文/遼寧金融職業(yè)學(xué)院 祝彩鳳

淺議大數(shù)據(jù)時代的高職院校人事檔案工作

文/遼寧金融職業(yè)學(xué)院 祝彩鳳

大數(shù)據(jù)時代背景下，高職院校的人事檔案工作需要適應(yīng)“服務(wù)大眾”的技術(shù)需求，從思想上轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，應(yīng)用信息新技術(shù)變革人事檔案管理模式，提高人事檔案利用率，更方便、更快捷、更個性化地為學(xué)校事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

大數(shù)據(jù)；高職院校；人事檔案

2014年，阿里巴巴集團(tuán)的創(chuàng)始人馬云在一場大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)的推介會上的主題演講中提出了“人類正從IT時代走向DT(Data technology)時代”的最新觀點。IT時代與DT時代之間看似是一種技術(shù)的差異，實際上是思想觀念層面的差異。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高職院校的人事檔案工作必須從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代服務(wù)、思想創(chuàng)新的方向轉(zhuǎn)變。汲取新技術(shù)創(chuàng)新人事檔案管理模式的同時，更要轉(zhuǎn)變服務(wù)思想的變革，應(yīng)用大數(shù)據(jù)為檔案利用者開展更舒服、更便利的個性化服務(wù)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求。

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，擴(kuò)大檔案宣傳，傳播人事檔案影響力

高職院校的全面發(fā)展離不開檔案工作的支持，必須轉(zhuǎn)變教職工不重視、不關(guān)心檔案的態(tài)度，從思想層面改變現(xiàn)狀。對于高職院校的檔案領(lǐng)導(dǎo)者和管理者所能做的是不斷地擴(kuò)大檔案宣傳，突出檔案重要性，正確引導(dǎo)教師和學(xué)生對人事檔案的認(rèn)識程度，提高人事檔案的影響力。人事檔案在高職院校中作用很大，主要服務(wù)于黨委工作部門和人事部門，中層干部的選撥任用、教職工的職稱評聘、工資待遇、出入境、公證、落戶、離退休等等，體現(xiàn)了對人事檔案需求的多樣性。檔案部門可以通過報刊宣傳、網(wǎng)絡(luò)宣傳等形式對廣大師生進(jìn)行宣傳，擴(kuò)大人事檔案的影響力。這樣才能使人事檔案形成者養(yǎng)成對人事檔案資料主動整理、主動遞交的好習(xí)慣，不斷更新和補充人事檔案的內(nèi)容。

二、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，擴(kuò)大歸檔，補充人事檔案全面性

對于高職院校的人事檔案工作而言，人員素質(zhì)的提高至關(guān)重要。許久以來，在高職院校檔案管理一直被認(rèn)為是清閑悠哉的崗位，檔案管理人員的素質(zhì)通常都比較低而且人員流動性大，不穩(wěn)定。檔案管理崗位人員年齡大、工作量大是普遍現(xiàn)象，因此，人事檔案很難做出奪目的業(yè)績。檔案人員職稱晉升困難，待遇低等因素造成了檔案人員的情緒低落，不思進(jìn)取，跳槽流失的情況。在大數(shù)據(jù)DT時代，高職院校必須重視起人事檔案工作，組建一支專業(yè)素質(zhì)強、學(xué)歷層次高、年齡結(jié)構(gòu)合理的檔案隊伍才是明智之道。

人事檔案資料主要從組織人事部門獲取，涉及到個人的德才勤績等方面的情況。在大數(shù)據(jù)時代個人成長還經(jīng)歷了很多重要的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)科研等過程，但因不在組織人事部門，便造成了個人重要信息的缺失。因此，收集人事檔案資料，除組織人事部門外，還要在教務(wù)處、科技處等可能產(chǎn)生個人重要信息的部門擴(kuò)大人事檔案資料的篩選，盡可能地完善人事檔案信息，全面反映個人情況。

