文/煙臺市文聯(lián) 邵明媚

你會做會議記錄嗎

文/煙臺市文聯(lián) 邵明媚

本文通過工作中典型的實(shí)例，分析了做好會議記錄的格式方法和工作要領(lǐng)?？偨Y(jié)了做好會議記錄的一些經(jīng)驗(yàn)和體會。

會議記錄；工作要求；經(jīng)驗(yàn)體會

小吳工作一段時(shí)間了，大大小小的會議參加了不少，每次他都會認(rèn)真地做記錄。后來，單位領(lǐng)導(dǎo)讓其負(fù)責(zé)會議記錄。起初，他并沒有太上心，覺得會議記錄相對其他公文種類比較簡單，無需太費(fèi)腦，只要真實(shí)記錄會議的過程和內(nèi)容即可。隨著時(shí)間的推移，他參加的會議次數(shù)和種類越來越多，對會議記錄的認(rèn)識也越來越深刻。會議記錄并非像他當(dāng)初想象得那么簡單，在日常工作中它的基礎(chǔ)性、史料性、依據(jù)性作用非常突出，而且會議的不同性質(zhì)、規(guī)模和議題，都會影響會議記錄的形式、方式和側(cè)重點(diǎn)。

眾所周知，會議是解決問題、開展工作、傳達(dá)精神最常見的手段和方式。正如《史記·平津侯主父列傳》所言“每朝會議，開陳其端”，幾個(gè)人或者一群人聚在一起，圍繞同一個(gè)主題，交流信息，發(fā)表看法，討論研究，最終形成共識，并明確分工，推進(jìn)工作。在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄。

小吳越來越認(rèn)識到，會議記錄在公文種群中或許不是最重要的、最常用的，但絕對是最基礎(chǔ)的。它是形成會議簡報(bào)、會議紀(jì)要，以及各種決定、決議、人事任免等反映會議成果的文件依據(jù)，是貫徹落實(shí)上級精神、指示的證據(jù)，是重點(diǎn)工作進(jìn)展路程、單位歷史發(fā)展脈絡(luò)的反映。它要求全面反映會議的面貌，必須真實(shí)可靠、翔實(shí)完備，不能夾雜任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪改動。會議記錄的重要性可見一斑。

了解會議記錄的作用和重要性后，小吳對會議記錄有了全新的認(rèn)識，再做會議記錄的時(shí)候，他的內(nèi)心產(chǎn)生了一種新鮮的愉快體驗(yàn)。參加過多次不同性質(zhì)、規(guī)模和形式的會議，如何對不同種類的會議進(jìn)行記錄，引起了他強(qiáng)烈的興趣。

就格式而言，會議記錄與一般公文的格式很不相同，個(gè)性十足，它不僅格式樣貌很特殊，而且格式要素也與眾不同，凡是接觸過一般公文和會議記錄的人均有此認(rèn)識。因其格式如此特別，可謂獨(dú)此一家，所以通常有專門的會議記錄本。它的必要要素有會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、主持人、記錄人、主要內(nèi)容等。根據(jù)不同的會議要求，它的非必要要素常常有應(yīng)到人數(shù)和人員，缺席、遲到人數(shù)和人員，列席人數(shù)和人員等。

不同的會議，對內(nèi)容記錄的詳略程度要求不一樣，所以有詳細(xì)記錄和粗略記錄的區(qū)別。粗略記錄，簡稱略記，簡要記錄會議上的主要發(fā)言和大概過程即可。詳細(xì)記錄，簡稱詳記，則要求詳備而完整地記錄會議的整個(gè)過程和全部內(nèi)容，不僅要詳細(xì)記錄與會人員的發(fā)言，還要記錄與會議主題密切相關(guān)的其他動態(tài)，如掌聲、休息、插話等，有時(shí)為了保證記錄的全面翔實(shí)完整，還要求在“筆錄”的基礎(chǔ)上進(jìn)行“音錄”和“像錄”，即通常說的“錄音”和“錄像”。在現(xiàn)代化辦公環(huán)境中，尤其是對重大會議而言，單純的筆錄已經(jīng)不能滿足要求，常常要借助音錄、像錄手段，最大限度地保留和再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的會議情境。但“筆錄”是最基本和最主要的記錄方式，這一點(diǎn)是不容置疑的。音錄、像錄只是輔助手段，最終還是要還原成文字。

越是大規(guī)模的會議，對會議記錄的要求越高，能否做到“全面而詳備”地記錄會議，小吳認(rèn)為這是對記錄人的極大考驗(yàn)。因?yàn)榇藭r(shí)的記錄內(nèi)容和形式，已不再局限于通常的記錄本了，常常還包括簽到表、錄音筆、錄像機(jī)等；另外還要明確一點(diǎn)：會議記錄并非“有聞必錄”，要處理好“詳略”之間的關(guān)系，使之得當(dāng)。此時(shí)的提前準(zhǔn)備功夫就顯得很重要了。記錄人員要提前充分了解會議的規(guī)模、性質(zhì)、內(nèi)容、日程等信息，要提前考察會場，了解會場格局和現(xiàn)場布置，確定最佳記錄位置。這個(gè)位置要盡可能靠近主持人、發(fā)言人或擴(kuò)音設(shè)備，以便準(zhǔn)確清晰地聆聽并記錄他們的發(fā)言內(nèi)容；這個(gè)位置還要盡可能的視野好，以便能夠統(tǒng)觀全局，以便觀察和記錄對會議有重要影響的動態(tài)。從某種意義上講，記錄人員比一般的與會人員更為重要，記錄席位必須具備一定的便利性。

