文/廣東省肇慶市第六中學(xué) 何玉辰

院校的人事檔案管理之我見(jiàn)

文/廣東省肇慶市第六中學(xué) 何玉辰

人事檔案管理工作在人們的生活、工作中扮演著重要的角色。它能證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。當(dāng)今社會(huì)曝光了較多的人事檔案弄虛作假現(xiàn)象，給社會(huì)造成許多不良影響，本文提出了人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決辦法。

院校；人事檔案；管理

隨著改革開(kāi)放的深入，院校人員流動(dòng)性加大，實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用是用人單位和個(gè)人的共同愿望，而真實(shí)、有序、詳盡的人事檔案正是實(shí)現(xiàn)這個(gè)重要愿望的關(guān)鍵一環(huán)。因此，做好人事檔案管理，解決好當(dāng)今院校人事檔案管理中存在的問(wèn)題，是創(chuàng)建優(yōu)秀知人選人用人平臺(tái)的必由之路。

一、人事檔案的作用及其存在的問(wèn)題

人事檔案工作是檔案工作中的一個(gè)重要組成部分，是檔案工作的基礎(chǔ)之一。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的以個(gè)人為單位組合起來(lái)，記述和反映其經(jīng)歷和德才表現(xiàn)并以備考察的文件材料。具體而言，人事檔案是由人事、組織、勞資等部門(mén)在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、資歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。而人事檔案管理則是將這些人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是我們認(rèn)識(shí)、了解、選拔、推薦、使用人員的重要依據(jù)，院校人事檔案管理直接關(guān)系到教師隊(duì)伍的建設(shè)和學(xué)生培養(yǎng)的質(zhì)量，所以人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作。然而，在實(shí)際生活中，許多院校在人事檔案管理方面還存在一些不足之處，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）相關(guān)人員對(duì)人事檔案管理工作不夠重視。1.一些院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，使得人事檔案管理在院校的日常工作中經(jīng)常被忽視。具體表現(xiàn)有以下幾點(diǎn)：一是把人事檔案管理當(dāng)成“哪里需要哪里搬”的磚。只有在選拔干部、晉升職稱(chēng)時(shí)，人事檔案管理的重要性才會(huì)被偶然提起；一些領(lǐng)導(dǎo)將抓好人事檔案管理工作掛在嘴邊，卻不見(jiàn)實(shí)際行動(dòng)跟進(jìn)。二是對(duì)人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性不加以考察，隨意對(duì)待人事檔案管理人員的任命工作，或是隨便指派一人，或讓其他崗位的人員兼職，五年三換，有時(shí)甚至對(duì)外聘請(qǐng)臨時(shí)人員充數(shù)。三是在人事檔案管理方面沒(méi)有制定制度或制度不全，沒(méi)有保密、責(zé)任落實(shí)的措施，造成人事檔案亂放、材料不齊、涂改嚴(yán)重或作假的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。四是對(duì)人事檔案管理硬件投入不足，一些院校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人事檔案庫(kù)房。有的人事檔案庫(kù)房則沒(méi)有落實(shí)“八防”措施，使得庫(kù)房?jī)?nèi)人事檔案的保密性和安全性大受影響。2.有的教師對(duì)人事檔案工作不夠重視。近年來(lái)，各種重大的教學(xué)科研項(xiàng)目對(duì)檔案的依賴(lài)度越來(lái)越高，因此教師們有必要充分利用其所在院校的人事檔案系統(tǒng)，如實(shí)記錄自己的教科研成果，作為評(píng)比等相關(guān)活動(dòng)的依據(jù)。然而，有的教師在實(shí)際上并沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待人事檔案工作。他們?cè)谌〉媒炭蒲谐晒螅瑑H對(duì)相關(guān)申報(bào)材料進(jìn)行科技類(lèi)別或教學(xué)類(lèi)別的歸檔，而并沒(méi)有將重要的獲獎(jiǎng)資料（證書(shū)副本、獎(jiǎng)金證明等情況）復(fù)印副本交人事部門(mén)存入其個(gè)人檔案，造成其個(gè)人檔案中業(yè)績(jī)獎(jiǎng)項(xiàng)缺失，難以全面反映教師的能力水平。另一方面，個(gè)人檔案若掛靠上述的相關(guān)部門(mén)，可從開(kāi)始保管的時(shí)間起計(jì)算連續(xù)工齡，而自行保管將使這一部分教師的工作情況考核記錄缺失，本可以計(jì)入連續(xù)工齡的時(shí)間就此被浪費(fèi)，直接影響到作為職稱(chēng)評(píng)比、待遇提升的重要標(biāo)準(zhǔn)的工作經(jīng)驗(yàn)認(rèn)定。

