文/威海市公路管理局 盧虹瑾

新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作初探

文/威海市公路管理局 盧虹瑾

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)不再僅僅依賴物質(zhì)資源和資金等要素，而主要依賴知識(shí)。而知識(shí)的載體便是“人才”，從而出現(xiàn)了人力資源資本化的理論。企業(yè)人事檔案管理工作面臨著整體走向社會(huì)化的趨勢(shì)，人事檔案的來(lái)源呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜性，對(duì)人事檔案的需求日益增多且多樣化和管理方法突出服務(wù)性。做好企業(yè)人事檔案管理工作需要從多個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)；人事檔案；管理

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代背景

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是以自由為價(jià)值追求，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮市場(chǎng)自身的作用來(lái)實(shí)現(xiàn)價(jià)值的增值，發(fā)揮市場(chǎng)自發(fā)的價(jià)值規(guī)律的作用，來(lái)調(diào)節(jié)人才、資源和資金在不同社會(huì)部門的流動(dòng)。

步入21世紀(jì)之后，繼市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的概念之后，知識(shí)經(jīng)濟(jì)日漸成為學(xué)界和社會(huì)的一個(gè)理論。1996年，世界經(jīng)合組織發(fā)表了題為《以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》的主題報(bào)告。在這份報(bào)告中，知識(shí)經(jīng)濟(jì)被定義為建立在對(duì)知識(shí)的生產(chǎn)、分配和使用之上的經(jīng)濟(jì)。而知識(shí)則指人類迄今為止所創(chuàng)造的一切知識(shí)，最重要的是科學(xué)技術(shù)、管理及行為科學(xué)知識(shí)。后經(jīng)學(xué)者研究，認(rèn)為創(chuàng)新是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)力，教育、文化和研究開發(fā)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，而知識(shí)和高素質(zhì)的人力資源是最為重要的資源。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)不再僅僅依賴物質(zhì)資源和資金等要素，而主要依賴知識(shí)。而知識(shí)的載體便是“人才”，從而出現(xiàn)了人力資源資本化的理論。

二、新時(shí)期對(duì)企業(yè)人事檔案管理的新要求

鑒于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)背景對(duì)人力資源管理和企業(yè)人事檔案管理提出的挑戰(zhàn)，本文認(rèn)為企業(yè)人事檔案管理工作面臨著以下幾個(gè)方面的新要求和挑戰(zhàn)：

（一）整體走向社會(huì)化的趨勢(shì)。人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、服務(wù)對(duì)象和管理對(duì)象都呈現(xiàn)社會(huì)化的趨向。具體包括人事檔案管理機(jī)構(gòu)不再是政府部門或是企事業(yè)單位，而是充當(dāng)中介職能的人才中心等第三方管理機(jī)構(gòu)。通過(guò)這一中介機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)人事檔案管理的集中化，同時(shí)在服務(wù)對(duì)象和管理對(duì)象上也不再作特別限定，而是面向整個(gè)社會(huì)的普通公眾。

（二）人事檔案來(lái)源的多元化和復(fù)雜性。因?yàn)檎麄€(gè)社會(huì)人事檔案管理工作的社會(huì)化趨勢(shì)，一般社會(huì)公眾的人事檔案都會(huì)交由一個(gè)統(tǒng)一的社會(huì)機(jī)構(gòu)來(lái)具體承擔(dān)，這便使得其歸入、保存、管理和處理的人事檔案呈現(xiàn)多元化的局面，而不同類型人群的人事檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題也就呈現(xiàn)復(fù)雜化的局面。

（三）對(duì)人事檔案需求的日益增多且多樣化。由于人群的多元化和社會(huì)化，相關(guān)人事檔案的利用者對(duì)人事檔案的需求也日益增多，且因?yàn)橛猛镜亩鄻踊?，其具體要求也不盡相同。這便要求檔案管理機(jī)構(gòu)針對(duì)不同的需求采取不同的管理模式和工作程序。

（四）管理方法上突出服務(wù)性。服務(wù)方式上呈現(xiàn)開放性。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人員的自由流動(dòng)變得日漸普遍和頻繁，這時(shí)候人事檔案不再呈現(xiàn)封閉或是神秘的狀態(tài)，而是在一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的制度框架下被合理地歸入、借閱、保存和轉(zhuǎn)移，既滿足相關(guān)主體對(duì)檔案利用的需求，又保證檔案中相關(guān)主體的隱私得到保護(hù)。而且，這種檔案資料地利用隨著信息技術(shù)地應(yīng)用變得更加便捷和高效。

三、如何做好新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作

結(jié)合知識(shí)經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作提出的新要求，本文認(rèn)為必須從以下幾個(gè)層面做好新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作：

（一）檔案管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變職能定位，側(cè)重服務(wù)功能，為相關(guān)公眾利用檔案資料提供必要的便利。新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理不再是一個(gè)神秘的帶有權(quán)力色彩的工作，而是一項(xiàng)為企業(yè)人力資源管理提供信息和依據(jù)的服務(wù)部門，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化管理，知人、選人、用人、留人和育人的重要依據(jù)。因而，企業(yè)人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識(shí)，著重提高檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)、員工和社會(huì)公眾提供檔案利用的便利服務(wù)。

（二）在具體的工作開展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和合作意識(shí)。著力提高本部門的服務(wù)質(zhì)量和效率，并加強(qiáng)與其他部門和外部組織的合作，保證企業(yè)人事檔案信息的完整準(zhǔn)確和充分有效利用。

（三）建立合理且可操作性強(qiáng)的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確以及實(shí)現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個(gè)環(huán)節(jié)都明確具體地制定操作規(guī)范和目標(biāo)要求，并且明確崗位職責(zé)，以此保證整個(gè)人事檔案管理制度的有序化和科學(xué)性，

（四）重視檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，提高整個(gè)檔案管理工作隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強(qiáng)化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識(shí)教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識(shí)，也要注重提高其知識(shí)水平和服務(wù)能力，增強(qiáng)其對(duì)現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識(shí)的掌握程度。

四、結(jié)語(yǔ)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮是時(shí)代發(fā)展的總體趨向。人才成為社會(huì)財(cái)富創(chuàng)造的資源使得人事檔案管理工作面臨著許多新的要求和挑戰(zhàn)。新時(shí)期企業(yè)人事管理工作呈現(xiàn)社會(huì)化、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象呈現(xiàn)多元化、社會(huì)對(duì)檔案利用的需求也日益增多，人事檔案管理偏向服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)。在這樣一個(gè)新的社會(huì)背景下，做好企業(yè)人事檔案管理工作需要從多個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。

［1］魯瑤.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求［J］.檔案學(xué)通訊，2006（4）.

［2］邵金蓮.論新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理的深化［J］.廣西民族大學(xué)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2007（6）.

［3］王云慶，李曉麗，武丹.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索［J］.中國(guó)人力資源開發(fā)，2007（4）.