會議記錄，簡而言之，就是對會議過程和內(nèi)容的記錄，真實(shí)性和原始性是其最基本的特點(diǎn)，但其并不是從會議開始到會議結(jié)束這個(gè)過程的機(jī)械記錄，它要求對會議中涉及的文件材料、與會人員的發(fā)言等進(jìn)行必要的綜合和概括，所以它也具有一定的綜合性。在長期的會議記錄實(shí)踐中，小吳深深體會到會議記錄有兩大難點(diǎn)：一是會議記錄的內(nèi)容范疇。雖然會議的一般過程都是嚴(yán)肅的，但不是一味的，也有活潑的時(shí)候，也有順著話題聊聊天說點(diǎn)題外話的時(shí)候，到底哪些該記哪些不該記，有時(shí)候真的傻傻分不清啊。二是會議記錄的詳略標(biāo)準(zhǔn)難以把握，尤其是與會人員都是重量級人物，大家都發(fā)言積極、氣氛熱烈的時(shí)候，往往就有些應(yīng)接不暇、記錄不及、詳略難分了。

小吳認(rèn)為要解決以上難題，就一定要明確會議記錄的核心和主體，及其主要表現(xiàn)。經(jīng)過認(rèn)真地分析和系統(tǒng)地總結(jié)，小吳發(fā)現(xiàn)會議記錄的核心和主體是會議的中心議題以及圍繞中心議題進(jìn)行的發(fā)言討論和展開的有關(guān)活動，具體而言包括會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論，會議過程中的重要人物的主要發(fā)言，討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解，會議最終形成的議決或議而未決的事項(xiàng)，對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動等。如此一來，根據(jù)具體會議內(nèi)容與會議中心議題的關(guān)系度，就能夠很好地區(qū)分會議內(nèi)容與非會議內(nèi)容、題內(nèi)話與題外話，也就知道哪些該記錄哪些無需記錄，哪些該詳細(xì)記錄哪些只要簡略記錄即可。

對于一般會議的一般言論，摘要記錄即可，主要記錄發(fā)言者講了哪幾個(gè)問題、每一個(gè)問題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)和結(jié)論分別是什么、對他人發(fā)言的態(tài)度如何等。對某些特別重要的會議以及特別重要人物的發(fā)言，則需要記下全部內(nèi)容。

可以速記與錄音同時(shí)進(jìn)行，會后根據(jù)錄音補(bǔ)充整理出全文；不具備錄音條件的，可由多個(gè)寫字速度快的人同時(shí)記錄，會后互相校對補(bǔ)充，形成完整的會議記錄。有些會議內(nèi)容不是發(fā)言形式，但是與會議中心議題密切相關(guān)，甚至對會議目的具有重要影響，也應(yīng)該記錄在案，比如以人事任免為主題的會議中的投票、表決等過程，必須用文字的形式真實(shí)全面完整地記錄下來；即使是在討論研究過程中出現(xiàn)的對會議結(jié)果有重大影響的插話、笑聲、掌聲、會議中斷、臨場休息等也應(yīng)予以記錄。

會議記錄的過程是將發(fā)言變成文字的過程，發(fā)聲的速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于手寫的速度，記錄人員要想能夠快速準(zhǔn)確全面地記錄會議人員的發(fā)言，除了提高自己的筆記速度之外，還需要掌握一些技巧。通過摸索實(shí)踐和請教交流，小吳總結(jié)了一些經(jīng)驗(yàn)。一是，字寫得小一些、輕一些，字體圓潤一些、柔和一些，可以大大提高寫字速度。二是要抓住“要”點(diǎn)，首先明確中心議題，然后明確重要環(huán)節(jié)、重要人物、重要發(fā)言，重點(diǎn)記錄。一般來說會議的主持人、主要領(lǐng)導(dǎo)、重點(diǎn)嘉賓的發(fā)言是要點(diǎn)，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等是要點(diǎn)。三是要學(xué)會“省”。在明確“要點(diǎn)”的基礎(chǔ)上，非“要點(diǎn)”都可以省略。不重要的環(huán)節(jié)不記，不重要的發(fā)言不記，不重要的動態(tài)不記。就具體個(gè)人的發(fā)言而言，只記錄主要觀點(diǎn)、主要論據(jù)和主要結(jié)論，論證過程可以不記。就某一句話而言，其中心詞是重點(diǎn)，修飾語可以不記或略記或會后補(bǔ)記。要學(xué)會使用甚至創(chuàng)造簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，可以適當(dāng)省略詞語或句子的附加成分，較長的成語、俗語、歇后語，套路性的話語只記綱領(lǐng)梗概，其他部分用曲線或橫線或其他熟悉的符號代替，會后查補(bǔ)即可。靈活使用代替法也可以省力不少，如用姓氏代替全名，用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字，用“c”代替“世紀(jì)”（英語為century），用but代替“但是”等。但在最后整理或印發(fā)會議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

經(jīng)過一番思考和總結(jié)，小吳現(xiàn)在對各種會議記錄都能夠得心應(yīng)手、靈活應(yīng)對了。