三、吸收優(yōu)良服務(wù)理念，擴(kuò)大檔案開放，提高人事檔案利用率

馬云在他的演講中提到，DT時代是以服務(wù)大眾、激發(fā)生產(chǎn)力為主的技術(shù)，我們就要把這種服務(wù)大眾的理念延伸到高職院校的人事檔案工作中。在高職院校的傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案需要遵循“集中統(tǒng)一、歸口管理”的原則，人事檔案具有保密性，必須經(jīng)組織審查通過方可利用，個人是不允許查閱自己及親屬的人事檔案資料的。然而在國外，人事檔案管理的特點是對檔案信息的充分利用和謹(jǐn)慎開放的結(jié)合。我們應(yīng)該學(xué)習(xí)國外檔案管理經(jīng)驗的優(yōu)點，對人事檔案中有關(guān)教學(xué)、科研、工資、獎懲等方面的基本信息放開利用，這樣既有利于個人對自己的人事檔案材料完整度的了解，又能夠及時補交短缺材料，使人事檔案更加完整。對人事檔案資料的適當(dāng)開放，可以大幅度提高人事檔案利用率，提高人事檔案的利用價值。對于組織人事部門對個人的評價、審查意見等信息則仍需繼續(xù)遵循保密的原則，不能公開。

四、掌握先進(jìn)信息技術(shù)，建立人事檔案電子數(shù)據(jù)平臺

大數(shù)據(jù)時代的到來要求高職院校的檔案部門必須擺脫傳統(tǒng)人事檔案管理模式的束縛，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將不涉及國家機(jī)密和個人隱私的人事檔案信息進(jìn)行電子化的處理，存儲于個人身份證中，形成人事檔案信息卡，由個人保管。其中包含個人的基本自然情況，如姓名、性別、民族、身份證號、家庭住址、各階段教育經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、教學(xué)科研等信息。當(dāng)其應(yīng)聘或調(diào)動工作時，可以通過讀卡直接調(diào)取人員信息。人事管理部門通過人事檔案電子數(shù)據(jù)平臺可以授予教學(xué)、科研等部門相應(yīng)權(quán)限，及時將個人在教學(xué)、科研方面的最新信息及時錄入人事檔案信息系統(tǒng)，做到個人信息的及時更新和完善。大數(shù)據(jù)時代就是要服務(wù)大眾，人事信息更新快、收集快、利用快，檔案所有者和利用者利用檔案快捷、高效，這就是大數(shù)據(jù)時代高職院校人事檔案工作應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)。高職院校的人事檔案信息系統(tǒng)可以為學(xué)校發(fā)展提供高效的人才支持，通過對常用信息數(shù)據(jù)的存儲和處理可以減少對紙質(zhì)檔案的損害，起到保護(hù)紙質(zhì)檔案的作用。信息化的快捷利用也可以把人事檔案價值發(fā)揮到最大。

2012年，中共中央組織部印發(fā)了《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》(組通字〔2012〕28號)，各省組織了對人事檔案中有關(guān)三齡兩歷一身份的大審核，充分體現(xiàn)出黨和國家對人事檔案工作的高度重視，作為文化教育的前沿陣地，高職院校更應(yīng)該響應(yīng)國家號召，把人事檔案管理工作抓好、抓實，緊密結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)技術(shù)和應(yīng)用，實現(xiàn)信息共享，為學(xué)校和社會服務(wù)。

本文系2016年度遼寧省檔案局科技項目“大數(shù)據(jù)背景下高職院校人事檔案管理工作——以遼寧省高職院校為例”（課題編號：L-2016-R-13）

[1]董莉清,韓海濤.數(shù)據(jù)對人事檔案的影響.蘭臺世界,2016（03）.

[2]尹艷華.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策研究.才智,2016.

[3]葉文玲.剖析高校人事檔案管理模式的改革創(chuàng)新.辦公室業(yè)務(wù),2014（13）.