文/鄂爾多斯市中心醫(yī)院 冀蕓蕓

對(duì)大中型醫(yī)院人事檔案管理的建議

文/鄂爾多斯市中心醫(yī)院 冀蕓蕓

隨著衛(wèi)生事業(yè)單位人事制度改革的深化，各大中型醫(yī)院?jiǎn)T工不斷持續(xù)增加，增加了人事檔案管理的難度。如何加強(qiáng)人事檔案管理就成了很多大中型醫(yī)院需要面對(duì)的問(wèn)題。

大中型醫(yī)院；人事檔案；管理

醫(yī)院人事管理工作是一項(xiàng)重要的信息資源管理工程。醫(yī)院人事檔案是衛(wèi)生人才個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄，是一個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)的反映，是重要的人事信息資源，也是人力資源管理的重要依據(jù)。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的管理作用，是促進(jìn)衛(wèi)生人事制度改革，合理有效配置衛(wèi)生人力資源，促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的有力保證。隨著近年來(lái)衛(wèi)生事業(yè)單位人事制度改革的進(jìn)步深化和人民群眾醫(yī)療服務(wù)需求的不斷提高，大中型醫(yī)院承擔(dān)的醫(yī)療服務(wù)隨之猛增，大中型醫(yī)院自主聘用員工不斷增加，再加上醫(yī)院原有編制人員的檔案管理，極大增加了人事檔案管理的難度。以內(nèi)蒙古自治區(qū)某三甲醫(yī)院為例，為滿足醫(yī)療服務(wù)工作的需要，醫(yī)院陸續(xù)向社會(huì)自主聘用員工，至2014年底，在崗員工達(dá)到1991人，其中聘用工作人員1655人，占員工總數(shù)的83%，成為醫(yī)院人力資源的重要部分。如何系統(tǒng)規(guī)范地管理所有員工的人事檔案，已成為很多大中型醫(yī)院需要面對(duì)的問(wèn)題。

一、大中型醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要加強(qiáng)管理，就要充分認(rèn)識(shí)到目前醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，并從實(shí)際出發(fā)，科學(xué)合理地進(jìn)行人事檔案管理的完善。

（一）檔案意識(shí)薄弱。醫(yī)院人事檔案管理中的檔案意識(shí)應(yīng)包括醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工和人事檔案管理人員對(duì)檔案以及檔案工作的認(rèn)識(shí)。在人事制度深化改革的今天，許多醫(yī)院在招聘工作人員時(shí)，更多看中的是個(gè)人的能力，而不是個(gè)人的身份，尤其是引進(jìn)人才時(shí)更是如此。醫(yī)院對(duì)員工的約束主要是靠法律合同或協(xié)議，而不是靠個(gè)人檔案。所以導(dǎo)致大多聘用人員從一進(jìn)入醫(yī)院起就沒(méi)有從頭腦中自覺(jué)形成檔案意識(shí)，從而使得在后期工作中有些該歸檔的材料比如成人學(xué)歷、進(jìn)修材料等不能及時(shí)交付檔案管理人員存檔。因此，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的科學(xué)化管理，需要提高全員檔案意識(shí)。而且長(zhǎng)期以來(lái)，人們形成這樣的觀念：醫(yī)院的中心是醫(yī)療，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療技術(shù)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，在醫(yī)院管理和建設(shè)中，不能夠形成由上而下對(duì)人事檔案的重視氛圍，人事檔案管理體制也欠健全。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低，人手不足。由于大多數(shù)醫(yī)院人力資源不夠充分，造成很多檔案管理人員身兼數(shù)職，要忙于其他業(yè)務(wù)工作，直接導(dǎo)致的結(jié)果就是檔案管理人員對(duì)檔案工作不熟悉或者力不從心。并且因?yàn)槭艿綄?zhuān)業(yè)和時(shí)間的限制，檔案管理人員不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)，造成業(yè)務(wù)水平較低且滯后的局面。其實(shí)潛在的問(wèn)題是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)未能高度重視人事檔案管理工作，配備的檔案管理人員人手不足。再加上醫(yī)院工作人員數(shù)量大，形成的檔案材料非常多，如專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、技術(shù)考核考試、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、年度考核、獎(jiǎng)懲記錄等，如果不能及時(shí)對(duì)這些材料進(jìn)行收集、鑒定、歸檔、整理，就會(huì)造成人事檔案的歸檔材料未能及時(shí)準(zhǔn)確得到補(bǔ)充，使存檔材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

