工，事業(yè)單位可以采取責任制度，這有利于提高管理人員的責任意識，對于工作表現(xiàn)突出的管理人員，事業(yè)單位應采取獎勵制度，這有利于提高管理人員的工作積極性。

四、結束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理雖然存在著檔案管理制度形式化、檔案管理基礎設備落后、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低等問題，但事業(yè)單位只要積極地在完善檔案管理制度、提高管理技術水平、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面進行管理創(chuàng)新，就能有效推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，促進傳統(tǒng)模式檔案管理向新信息環(huán)境下的檔案管理轉(zhuǎn)型，希望每個事業(yè)單位都能抓住機會，積極進行檔案管理創(chuàng)新，從而推動整個事業(yè)單位的發(fā)展。

[1]何旋.關于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[J].科技展望,2015(14).