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        冶金高校科技檔案分類之我見

        2016-11-26 08:42:51遼寧科技大學(xué)楊曉慧
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年3期
        關(guān)鍵詞:系統(tǒng)性分類檔案管理

        文/遼寧科技大學(xué) 楊曉慧

        冶金高??萍紮n案分類之我見

        文/遼寧科技大學(xué) 楊曉慧

        科技檔案分類,是檔案管理學(xué)的重要組成部分;是科技檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié);是有效管理科技檔案的基本方法??萍紮n案分類的目的在于應(yīng)用??茖W(xué)分類能迅速而準(zhǔn)確地提供利用。本文結(jié)合工作實(shí)際,論述了對(duì)冶金高??萍紮n案分類工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)際應(yīng)用。

        冶金高校;科技檔案;分類科技檔案分類原則應(yīng)遵循科學(xué)性、實(shí)用性和長遠(yuǎn)性??茖W(xué)性,就是要按分類學(xué)的一般原則,結(jié)合科學(xué)技術(shù)的客觀規(guī)律和本科學(xué)、本部門的特點(diǎn)進(jìn)行分門別類;實(shí)用性,就是便于保管、便于快速查找,層次清楚,簡明扼要;長遠(yuǎn)性,就是要結(jié)合本科學(xué)的長遠(yuǎn)發(fā)展,結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化要求進(jìn)行分類。這三條原則是相輔相成的,是現(xiàn)代科技檔案分類必須遵循的,只有遵循這些原則,才能做到科學(xué)分類。

        隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的不斷革新,推動(dòng)了科技檔案管理的飛速發(fā)展和不斷變化,科技檔案也就相應(yīng)地出現(xiàn)許多新的分類方法。不同學(xué)科、不同類型、不同部門的科技檔案,有著不同自然形成規(guī)律和特點(diǎn),分類方法也有所不同。目前通常采用的分類方法有:按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品型號(hào)、設(shè)備型號(hào)分類;按專題、專業(yè)分類;按地域、按體制、按時(shí)間分類等等。

        根據(jù)科技檔案分類的原則,結(jié)合高校專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)科較多的特點(diǎn),我校采取了數(shù)字為代號(hào),按學(xué)科分類的方法,通過認(rèn)真總結(jié),以數(shù)字為代號(hào),按學(xué)科分類有以下5個(gè)特點(diǎn):

        一、按學(xué)科分類可保持學(xué)科的系統(tǒng)性

        我校是一所以工學(xué)為主,涵蓋工學(xué)、理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、文學(xué)、法學(xué)、藝術(shù)7大門類的多科性大學(xué)。學(xué)校始建于1948年。1958年成立本科學(xué)院——鞍山鋼鐵學(xué)院,隸屬于原冶金工業(yè)部,是我國較早組建的冶金高校之一。我校現(xiàn)設(shè)有本科專業(yè)50個(gè),省、部級(jí)重點(diǎn)學(xué)科5個(gè),具有博士學(xué)位授予權(quán)的一級(jí)學(xué)科1個(gè),二級(jí)學(xué)科6個(gè),具有碩士學(xué)位授予權(quán)的一級(jí)學(xué)科9個(gè),二級(jí)學(xué)科39個(gè)。在每年教學(xué)、科研時(shí)間中,都會(huì)產(chǎn)生一定數(shù)量的教學(xué)成果和科研成果,這些成果便是我校科技檔案的主體,這些檔案來自各個(gè)學(xué)科,如果按專業(yè)、按體制、按時(shí)間、按專題分類,都有弊端,如果把多學(xué)科的東西混雜在一起,給查找、利用造成一定困難。如果按學(xué)科分類,就把各個(gè)學(xué)科的教學(xué)成果和科研成果自然地匯集在一起。既便于查找,又便于利用。以科研類檔案為例:一個(gè)學(xué)科的科研成果,也就是這個(gè)學(xué)科的科技檔案,這些檔案既是一個(gè)專題的研究成果,也是這個(gè)學(xué)科的研究成果,那么這些研究成果,既有基礎(chǔ)理論研究,又有應(yīng)用研究,還有發(fā)明研究,這三類研究就構(gòu)成了這個(gè)學(xué)科的系統(tǒng)性。這樣,這個(gè)學(xué)科的科技檔案既體現(xiàn)了一個(gè)課題的完整系統(tǒng)性,也保持了每個(gè)學(xué)科科技檔案的相對(duì)獨(dú)立性和系統(tǒng)性,以及他們之間的有機(jī)聯(lián)系。