（三）很少參加專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。因?yàn)闄n案被認(rèn)為是一個(gè)缺乏生氣和前途的職業(yè)，而且枯燥煩悶，就連很多上級(jí)檔案部門(mén)工作人員也不愿開(kāi)展此類(lèi)培訓(xùn)。即使開(kāi)展，參加人員也是迫于職稱(chēng)晉升等原因，需要取得繼續(xù)教育學(xué)分證明，并不認(rèn)真用心學(xué)習(xí)，使得檔案培訓(xùn)流于形式，起不到培訓(xùn)的真正作用。

二、關(guān)于大中型醫(yī)院人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，從而加強(qiáng)檔案管理。越早形成的習(xí)慣就越難改變。首先建議應(yīng)該從大學(xué)院校開(kāi)始培養(yǎng)畢業(yè)生的檔案意識(shí)，通過(guò)典型案例分析使他們認(rèn)識(shí)檔案的重要性，同時(shí)在他們畢業(yè)時(shí)就如何轉(zhuǎn)接檔給予充分指導(dǎo)，督促他們按照要求辦理，做到“檔隨人走”，從而形成檔案意識(shí)習(xí)慣。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)通過(guò)講座、宣傳欄、OA系統(tǒng)等方式多渠道宣傳檔案意識(shí)的重要性，提高全員職工對(duì)檔案工作配合的積極性，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員的工作責(zé)任心和主動(dòng)性，做好人事檔案的咨詢服務(wù)和利用工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督、審查。上級(jí)檔案主管部門(mén)要重視檔案管理工作的監(jiān)督和審查，從而促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，保證檔案管理硬件設(shè)施的投入，建立正規(guī)的檔案室及檔案管理隊(duì)伍。

（三）招錄檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，從專(zhuān)業(yè)角度系統(tǒng)管理和研究醫(yī)院檔案管理。即使不能保證是檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，也應(yīng)該首先保證檔案由專(zhuān)人管理，而不是兼職人員管理。其次，因?yàn)闄n案的整理和管理工作本身是一項(xiàng)繁瑣、枯燥、趣味性較差，又具有保密性的工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在挑選檔案管理崗位人員時(shí)，要考慮到這一特性，選擇政治素質(zhì)好、認(rèn)真細(xì)致、有耐性并且嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的人員擔(dān)當(dāng)。再次，由于大中型醫(yī)院人員數(shù)量較大，無(wú)形中增加了檔案管理的工作量，這就又同時(shí)需要配備充足的檔案管理人員，使得檔案整理不積壓，能按期、按要求歸檔，保證檔案的完整性和利用價(jià)值。

（四）加強(qiáng)檔案培訓(xùn)的考核管理。建議上級(jí)部門(mén)舉辦檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，要及時(shí)通知到各下級(jí)部門(mén)，首先使各級(jí)檔案管理人員有機(jī)會(huì)參加專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。其次，要加強(qiáng)檔案培訓(xùn)考核的力度，使培訓(xùn)不流于形式，建議可加強(qiáng)培訓(xùn)考核和學(xué)分管理，不要以簽到人名來(lái)直接發(fā)放繼續(xù)教育學(xué)分合格證明，使培訓(xùn)真正起到學(xué)習(xí)、交流和提高檔案管理水平的作用。

［1］李明.妥善處理流動(dòng)人員檔案的滯留［J］.檔案管理，2011（4）：78.

［2］楊巧.重慶某醫(yī)院編外聘用員工人事檔案管理探討［J］.中國(guó)衛(wèi)生人才，2014（01）：83.