文/長春經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū) 何川

發(fā)展電子政務創(chuàng)新機關文件管理

文/長春經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū) 何川

電子政務是新型的政務管理系統(tǒng)，而機關文件是政務活動的重要載體。發(fā)展電子政務有利于機關文件創(chuàng)新，既要從理論上認識到文件管理的新內(nèi)涵，也要從實踐中求實創(chuàng)新。

電子政務；機關文件；檔案；管理

一、電子政務與機關文件管理

電子政務包含多方面的內(nèi)容，如辦公自動化、部門間的信息流轉、電視會議、公民網(wǎng)上信息公開、電子化社會經(jīng)濟統(tǒng)計等等。很顯然，電子政務不是簡單的“上網(wǎng)”，而是要利用電子手段將政務工作進行重組和再造。電子政務的目標是為了提升運行效率，增強服務功能。

機關文件，是指黨政群團等社會組織在工作中形成的各種文本。比如，《國務院關于進一步推進相對集中行政處罰權工作的決定》《關于公布2015年度全省水路運輸誠信企業(yè)名單的通知》《洋浦區(qū)出租汽車經(jīng)營服務管理規(guī)定》《關于公布起重機械制造、安裝改造維修鑒定評審人員考核結果的函》等等，都屬于機關文件。

機關文件管理就是指這些文檔、電子表格、圖形和影像掃描文檔的存儲、分類和檢索。文件管理的關鍵問題就是解決文件的存儲、文件的安全管理、文件的查找、文件的在線查看、文件的協(xié)作編寫及發(fā)布控制等問題。

二、電子政務下的機關文件管理問題

目前，通過電子政務提高政府管理質(zhì)量和創(chuàng)新效率，已成為國內(nèi)各級政府的共識。但實際上，隨著電子政務的推廣，機關文件管理越來越受到政府的重視，但是經(jīng)常會碰到以下的問題：紙質(zhì)文檔保管難，海量信息無法全部電子化；文件檢索系統(tǒng)不科學；歸檔文件版本不一；網(wǎng)絡文件安全問題出現(xiàn)；部門文件無法共享等。

總結來看，出現(xiàn)這些問題的原因主要有三個方面：

（一）文件管理滯后。電子政務在建設初期的資金投入很大，業(yè)務應用的廣度和深度卻有限，機關文件工作是作為檔案公共事業(yè)的組成部分，卻由機關檔案室來獨立承擔管理工作不盡合理，滿足公眾需求水平的內(nèi)動力不足。有些機關只強調(diào)近期固定資產(chǎn)投資，馬上投資建設文件庫，短時間內(nèi)采購設備，卻沒有專業(yè)人員維護，同時缺乏后期更新的遠見卓識，這都嚴重影響了電子文件中心的效率和質(zhì)量。

（二）文件標準弱化。目前，我國電子政務標準化建設滯后，很多地方只能制定符合本地實情的規(guī)范，各部門做電子政務的時候都有自己的思路和方法，根據(jù)分工和預算安排，文件管理標準不盡相同。特別是長久保存和方便利用這方面，標準不一，這些標準的科學性、通用性有限，使電子文件遭受失真、失存的危險。

（三）文件安全凸顯。文件的管理要創(chuàng)新，采取的工作方式之一就是電子化，但是如果文件安全得不到保障，網(wǎng)絡泄密甚至犯罪就可能出現(xiàn)，導致政府的管理效率和公眾形象受到損害。很多機關的文件管理系統(tǒng)不具備電子文件自動歸檔并安全保管與提供利用的功能。突出問題不能得到解決，即電子文件的集中、規(guī)范管理以及加工利用問題尚未解決。如果不能及時與政務協(xié)同辦公系統(tǒng)同步實施運行，將會造成大量珍貴、重要的電子公文遺失，給保管、保存、開發(fā)利用以及為領導決策、各部門提供利用服務等帶來極大隱患。

三、創(chuàng)新機關文件管理體制的對策

時至今日，電子政務的本質(zhì)就是及時把政府的決策、服務內(nèi)容、工作程序和辦事方式向社會公布。我們應在國家層面上開展國家級文件管理工作，積極摸索一個可行的標準，統(tǒng)一技術上的問題，在細節(jié)上由使用者來把關，甚至可以修改，為地方機關文件管理提供示范。為推動電子政務的發(fā)展，創(chuàng)新機關文件管理，應該采取下列策略：

（一）定位明確。當前必須認識到電子政務與辦公自動化的差別，檔案文件管理的目標就是實現(xiàn)電子文件長久存儲和便于利用。有的機關檔案室把電子文件中心功能定位于長久保存和利用，而有的則暫時存儲，有的定位于信息公開，有的定位于文件備份。因此，機關文件管理要遵循一定的系統(tǒng)原則，首先考慮電子化的目的，然后再發(fā)揮各要素的功能，綜合各方面的資源優(yōu)勢，使得電子文件管理體制最優(yōu)化，文件管理最科學。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃。我國機關文件管理可用的標準并不多，地方很少制定出新的電子文件管理標準?？梢越梃b國外先進經(jīng)驗，對全國政府機關文件管理進行統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一標準，采用國際標準，不但可以減少重復勞動，還可以加快電子文件管理發(fā)展的進程，我們要汲取與電子文件管理有關的國際標準，合理地引用到政務工作中來。

（三）建設數(shù)據(jù)庫。這是電子政務工程的關鍵，也是機關文件管理工作的突破點。必須打破各級政府和部門之間相對信息封閉的現(xiàn)狀，重視對機關文件資源的不斷開發(fā)、更新和維護。電子政務的終極目標就是建設數(shù)字檔案館，在文件中心的基礎上，進一步實現(xiàn)信息化、智能化、保密化，通過開發(fā)海量信息云，整個政務體系內(nèi)的文件資源，為相關部門或人員提供資源共享。

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