        二、按學(xué)科分類能保持學(xué)科的聯(lián)系性

        教學(xué)、科研工作連續(xù)性很強(qiáng),比如教材的編寫、課題的研究都具有一定的連續(xù)性。例如:有些科研課題需要幾年、十幾年、幾十年才能完成;有的攻關(guān)課題需要幾代科技人員去連續(xù)完成;有的課題因故中斷或取得負(fù)結(jié)果的都要及時(shí)歸檔,這些重要的階段總結(jié)、試驗(yàn)記錄、論文、階段成果、研究的負(fù)結(jié)果都是寶貴的科技檔案,會(huì)給后來的科技人員研究提供借鑒。因此按學(xué)科分類,充分保持了學(xué)科成果研究的連續(xù)性和成套性,大大方便了科技人員的充分利用,同時(shí)為學(xué)科總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展學(xué)科提供了方便條件。

        三、按學(xué)科分類方便利用

        第一,按學(xué)科分類,科技檔案存放順序和檔案分類方案是一致的,便于迅速查找,方面利用.第二,按學(xué)科分類,科研檔案既體現(xiàn)了每個(gè)科研課題的獨(dú)立性,又保持了學(xué)科的系統(tǒng)性、連續(xù)性,這樣既能滿足科技工作者的專題需要,也能滿足科技工作者涉獵大量成套性和系統(tǒng)性科技檔案的需要。第三,科技檔案有一定的保密性,特別是一些密級(jí)較高的科技檔案在一定時(shí)間內(nèi),有一定的密級(jí),按學(xué)科分類組卷,便于保密,方便利用。

        四、按學(xué)科分類方便鑒定

        按學(xué)科分類,保持了學(xué)科的獨(dú)立性、完整性、系統(tǒng)性,這樣就便于分析比較,便于鑒定。例如:一個(gè)學(xué)科的科研成果,標(biāo)志著這一學(xué)科在各個(gè)不同歷史時(shí)期的發(fā)展情況,這些研究成果檔案,無論是基礎(chǔ)理論研究,還是應(yīng)用研究和發(fā)展研究,它們之間存在著一定的內(nèi)在聯(lián)系,鑒定這些成果檔案的學(xué)術(shù)價(jià)值、歷史價(jià)值、實(shí)用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值時(shí),必須分析它們之間的內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,才能正確評(píng)價(jià)這一研究成果檔案在科研工作中的地位和作用,從而得出正確鑒定科技檔案價(jià)值的結(jié)果。也就是說,按學(xué)科分類,便于鑒定。

        五、按學(xué)科分類便于信息化管理

        管理科學(xué)有以下4個(gè)特征:即以決策作為管理的中心思想;要求對(duì)各種管理行為進(jìn)行定量的可行評(píng)價(jià);大量應(yīng)用數(shù)學(xué)模型;廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)作為管理的主要技術(shù)手段。科技檔案管理現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化、科學(xué)化是歷史的必然。不管我們現(xiàn)在條件具備與否,但在我們制定分類大綱時(shí),必須遵循長遠(yuǎn)的原則,考慮到信息化管理的因素。首先要注意做好科技檔案的基礎(chǔ)工作和標(biāo)準(zhǔn)化工作,逐步由手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理過渡??萍紮n案分類不科學(xué)、不合理會(huì)造成檔案前期處理工作繁重,勢必給檔案管理的信息化建設(shè)造成困難,因此延誤信息化管理的時(shí)間。按學(xué)科分類案卷專題性強(qiáng),便于信息化管理。

        事物都是一分為二的,按學(xué)科分類,有一定優(yōu)點(diǎn),有一定的科學(xué)性和適用性。但也有其弊端。其一,分類層次較多,一般需要四層,這樣分類號(hào)多和號(hào)碼較長,在不熟悉代碼含義的情況下,不能一目了然。其二,排架時(shí)箱內(nèi)需留有一定空間,一定時(shí)間需倒架,案卷所在箱不能長期固定。

        總之,按學(xué)科分類,有它一定的科學(xué)性和實(shí)用性,由于受筆者的主觀和客觀條件所限,對(duì)學(xué)科分類的特點(diǎn)揭示和闡述的還不夠確切和深透,所以按學(xué)科分類是不是目前諸分類法中的最佳方案,還有待進(jìn)一步探討。

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