文/山東廣播電視大學(xué) 姚樹靜

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

文/山東廣播電視大學(xué) 姚樹靜

本文首先對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，查出存在的不足，進(jìn)而提出如今環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)系統(tǒng)；其次對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行可行性設(shè)計(jì)，功能設(shè)計(jì)和模塊設(shè)計(jì)；最后通過測(cè)試，檢驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性和實(shí)際運(yùn)行的效果。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)檔案管理

在當(dāng)前新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國高等院校的擴(kuò)招，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的提高。在這樣的情況下，經(jīng)過研究人員的大量調(diào)查研究、實(shí)驗(yàn)測(cè)試，初步完成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

一、當(dāng)前我國高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

目前，我國很多高校的信息檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)檔案信息的數(shù)字化，在保存檔案、提升檔案利用率上有了很大的進(jìn)步，然而，這些大多都是在使用獨(dú)立的數(shù)字化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，并沒有與真正意義上的檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這就顯示出在搜索查找檔案時(shí)出現(xiàn)了一定的限制?，F(xiàn)如今，依然有一部分高校還在使用上一代甚至是上幾代的檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其他信息系統(tǒng)的建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)還存在很大的不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是管理范圍不夠：大多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案信息的管理只是涉及了目錄的管理，無法很好地對(duì)電子信息檔案文件進(jìn)行有效的管理，歸檔功能實(shí)際上只是實(shí)現(xiàn)了單純的數(shù)據(jù)錄入。二是后期維護(hù)成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大部分使用C／S模式的應(yīng)用管理系統(tǒng)，需要安裝專用的客戶端應(yīng)用軟件，對(duì)于軟件硬件環(huán)境的要求比較多，在很大程度上受限于操作系統(tǒng)的版本，用戶計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)軟件硬件故障，就可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣大量的維護(hù)工作和時(shí)間成本都比較高。除了以上的不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權(quán)限沖突問題、檢索功能不足等一系列的問題，這些都需要我們?cè)谠O(shè)計(jì)高校檔案管理系統(tǒng)時(shí)重點(diǎn)注意。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在具體的設(shè)計(jì)中，設(shè)計(jì)方法現(xiàn)如今主要采用的是面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結(jié)合的方法。首先，將系統(tǒng)功能分解為有某種聯(lián)系的不同的組成功能模塊；其次，具體對(duì)不同的功能模塊都采用面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)方法，以數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，一般采用“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的程序進(jìn)行。最大限度地使數(shù)據(jù)和程序相對(duì)獨(dú)立，應(yīng)用軟件檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)獨(dú)立，這樣更有利于系統(tǒng)的擴(kuò)充和檔案信息資料的共享，更便于系統(tǒng)的移植。通過分析，我們的設(shè)計(jì)理念是將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績交流、系統(tǒng)維護(hù)及幫助等功能。

（二）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分析分類，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是通常所說的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是整個(gè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的關(guān)鍵。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)中，既要遵循數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫需要的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，還要重點(diǎn)保證數(shù)據(jù)庫的安全性。由于檔案管理中的大量數(shù)據(jù)存放于數(shù)據(jù)庫中，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫是許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

在系統(tǒng)測(cè)試階段，各個(gè)高校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況、獨(dú)特的系統(tǒng)要求來制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這種情況下高?？梢灾贫ň哂凶陨硖厣倪m合自身需要的檔案管理系統(tǒng)，其中包括對(duì)目錄格式的編輯和報(bào)表的打印。檔案的分類要在國家對(duì)檔案分類要求的原則之下有序地完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對(duì)數(shù)據(jù)的管理以及對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，例如各類電子文檔的存儲(chǔ)，圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲(chǔ)等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能，有以下特點(diǎn)：第一，檔案管理系統(tǒng)必須要符合高校檔案管理的流程，符合信息輸入輸出要求的多樣性，系統(tǒng)用戶界面要清晰。第二，用戶要采用的模式是分級(jí)管理，設(shè)置訪問權(quán)限，以保證數(shù)據(jù)庫的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因?yàn)閿?shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序運(yùn)行。第四，要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，隨時(shí)查看系統(tǒng)的運(yùn)行情況，保證系統(tǒng)能有效地為我們使用。

四、結(jié)語

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以進(jìn)一步提高工作效率，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)檔案的長久保存、統(tǒng)計(jì)和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價(jià)值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)會(huì)為我國高校檔案管理水平的提高作出貢獻(xiàn)。

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