文/山東省淄博市技師學(xué)院 隋靜鳳

高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)的有效實(shí)施

文/山東省淄博市技師學(xué)院 隋靜鳳

一般來(lái)說(shuō)，高校在發(fā)展的過(guò)程中都離不開(kāi)該校的檔案管理所起到的作用，學(xué)校案管理工作開(kāi)展得順利與否直接關(guān)系到該校的發(fā)展前景，因此，高校的檔案管理工作的制度化與體系化建設(shè)勢(shì)在必行。

高校；檔案管理；質(zhì)量保障體系；建設(shè)

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，要想進(jìn)行更好的發(fā)展，在做好教育事業(yè)的同時(shí)還需要對(duì)該校的檔案管理事業(yè)進(jìn)行相應(yīng)的管理，檔案管理工作也是高校發(fā)展過(guò)程中的一部分。進(jìn)行檔案管理工作不僅僅能夠確保高校的發(fā)展事業(yè)順利進(jìn)行，同時(shí)也對(duì)人才的培養(yǎng)以及各項(xiàng)活動(dòng)工作的順利開(kāi)展提供更好的強(qiáng)有力的保障。對(duì)于高校的檔案管理工作而言，良好的規(guī)章制度與體系化的管理是確保該項(xiàng)工作順利開(kāi)展的憑證，而在時(shí)代背景的影響之下，制度化的管理模式同樣成為了時(shí)代的潮流。在當(dāng)今時(shí)代背景下，檔案管理工作的質(zhì)量同樣也是值得注意的一點(diǎn)，因此建立質(zhì)量保障體系為檔案管理工作提供了良好的發(fā)展平臺(tái)。

一、系統(tǒng)培養(yǎng)檔案管理意識(shí)，營(yíng)造檔案管理質(zhì)量提升氛圍

對(duì)于高校的檔案管理工作而言，其在進(jìn)行的過(guò)程中離不開(kāi)該校全體工作人員的共同參與，要采用規(guī)范化的工作流程，以科學(xué)化的管理方式為依據(jù)，在檔案管理工作中嚴(yán)要格遵守一定的質(zhì)量保障體系，才能確保檔案管理工作的順利展開(kāi)。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中嚴(yán)格遵守質(zhì)量保障體系的原因在于加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量監(jiān)控，提高該項(xiàng)工作的效率。除此之外，僅僅依靠一定的制度體系并不能夠完全確保檔案管理工作的質(zhì)量。因此在進(jìn)行該項(xiàng)工作的同時(shí)還需要確立一定的理念，但這種理念是需要在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中逐漸形成的。一方面要牢牢確立團(tuán)隊(duì)意識(shí)，檔案管理工作僅僅依靠某個(gè)人的力量是不能夠完成的，必須要確立集體的觀念，同時(shí)，檔案管理這一工作對(duì)于各個(gè)工作人員之間的要求十分嚴(yán)格，各個(gè)工作人員在工作的過(guò)程中不僅需要保持密切的聯(lián)系，同時(shí)還需要明確個(gè)人的工作任務(wù)，保證檔案管理工作的質(zhì)量是每一個(gè)人的責(zé)任。第二，對(duì)工作的全程要進(jìn)行嚴(yán)格把控，對(duì)該項(xiàng)工作的每一環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量保障。第三，在進(jìn)行該項(xiàng)工作的同時(shí)還需要利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和科學(xué)手段，如此不僅能夠提高工作效率，還能夠利用先進(jìn)的科學(xué)手段的幫助來(lái)確保檔案管理工作的相應(yīng)質(zhì)量，遵循質(zhì)量保障體系。

二、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和繼續(xù)教育

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，由于是需要高校的全體人員參加這一項(xiàng)工作，因此，對(duì)于工作人員的綜合素質(zhì)要求很高，而為了確保檔案管理工作的質(zhì)量，必須要全面提升工作人員的綜合素質(zhì)，在檔案管理工作中，人員在這項(xiàng)工作中決定著該項(xiàng)工作的質(zhì)量如何。為了更好地保障檔案管理工作的質(zhì)量，必須不斷提高人員的綜合素質(zhì)，并嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度。具體而言，就是高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中除了要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)方面的培養(yǎng)，還要提供給工作人員更多的實(shí)踐鍛煉的機(jī)會(huì)。除此之外，是否有一個(gè)良好的對(duì)工作人員進(jìn)行培養(yǎng)的平臺(tái)同樣很重要，高校在對(duì)工作人員進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程中不僅僅需要注重不斷加強(qiáng)其綜合素養(yǎng)，還需要增加工作人員實(shí)踐的機(jī)會(huì)。與此同時(shí)，高校在進(jìn)行人才培養(yǎng)的過(guò)程中不能一味地依靠培養(yǎng)人才來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)還需要注重持續(xù)不斷地吸納人才來(lái)投入到檔案管理的工作之中，還需注重促進(jìn)員工之間的相互交流與溝通，增加員工之間交流的機(jī)會(huì)。一方面可以促進(jìn)檔案管理工作更加順利地開(kāi)展，另一方面也是利用員工之間的相互交流與溝通提高檔案工作的質(zhì)量。

三、明確檔案管理獎(jiǎng)懲制度，提升檔案管理質(zhì)量

在高校的各項(xiàng)工作中，有很多像是教育等其他一些較為重要的工作，但是，在這些重要的工作中，檔案管理工作仍然占據(jù)了重要的地位。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，為了更好地遵守并確保質(zhì)量保障體系的完善與發(fā)展，針對(duì)現(xiàn)今的檔案管理工作的實(shí)際情況采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，采用這樣的管理不僅僅是為了更好地確保檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)還是為了刺激員工的工作積極性。概括來(lái)說(shuō)就是在檔案管理工作的過(guò)程中對(duì)于那些堅(jiān)守在崗位之上并嚴(yán)格工作的人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，除此之外，對(duì)于那些在工作中有著突出貢獻(xiàn)的員工同樣也值得進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，具體來(lái)說(shuō)，這種所謂的貢獻(xiàn)不僅僅是指在對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理過(guò)程中有著突出的表現(xiàn)，同樣還包括將某些珍貴資料捐獻(xiàn)出來(lái)的員工。而對(duì)于在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中因?yàn)樽陨淼氖д`而造成重大損失的員工則要給予一定的懲罰，采取這樣的一系列措施對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展有著十分重要的幫助。

用一句話概括來(lái)說(shuō)，在高校的各項(xiàng)工作之中，檔案管理工作占據(jù)著重要的地位，其重要性基于教育和管理工作同等重要，與此同時(shí)，檔案管理工作也對(duì)高校的發(fā)展事業(yè)有著十分重要的幫助。在當(dāng)代時(shí)代背景的影響之下，檔案管理的工作已經(jīng)成為了一種新的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，因此，檔案管理工作的地位也在隨著時(shí)代的不斷發(fā)展而得到不斷的進(jìn)步。在這樣的時(shí)代發(fā)展影響之下，著力于發(fā)展檔案管理的質(zhì)量保障體系已經(jīng)成為了一種必然。

[1]李桂蓮.如何提高檔案管理質(zhì)量[N].菏澤日?qǐng)?bào),2010-06-06.

[2]溫艷秋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].蘭臺(tái)世界, 2013（11）.