文/國家新聞出版廣電總局六五四臺 任琰

試談人事檔案材料的收集與整理

文/國家新聞出版廣電總局六五四臺 任琰

隨著社會的發(fā)展，對于人才要求的進一步提升，使得人事檔案管理的重要作用逐漸突顯出來，但是現(xiàn)階段人事檔案管理中還存在一定的問題，需要完善和改進。本文對人事檔案材料在收集和管理方面上存在的不足進行了分析，并提出相應(yīng)的解決方案，希望能夠推動人事檔案管理工作的開展和進步。

人事檔案；收集；整理

人事檔案是體現(xiàn)人才根本信息的關(guān)鍵平臺和載體，同樣也是評定人才的重要依據(jù)，由于人事檔案中包含了多項信息，通過對其進行正確的收集和整理，有效保證了人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，因此，對人事檔案材料進行相應(yīng)的收集和整理是人事管理工作中最為基礎(chǔ)且重要的一項工作，對于提升檔案管理具有非常重要的意義。

一、人事檔案材料在收集和整理過程中存在問題分析

（一）不具備良好的檔案管理意識。就我國目前實際情況來看，人才的檔案信息都會有專門的人員負(fù)責(zé)，由人事管理部門進行統(tǒng)一管理，而對于個人來說，在日常工作過程中，其本身不能直接接觸到自身的檔案材料，再加上我國對于檔案管理的重要性宣傳力度不足，使得大部分人群未意識到檔案材料對自己的重要性。這樣一來，由于在工作與學(xué)習(xí)中，沒有給予檔案管理足夠的重視，需要及時進行處理和存放的檔案資料不能進行正常保存，致使對個人的實際情況不能作出正確且有效地判斷。由于缺乏人事檔案管理的意識導(dǎo)致相應(yīng)群眾的個人檔案材料不能對其做出相應(yīng)的評價，并且也會對人才評價和有效管理造成一定的影響和限制，使得相關(guān)部門的工作也受到干擾，不能在第一時間內(nèi)準(zhǔn)確客觀地對個人信息進行統(tǒng)計，從而給今后檔案信息的發(fā)展帶來不利的影響。

（二）收集和整理方式仍需加強。隨著科學(xué)水平的逐漸提升，使得計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍在不斷擴大，例如，教育學(xué)歷信息領(lǐng)域、個人身份信息領(lǐng)域等，都使用了信息化管理的方式。然而，我國現(xiàn)階段的人事檔案管理水平長時間得不到提升和完善，究其根本原因，就是檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)方式進行管理。雖然信息化技術(shù)應(yīng)用范圍廣泛，但真正落到實處還是受到一定限制，因此人事檔案材料管理水平的提升受到了制約和影響。而在現(xiàn)階段人事資料管理和收集過程中還是使用紙質(zhì)載體進行保存，這樣一來不僅是給檔案檢索帶來一定困難，使得收集和管理的工作效率長時間的得不到提升，使得檔案材料管理和收集工作不能正常進行。

二、完善人事檔案材料收集和整理的有效途徑

（一）提升檔案管理意識。我國現(xiàn)階段人事管理工作重要性意識不強的現(xiàn)象給人事檔案管理帶來的諸多不便，要使用有效措施和途徑提升公眾對檔案管理方面的意識。首先，要加強對人事檔案宣傳工作的力度，通過媒體提升對檔案管理的重要性的宣傳，使社會上的公眾更加了解人事檔案，從而使其能夠更加重視人事檔案管理工作。其次，還要在高校內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的檔案管理課程。這是因為只有讓學(xué)生認(rèn)識到檔案管理的重要性，熟悉其相關(guān)的工作程序，使學(xué)生在步入社會以后還能對人事檔案進行關(guān)注，并且及時將檔案遞交給有關(guān)部門，補充其個人信息。此外，通過有關(guān)的宣傳和相應(yīng)課程的設(shè)置，進而提高社會公眾對人事檔案的重視，推動人事檔案管理工作質(zhì)量的有效提升。

（二）構(gòu)建信息化的收集和整體檔案材料系統(tǒng)。隨著科技水平的發(fā)展，我國檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案材料管理的信息化以及無紙化，因為只有這樣才能保證其工作效率穩(wěn)定地提升和發(fā)展。在收集和整理人事檔案的時候，一定要了解現(xiàn)在認(rèn)識檔案的實際管理狀況，然后應(yīng)用分階段方法對工作進行開發(fā)。其一，應(yīng)該收集人事檔案的系統(tǒng)和整理人事檔案的輔助系統(tǒng)進行開發(fā)，應(yīng)用計算機系統(tǒng)來幫助人事檔案的管理人員對資料進行收集和整理，利用此系統(tǒng)可以準(zhǔn)確地了解有關(guān)公民的實際學(xué)習(xí)情況和工作狀況，針對那些未及時提供人事檔案的人員，給予相應(yīng)的提醒，促使人事檔案部門順利地實施材料收集以及管理工作。其二，在由計算機系統(tǒng)來收集和整理人事檔案資料的同時，還應(yīng)該開發(fā)與公民信息相互聯(lián)系的系統(tǒng)，使公民的身份信息以及學(xué)歷認(rèn)證等系統(tǒng)可以得到相應(yīng)的開發(fā)，進而使人事檔案管理可以實現(xiàn)信息化，利用有關(guān)的信息系統(tǒng)可以對人事檔案材料進行自動的收集和整理，使公民的人事檔案變得更加充實。

三、結(jié)論

總而言之，對人事檔案材料有效、良好的收集和整理，能夠保證人事檔案管理工作有效地開展和進行，不僅可以為檔案信息的檢索和翻閱提供方便，還能有效保管好人事檔案，幫助有關(guān)部門做好相應(yīng)的統(tǒng)計工作。雖然現(xiàn)階段我國檔案管理中還有一定的不足，但是通過有效完善措施能夠推動人事檔案管理良好地發(fā)展。

［1］劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理［J］.檔案管理，2015（4）：82-82.

［2］孫萍.淺析如何加強學(xué)校人事檔案規(guī)范管理［J］.中小企業(yè)管理與科技，2012（19）：55-56.