文/云南省大理州檔案局 李國生

改善檔案數(shù)字化質(zhì)量問題的探討

文/云南省大理州檔案局 李國生

隨著信息化步伐的加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)檔案資源服務(wù)內(nèi)容和方式提出了新的要求。本文從檔案數(shù)字化加工各流程入手，分析影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要因素，提出控制數(shù)字化質(zhì)量的方法、措施。

檔案數(shù)字化；質(zhì)量；管理

一旦遇到不可預(yù)料的天災(zāi)人禍會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生毀滅性破壞，檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。然而，檔案數(shù)字化投入大、周期長，把好質(zhì)量控制是重要問題之一。

一、檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)

按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，檔案數(shù)字化過程主要包括檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等基本環(huán)節(jié)。

（一）檔案整理。包括拆卷（件）、頁面修整、檔案整理登記等工作，是數(shù)字化前必要準(zhǔn)備工作。

（二）檔案掃描。根據(jù)字跡清晰情況和利用需求，設(shè)置恰當(dāng)?shù)姆直媛?、亮度，選定掃描色彩模式。

（三）圖像處理。為保證數(shù)字圖像清晰、端正，需對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行逐頁糾偏、去污、去黑邊、噪點(diǎn)、圖像拼接、裁邊處理和排列順序調(diào)整，以符合正常的閱讀習(xí)慣，節(jié)省存儲(chǔ)空間，提高圖像質(zhì)量。

（四）圖像存儲(chǔ)。存儲(chǔ)格式與壓縮率相關(guān)，在保證圖像清晰不影響閱讀的前提下，可盡量減少存儲(chǔ)空間。

（五）目錄建庫。按照《檔案著錄規(guī)則》（歷史檔案依照相應(yīng)的“著錄細(xì)則”進(jìn)行）對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，是獲取檔案中所含情報(bào)信息的主要途徑。其目的是為實(shí)現(xiàn)機(jī)檢提供目錄數(shù)據(jù)庫。

（六）數(shù)據(jù)掛接。分別對(duì)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行分批處理，將檔案掃描圖像和對(duì)應(yīng)目錄進(jìn)行掛接，建立圖像文件與檔案目錄的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（七）數(shù)據(jù)驗(yàn)收。對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

（八）數(shù)據(jù)備份。及時(shí)采用多種載體多套備份。

（九）成果管理。在維護(hù)好數(shù)字化成果的安全、完整的前提下發(fā)揮效益。

二、影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的主要因素

上述檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、互相制約，共同構(gòu)成完整質(zhì)量體系。部分節(jié)點(diǎn)的障礙，可能造成系統(tǒng)的梗阻。影響數(shù)字化質(zhì)量的主要因素有：

（一）人員素質(zhì)。檔案數(shù)字化工作涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門和工作環(huán)節(jié)，需要專業(yè)人員協(xié)調(diào)解決一系列問題：制訂數(shù)字化方案。明確數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)思想、基本原則、目標(biāo)任務(wù)、方法措施、時(shí)間安排、主要項(xiàng)目和具體要求，保證數(shù)字化工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。在信息化快速發(fā)展的當(dāng)今，傳統(tǒng)的檔案管理方式日顯弊端。傳統(tǒng)實(shí)體管理，對(duì)環(huán)境要求高，載體壽命很有限，加之日常利用一次次調(diào)閱、復(fù)制，檔案制成材料不斷磨損，其利用范圍也很有限。只有改變傳統(tǒng)的管理模式，積極適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化平臺(tái)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的信息服務(wù)優(yōu)勢(shì)，才能管理好越來越多的檔案種類，充分挖掘檔案信息資源。數(shù)字化前處理。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案必須可公開、完整、有序、頁面修整。因此，要做好檔案鑒定、拆卷（件）、編號(hào)、整理頁面等基礎(chǔ)工作。1.檔案鑒定。由于檔案數(shù)字化工作量非常大，要投入大量的人力、物力、財(cái)力。從保管檔案的投入產(chǎn)出考慮，應(yīng)產(chǎn)生盡可能大的效益。館藏檔案分重要全宗和一般全宗，即使在同一個(gè)全宗內(nèi)，價(jià)值也存在很大區(qū)別。必須對(duì)每一份已開放檔案內(nèi)容進(jìn)行價(jià)值鑒定，剔除那些無關(guān)緊要的而選擇潛在利用價(jià)值的檔案作為數(shù)字化對(duì)象。在此基礎(chǔ)上，再區(qū)分同一份檔案掃描到什么稿本，也就是正本、定稿、草稿的取舍。2.頁面整理。拆卷（件）。必須拆卷（件）的，要在不損傷檔案原件的前提下拆除裝訂物，使之呈單張平整狀態(tài)。裝訂物種類繁多，對(duì)于常見的線裝等形式，很容易去除。而有些檔案用黏性極強(qiáng)的膠粘劑裝訂成卷（件），拆開時(shí)需一定的方法和技術(shù)。在不影響字跡情況下，先點(diǎn)少量溫水將膠粘物化軟，直至黏性降致最低時(shí)再用工具慢慢揭開。3.編號(hào)。數(shù)字化的檔案檔號(hào)需準(zhǔn)確，其內(nèi)不能出現(xiàn)重號(hào)、漏號(hào)，否則會(huì)給圖像排列帶來困難。4.頁面修整。較厚的案卷直接掃描會(huì)漏光，影響圖像質(zhì)量，需要拆卷；字跡緊靠裝訂線的檔案不能完全掃描，也要拆卷；以件為單位裝訂的檔案影響數(shù)字化的也要拆分。紙張破損和字跡不清的檔案在掃描前要進(jìn)行技術(shù)處理。由于年代不同，載體、字跡復(fù)雜多樣，紙張質(zhì)量差異很大，字跡清晰度也不同，分別依照破損紙張修復(fù)和字跡褪變恢復(fù)技術(shù)，選用合乎要求的材料以修補(bǔ)或托裱方式對(duì)檔案紙張進(jìn)行加固或選用相應(yīng)的材料對(duì)模糊不清褪變字跡進(jìn)行特殊處理，以盡量恢復(fù)原字跡狀態(tài)。