（二）院校人事檔案管理方式陳舊，信息化程度不高。1.院校人事檔案當(dāng)中的紙質(zhì)檔案在保存和利用的過(guò)程中易產(chǎn)生安全隱患。這些紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間保存以及反復(fù)參閱的過(guò)程中容易出現(xiàn)字跡模糊不清、紙張變脆的現(xiàn)象，嚴(yán)重者甚至導(dǎo)致原件損壞，嚴(yán)重影響人事檔案的完整性。2.相對(duì)落后的手工管理模式仍是院校人事檔案管理的主流。人事檔案管理一直沿用臺(tái)賬式手工、半手工的模式進(jìn)行管理，查詢(xún)檢索仍以手工目錄為主，因此檢索工作能否順利完成嚴(yán)重依賴(lài)于庫(kù)房管理人員的業(yè)務(wù)水平。手工管理也導(dǎo)致人事檔案信息化程度偏低，嚴(yán)重地制約了檔案資料的合理利用，導(dǎo)致人事檔案的信息資源價(jià)值得不到實(shí)現(xiàn)。3.人事檔案與其他類(lèi)別的檔案混放在一個(gè)庫(kù)房，不作專(zhuān)門(mén)管理。這種管理的方式很容易造成人事檔案資料的泄露或丟失，也違反了中組部對(duì)人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定。4.近年，人事檔案進(jìn)行了兩次改版，對(duì)各院校提出了人事檔案數(shù)字化的要求。但大部分電子文件對(duì)于介質(zhì)類(lèi)型、數(shù)據(jù)環(huán)境、備份方式、貯存和工作環(huán)境均缺少必要的說(shuō)明，為實(shí)際管理工作帶來(lái)許多操作上的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的效能不能有效發(fā)揮。

二、解決人事檔案管理問(wèn)題的方法

（一）強(qiáng)化人事檔案管理的意識(shí)，建立健全人事檔案管理制度。1.強(qiáng)化院校領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案管理的意識(shí)，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐步認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，把人事檔案工作列入重要的工作內(nèi)容，結(jié)合本院校工作實(shí)際，制定與之相符的人事工作制度。其中建立和健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。并將制度有效貫切落實(shí)，且經(jīng)常檢查，確保各項(xiàng)制度的執(zhí)行。2.加大對(duì)人事檔案管理的力度，遏制弄虛作假現(xiàn)象的發(fā)生。維護(hù)人事檔案材料完整，檔案信息真實(shí)，是檔案保管的主要任務(wù)。對(duì)當(dāng)今社會(huì)普遍存在的“三齡一歷”（出生時(shí)間、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷）檔案前后記錄不一致或存在疑問(wèn)的情況，要進(jìn)行檢查、核對(duì)，并按中組部文件的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查、核定、補(bǔ)充說(shuō)明，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，堅(jiān)決遏制人事檔案中弄虛作假現(xiàn)象。做到分工明確、責(zé)任到人、定期檢查、有錯(cuò)必糾。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)弄虛作假現(xiàn)象，不僅追究填寫(xiě)（涂改）人的責(zé)任，還要追究主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，從源頭防止人事檔案信息失真、失實(shí)情況的發(fā)生。同時(shí)，對(duì)篡改人事檔案的人員，必須讓其付出沉重的代價(jià)：篡改的人事檔案一律不予認(rèn)可；在提拔用人方面也不予以考慮，因?yàn)闉楣偈走x是“德”。只有這樣才能真正重視人事檔案，并保證人事檔案在德、能、勤、績(jī)、廉方面能全面、真實(shí)地反映個(gè)人的情況。

（二）加強(qiáng)人事檔案管理的投入，實(shí)現(xiàn)其管理科學(xué)化、信息化。人事檔案管理的目的，就是令檔案能夠真實(shí)全面地反映一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)、廉等情況，為知人、選人、用人提供最有力的依據(jù)。圍繞這個(gè)目的，需提升和加強(qiáng)以下三個(gè)方面：1.提升檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理人員除需要具備文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)以外，還要掌握一定的經(jīng)濟(jì)、法律、外語(yǔ)等學(xué)科的文化知識(shí)，特別要熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。善于應(yīng)用信息技術(shù)，是檔案信息化時(shí)代的要求。只有管理人員有較高的素質(zhì)，才能保證人事檔案內(nèi)容精煉、全面、真實(shí)，才能跟上信息化建設(shè)的步伐。2.加大檔案管理硬件的投入，確保人事檔案的安全。防止材料損壞，是科學(xué)有序的保管、高效利用檔案材料的前提和保證。因此庫(kù)房建設(shè)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案管理的規(guī)定，實(shí)施“三鐵”和“八防”。這樣，才能有效地保障人事檔案的安全。3.加強(qiáng)人事檔案的安全保密工作。檔案工作，安全重于泰山。國(guó)家檔案局提出“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，對(duì)保障各類(lèi)實(shí)體檔案的安全、檔案內(nèi)容公布的安全，以及檔案在網(wǎng)站建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的安全，分別制定了相應(yīng)防范措施，為消除各類(lèi)不安全因素提供了相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。這是人事檔案工作中必須遵守的安全原則。

三、總結(jié)

人事檔案管理是一個(gè)綜合性的課題。全社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷加快，給人事檔案管理工作帶來(lái)了極大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在現(xiàn)今信息化檔案管理的環(huán)境下，如何充分發(fā)揮人事檔案自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，為院校提供高質(zhì)量的、全方位的檔案信息服務(wù)，是當(dāng)前人事檔案管理工作的重要任務(wù)。本文提出了適用于院校人事檔案管理的方法，為人事檔案管理提供了借鑒思路，同時(shí)也推進(jìn)了該領(lǐng)域信息化建設(shè)的步伐。

［1］魏玲.美國(guó)人力資源檔案管理的啟示［J］.人才資源開(kāi)發(fā)，2010（07）.

［2］梁健平.談院校檔案信息化管理的建設(shè)［J］.廣東檔案，2013（04）.

［3］趙海英.人事檔案管理淺議［J］.黑龍江檔案，2013（06）.