文/荊州市四湖工程管理局 陳莉

淺析如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作

文/荊州市四湖工程管理局 陳莉

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)揮的重要作用日益凸顯出來，而當(dāng)前事業(yè)單位存在人事變動(dòng)大、員工數(shù)量大等特點(diǎn)，只有加強(qiáng)人事檔案管理工作，才能提高事業(yè)單位的人力資源管理工作效率，推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展變革?，F(xiàn)階段如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作、提高檔案管理水平是亟須解決的問題，本文主要針對(duì)此問題進(jìn)行探討，提出具體的改善措施以供參考。

事業(yè)單位；人事檔案管理工作；改善措施

人事檔案管理工作水平的高低關(guān)乎著事業(yè)單位進(jìn)行人事管理工作的效率，做好人事檔案管理工作，才能推進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定健康發(fā)展。

一、現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）管理層忽視人事檔案管理工作的重要性。一直以來，管理層對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)是人事檔案管理工作作為一項(xiàng)輔助性工作，只需注重檔案收集工作，而不必做好檔案保管工作和檔案利用工作，再加上事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作要求不高，工作人員容易產(chǎn)生懈怠，人事檔案管理工作缺乏積極主動(dòng)性，導(dǎo)致檔案工作人員長(zhǎng)期處與被動(dòng)狀態(tài)，人事檔案管理水平不高。

（二）人事檔案的保管工作不完善，檔案資料的真實(shí)度與完整度受到威脅。當(dāng)前從事事業(yè)單位人事檔案管理的人員很多是兼職人員，人員流動(dòng)變動(dòng)大，檔案管理專業(yè)性知識(shí)不足，員工在剛上崗時(shí)不熟悉人事檔案管理工作，易造成檔案資料的缺失和損壞。在實(shí)際的人事檔案管理工作中，由于檔案管理部門的現(xiàn)代化設(shè)備不齊全，檔案室空間狹窄，人事檔案資料擺放不合理等問題，致使紙質(zhì)的人事檔案資料泛黃褪色、保存不完整。現(xiàn)階段我國事業(yè)單位人事檔案管理的工作人員在審查資料時(shí)未能嚴(yán)格把控，導(dǎo)致檔案資料真實(shí)度受到破壞，檔案資料質(zhì)量不高，利用率低。

（三）人事檔案管理信息化程度不高。人事檔案的數(shù)字化、信息化管理與傳統(tǒng)的紙張保管方式相比，具有簡(jiǎn)便、快捷、費(fèi)用成本低的優(yōu)點(diǎn)。目前少數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)將數(shù)字化、信息化的管理方式運(yùn)用到人事檔案管理工作中，但是多數(shù)事業(yè)單位仍采用紙質(zhì)歸檔手段，即使運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式和設(shè)備，也往往由于專業(yè)技術(shù)知識(shí)的不足，人事檔案管理工作停留于簡(jiǎn)單地將檔案類目和編號(hào)錄入系統(tǒng)中，檔案資料得不到高效、智能管理。

二、改善事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略研究

（一）增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位的管理層應(yīng)端正態(tài)度，用發(fā)展的眼光看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作放到與其他干部隊(duì)伍建設(shè)同等重要的地位，給予充足的人力物力財(cái)力支持。管理部門要時(shí)時(shí)刻刻重視人事檔案管理工作，加強(qiáng)認(rèn)知并落實(shí)到工作實(shí)處，施行統(tǒng)一動(dòng)態(tài)管理檔案工作措施，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行考核、指導(dǎo)，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作走向程序化、規(guī)范化、科學(xué)化。

（二）完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)與設(shè)備。事業(yè)單位人事檔案管理工作內(nèi)容繁雜而多，檔案管理人員的管理難度相當(dāng)大，因此，相關(guān)部門要不吝惜投入經(jīng)費(fèi)，引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)與設(shè)備，改善檔案管理工作室的整體環(huán)境。一個(gè)完整而又成熟的計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)不僅能夠提高檔案管理信息化水平，還能有效減少人事檔案資料的缺失或損壞。其次，還要完善人事檔案管理工作制度，按制度規(guī)范對(duì)檔案資料進(jìn)行信息收集、日常保管、借閱分享和開發(fā)利用等操作，為其他部門的各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。

（三）加強(qiáng)人事檔案信息化管理，提高管理工作效率。做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。第一，建立人才信息數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)將文字、圖片、音像等內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保管，為人事檔案的信息化管理提供依據(jù)。第二，利用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新人事檔案管理模式，以提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。第三，對(duì)人事檔案工作者進(jìn)行系統(tǒng)性的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案管理工作信息化的要求。

（四）打造一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍。在選拔人事檔案管理工作人員時(shí)，要選用檔案專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、文學(xué)素養(yǎng)高、政治覺悟高、能熟練操作計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的人才。事業(yè)單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行講座培訓(xùn)，使其具備較高的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。此外，一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍應(yīng)遵紀(jì)守法，依法開展檔案管理工作，因此，事業(yè)單位還要完善檔案保密制度，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行法制教育，提高其法律意識(shí)，保證檔案資料不外傳、泄露。

三、結(jié)語

綜上所述，為順應(yīng)現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展的步伐，相關(guān)部門必須做出相應(yīng)措施來改進(jìn)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作：增強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視，將人事檔案管理納入日常議事范疇，引進(jìn)先進(jìn)的信息化、數(shù)字化設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的管理培訓(xùn)，選用高素質(zhì)檔案管理人才以提高檔案資料的真實(shí)度與完整度，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

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