（二）資金條件。檔案數(shù)字化需要一系列設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、縮印設(shè)備等高性能設(shè)備。這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度比較快，需要大量的資金投入。業(yè)務(wù)外包的單位還要支付相當(dāng)?shù)募庸べM(fèi)用。

（三）標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。檔案數(shù)字化涉及信息的存儲(chǔ)與管理、訪問與查詢、安全和權(quán)限一系列標(biāo)準(zhǔn)問題。如果數(shù)據(jù)格式各自為政，不統(tǒng)一，就不能實(shí)現(xiàn)信息共享，更談不上安全有效利用。

三、提高檔案數(shù)字化質(zhì)量采取的主要措施

（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。數(shù)字化是技術(shù)密集業(yè)務(wù)，涉及檔案管理及現(xiàn)代信息技術(shù)，需要高素質(zhì)的人才支撐。人員素質(zhì)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時(shí)間段的延長。即使采用數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的形式，從審查外包商的資質(zhì)到日常數(shù)據(jù)加工各環(huán)節(jié)監(jiān)管，都要由既懂專業(yè)又善管理的內(nèi)行負(fù)責(zé)，否則會(huì)偏離原先確定的數(shù)字化目標(biāo)，帶來因質(zhì)量問題而返工的麻煩。如對(duì)破損檔案的修復(fù)，需要由一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的修復(fù)人員來承擔(dān)。遇到嚴(yán)重破損的檔案，則要求更高，需技術(shù)非常過硬、具有豐富經(jīng)驗(yàn)的專家完成。主管部門要把好修復(fù)質(zhì)量關(guān)，不能由外包公司工作人員隨意使用不合格的粘膠劑（如固體膠）、材料（像信箋紙、復(fù)印紙等）來粘貼檔案而破壞原件，一定要按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》修復(fù)原則要求，選用厚薄、顏色質(zhì)地與檔案載體相似或相近，耐久性好的修復(fù)材料，采用可逆的修復(fù)技術(shù)（即所選用的材料在必要時(shí)能揭去重新修復(fù)）。特別是著錄格式要求、檢索方式、文件保存格式、查詢統(tǒng)計(jì)等非專業(yè)人員能勝任。

（二）爭(zhēng)取資金支持。檔案部門在爭(zhēng)取各級(jí)財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持的同時(shí)，要盡可能將數(shù)字化工作列入當(dāng)?shù)卣?wù)建設(shè)中。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源。“十三五”規(guī)劃編制在即，這是爭(zhēng)取支持的好機(jī)會(huì)。

（三）健全制度。數(shù)字化檔案的規(guī)范與否直接制約著信息交流的范圍和共享性程度，影響檔案信息資源的建設(shè)與開發(fā)利用。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本地情況制訂統(tǒng)一規(guī)范的實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等新型技術(shù)應(yīng)用。作為一項(xiàng)全新業(yè)務(wù)，很多問題需要探索研究，如數(shù)字化檔案信息法律地位、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、信息安全（在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的當(dāng)今社會(huì)，“病毒”和“黑客”等安全問題日益嚴(yán)重）、電子文件歸檔（在電子政務(wù)背景下，文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，以便于修改、復(fù)制、檢索和利用，歸檔則要求“雙套制”，以避免重蹈立檔單位形成的電子文件打印成紙質(zhì)文件之后便自生自滅，到時(shí)又要重新掃描“還原”成傳統(tǒng)數(shù)字化文件的惡性循環(huán)之路）標(biāo)準(zhǔn)問題，維護(hù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性、可控性，以及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、可靠性。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上，推廣應(yīng)用相對(duì)統(tǒng)一的檔案管理軟件，利于檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。才能提高管理水平，發(fā)揮檔案數(shù)字化成果的效能。

［1］徐曉春.影響檔案數(shù)字化進(jìn)程的諸多因素［J］.中國檔案報(bào)，2012（4）.