文/朔州市檔案館 王文元

淺談檔案館數(shù)字化的意義

文/朔州市檔案館 王文元

本文論述了檔案館數(shù)字化的意義，不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展。

檔案館；數(shù)字化；意義

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，檔案管理數(shù)字化勢(shì)在必行。檔案數(shù)字化管理是一個(gè)新生事物，相對(duì)傳統(tǒng)管理而言，在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案盒改善利用方式等方面有著特殊意義。但是數(shù)字化建設(shè)之路并非一蹴而就，它是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代我國(guó)檔案工作的主題，也是今后檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路。

檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們?cè)谡?、?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等方面的歷史發(fā)展過程。傳統(tǒng)的檔案管理，都以紙質(zhì)為載體，而檔案數(shù)字化管理是隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，它是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)，具體操作是利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，然后利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理，進(jìn)而形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息庫(kù)，最終準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

一、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用

一是檔案信息資源豐富，它記載著社會(huì)各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)展的全過程，這就使得檔案的整理工作變得繁瑣，且勞動(dòng)強(qiáng)度大。隨著計(jì)算機(jī)的介入，檔案收集的同時(shí)可把源數(shù)據(jù)接收回來，這樣整理檔案的話，則可收到事半功倍的效果。

二是提高經(jīng)濟(jì)效益。經(jīng)費(fèi)短缺是檔案機(jī)構(gòu)普遍存在的問題，很長(zhǎng)一段時(shí)間以來，檔案管理主要依靠實(shí)物及紙質(zhì)文本作為載體進(jìn)行保管，且解決這一難題的唯一辦法似乎就是不斷增加辦公人員及管理經(jīng)費(fèi)，致使檔案管理成效不盡人意且管理成本長(zhǎng)期居高不下。近年來，隨著檔案數(shù)字化管理的推廣應(yīng)用，傳統(tǒng)的以實(shí)物為載體的檔案信息被轉(zhuǎn)換為機(jī)讀虛擬信息，既節(jié)約了存儲(chǔ)空間，又極大地縮減了保管費(fèi)用。

二、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)，提高利用效率

一是我國(guó)歷史淵源悠久，所以存儲(chǔ)檔案的材料、書刊種類繁多，必須妥善保管，想方設(shè)法延長(zhǎng)其壽命。過去檔案的材質(zhì)都是紙質(zhì)的，難以達(dá)到這一要求，如果利用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)對(duì)這些文獻(xiàn)作數(shù)字化處理，制作數(shù)字化副本，提供利用，把原件妥善保存起來，便可有效地延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間，達(dá)到保護(hù)作用。

二是數(shù)字化的檔案，同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，具有一些特殊的優(yōu)勢(shì)。首先是將大量龐雜的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)據(jù)，這樣可以大大節(jié)約紙質(zhì)檔案的使用空間，還可以提高檔案信息資源的共享性，實(shí)現(xiàn)不同類型檔案信息資源的互通，提高檔案資源的使用效率；其次便于檔案管理人員進(jìn)行管理，同時(shí)還可以提升檔案資源的使用效率。

三是檔案管理的數(shù)字化，使得檔案利用不再受時(shí)間和空間的限制。檔案利用者只需要通過一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可以查閱到自己所需要的信息，實(shí)現(xiàn)了檔案的異地調(diào)閱和利用，大大提高了檔案利用率。

三、促進(jìn)檔案隊(duì)伍的優(yōu)化

在數(shù)字化的管理模式下，檔案管理從業(yè)人員不僅要有基本的檔案管理知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計(jì)算機(jī)技能，具備較強(qiáng)的信息處理能力，檔案人員只有不斷更新自身知識(shí)，不斷強(qiáng)化自身技能，才能應(yīng)對(duì)工作中的變化。從這些方面看，檔案管理數(shù)字化不僅對(duì)檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化，而且也加快了檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)不斷發(fā)揮出來，并在實(shí)際工作中取得了較好的成效，但在檔案數(shù)字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要意義，在日常工作中不斷加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，在工作中不斷創(chuàng)新，從而利用新技術(shù)和新方法來加快推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。