文/連云港市航道管理處 孫玲

淺談交通科技檔案建設(shè)

文/連云港市航道管理處 孫玲

】抓好科技檔案建設(shè)，一要樹立全民檔案意識，形成整體化合力。二要注重知識更新培訓(xùn)，培養(yǎng)綜合型人才。三要統(tǒng)一檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

科技檔案；現(xiàn)狀問題；方法對策

檔案工作是事業(yè)單位各項工作的基礎(chǔ)，也是檢驗單位內(nèi)部管理水平的一個重要標(biāo)尺。隨著《檔案法》《檔案管理辦法》等一系列檔案法律法規(guī)的出臺，人們對檔案工作的重視程度也越來越高。然而由于專業(yè)力量配置相對較弱等原因，交通單位普遍存在科技檔案質(zhì)量不高的問題。就整體檔案工作而言，交通科技檔案在管理上還有較大的上升空間。

一、科技檔案類別多，對檔案人員提出了更高要求

在當(dāng)前的交通科技檔案管理工作中，科技檔案全部按照《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》進(jìn)行整理。交通科技檔案分為設(shè)計、公路、水運、港口、航道、航務(wù)、救助、船檢、港監(jiān)、工業(yè)、科研、文教、衛(wèi)生十三大類目，而每個類目中均有近10余種分類。就拿地方水上交通事業(yè)單位來說，當(dāng)前市級機(jī)構(gòu)主要有航道和地方海事兩家。航道的科技檔案主要包括航道工程檔案、航政管理檔案等；而地方海事則有船員檔案、船舶登記檔案、船舶檢驗檔案等等?？萍紮n案類別非常豐富。這些科技檔案因其專業(yè)性較強(qiáng)，加之均是反映整項許可、建設(shè)等業(yè)務(wù)工作的全過程，最終形成檔案的時間較難統(tǒng)一，有的檔案甚至要歷時多年才能正式歸檔。因此上述檔案均由開展此項業(yè)務(wù)的部門兼職檔案人員進(jìn)行收集，待整項工作結(jié)束后才能整理并辦理移交手續(xù)。由于上述科技檔案信息量大，且涉及諸多較專業(yè)的業(yè)務(wù)流程和知識，單單靠隸屬辦公室的檔案管理人員全面掌握，非常困難。

二、科技檔案涉及面廣，增加了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)難度

由于交通科技檔案類別豐富，涉及到各項較為專業(yè)的業(yè)務(wù)工作，且各項業(yè)務(wù)工作均是各自獨立開展的。因此，在歸檔的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)上較難統(tǒng)一。例如航道工程檔案，從工程建設(shè)之初的綜合性管理文件到工程的設(shè)計、工程預(yù)算、工程施工、工程開工、竣工等環(huán)節(jié)，還有航政管理檔案中涉及到航道臨、跨、過河設(shè)施建設(shè)的審批、航道技術(shù)等級評定等內(nèi)容，這些都需要完整、詳細(xì)地反映在科技檔案之中。這些檔案的形成，不論是在內(nèi)容上，還是在過程上，更是在形式上，均各有特色。如簡單地將它們進(jìn)行統(tǒng)一，不論是歸檔內(nèi)容上，還是載體的統(tǒng)一上，亦或是標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范上，難度不言而喻。

三、科技檔案個性強(qiáng)，影響了檔案工作指導(dǎo)交流實際效果

科技檔案主要是涉及業(yè)務(wù)工作，均由各單位根據(jù)各自業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范要求，結(jié)合自身的認(rèn)識理解自主開展整理歸檔。由于各單位的業(yè)務(wù)不同，從市級層面上來講，在互相溝通及學(xué)習(xí)交流上多少存在障礙。據(jù)筆者多年來的工作經(jīng)驗，在科技檔案的歸檔內(nèi)容和要求上，大部分是由條條上的主管部門在檢查各自業(yè)務(wù)工作的同時，對檔案進(jìn)行粗略地檢查。而塊塊上的主管部門，由于無此類科技檔案，因此在對較為專業(yè)科技檔案的指導(dǎo)力度和深度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到基層檔案人員的企盼，其僅能對檔案的編號、檔案的存放載體、庫房建設(shè)等提一些共性的要求。鑒于科技檔案各類別的獨特性，開展集中深入地指導(dǎo)存在一定難度。

四、提高思想認(rèn)識，切實加強(qiáng)科技檔案建設(shè)

科技檔案建設(shè)對于交通事業(yè)的科學(xué)發(fā)展具有重要意義。為此我們各級干部要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，不斷改革創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)交通科技檔案建設(shè)。

（一）樹立全民檔案意識，形成整體化合力。檔案工作是一項需要全員參予的工程。因此，要樹立全民檔案意識，才能形成整體化合力。一是要強(qiáng)化全民檔案意識。樹立“檔案收集、人人有責(zé)”的思想認(rèn)識，做好檔案的情報員。檔案資料既是記錄工作業(yè)績的歷史書，也是回顧檢討工作的賬目本。所有人員均要本著對單位、工作和個人負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好日常工作的痕跡管理，及時收集整理和移交工作中的文字、圖片、影像等相關(guān)內(nèi)容，確保檔案整理應(yīng)入盡入。二要規(guī)范檔案日常管理。檔案管理員要嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)操作規(guī)定，強(qiáng)化定期整理和日常巡庫機(jī)制，建立定期催收資料制度，按要求裝訂入庫，按規(guī)范加強(qiáng)檢查，確保檔案管理安全高效。三要充分利用檔案管理成果。檔案管理人員要勤于從檔案中發(fā)掘“財富”，善于利用既有經(jīng)驗和成果，推動各項工作高效推進(jìn)。同時檔案管理人員也要按照規(guī)定做好借閱和利用效果登記工作，確保檔案利用安全有序。

（二）注重知識更新培訓(xùn)，培養(yǎng)綜合型人才。當(dāng)前，各門類知識的更新可謂是日新月異。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案知識的再更新、再提升的培訓(xùn)任務(wù)將越來越重要。為此，交通主管部門應(yīng)該結(jié)合各門類檔案的管理工作現(xiàn)狀，進(jìn)一步加強(qiáng)專職和兼職檔案人員的培訓(xùn)，讓綜合檔案管理人員更多地了解交通科技檔案的業(yè)務(wù)知識，同時也讓科技檔案兼職人員更多地了解綜合檔案的業(yè)務(wù)知識，從而更好地結(jié)合實際提高自身的工作，共同為檔案的規(guī)范化建設(shè)工作集思廣益、出謀劃策。在此基礎(chǔ)上，不僅是檔案工作，在其它各項業(yè)務(wù)工作當(dāng)中，也能切實發(fā)揮推波助瀾的作用，能真正促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）統(tǒng)一檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。目前，交通部針對各門類的科技檔案也建立并下發(fā)了各自的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但在日常具體操作中仍不夠直觀、具體。檔案管理人員僅能憑著各自的理解，摸索開展，心中無底氣。為此，建議將科技檔案納入項目化管理，進(jìn)一步明確規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，細(xì)化操作內(nèi)容。上級主管單位可以將各門類的科技檔案，根據(jù)業(yè)務(wù)工作要求的不同，設(shè)計成既符合檔案要求又兼具各自特色的模版，將科技檔案無論是封面格式的設(shè)計，還是目錄內(nèi)容的要求，抑或是整個案卷編號的標(biāo)注等等，全部進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和要求，力求做到各市之間同一類別的科技檔案均好象從一個流水線上下來，整齊劃一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而進(jìn)一步提升科技檔案的品質(zhì)。