文/黑龍江省地質(zhì)測繪院 吳婷婷

紙質(zhì)檔案管理對檔案安全的影響及對策研究

文/黑龍江省地質(zhì)測繪院 吳婷婷

電子檔案由于其方便快捷、易于保管和傳輸，成為檔案管理的一大種類，然而，紙質(zhì)檔案也有著相對應(yīng)的優(yōu)勢和不可替代性。在這種情況下，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理制度、將紙質(zhì)檔案科學(xué)地與電子檔案相結(jié)合并加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和素質(zhì)提升就變得尤為重要。本文通過研究紙質(zhì)檔案的缺陷和優(yōu)勢，分析了紙質(zhì)檔案對檔案安全的影響，并對紙質(zhì)檔案管理提出一些建議。

紙質(zhì)檔案；檔案安全；影響及對策

由于紙質(zhì)檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質(zhì)檔案管理具有獨(dú)特的優(yōu)勢和劣勢，所以在現(xiàn)代檔案理中，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方法，在管理和制度方面建立科學(xué)的方法，并提高檔案管理人員的素質(zhì)，科學(xué)管理紙質(zhì)檔案。

一、紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)及缺陷

紙質(zhì)檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現(xiàn)代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關(guān)注和青睞，但傳統(tǒng)的、具有原始性質(zhì)的紙質(zhì)檔案也不容忽視。據(jù)了解，紙質(zhì)檔案具有以下特點(diǎn)：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩(wěn)定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復(fù)用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質(zhì)檔案對檔案安全的影響及優(yōu)勢

（一） 紙質(zhì)檔案可以較為獨(dú)立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質(zhì)檔案可以獨(dú)立地完成信息的記載。在紙質(zhì)檔案的記錄中，紙質(zhì)檔案的閱讀、調(diào)閱和使用都可以單獨(dú)完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)等高科技，信息與設(shè)備結(jié)合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質(zhì)檔案載體穩(wěn)定、可較長期地保存資料。紙質(zhì)檔案相比其他檔案記載方式有更加穩(wěn)定、耐用的特點(diǎn)，因?yàn)闄n案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達(dá)到這個要求。因?yàn)殡娮有畔艿蕉喾N因素的影響，如環(huán)境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。

（三）紙質(zhì)檔案記載方式傳統(tǒng)而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調(diào)閱方式，而電子檔案相比紙質(zhì)檔案來說，運(yùn)用的是更為先進(jìn)的記錄技術(shù)和調(diào)閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機(jī)盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質(zhì)檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的年代，科技發(fā)達(dá)給現(xiàn)代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現(xiàn)象也更普遍了。所以紙質(zhì)檔案在這一點(diǎn)上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴(yán)密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質(zhì)檔案的存在，很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數(shù)據(jù)而達(dá)到其特有目的的幻想，維護(hù)了檔案的權(quán)威。同時，紙質(zhì)文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質(zhì)檔案?？梢哉f，辦公自動化系統(tǒng)中的不安全因素，充分體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案存在的重要性，同時也穩(wěn)固了紙質(zhì)檔案在檔案中的地位。

三、紙質(zhì)檔案管理的對策研究

（一）與電子檔案相結(jié)合。既然紙質(zhì)檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質(zhì)檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的特點(diǎn)，可以將紙質(zhì)檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨(dú)立又相互聯(lián)系的系統(tǒng)。應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統(tǒng)之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質(zhì)檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學(xué)性和集中性。建立集中管理的紙質(zhì)檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續(xù)使用性造成的破壞。

（三）建立科學(xué)的管理制度。由于紙質(zhì)檔案的無法更改性和永久性，應(yīng)必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質(zhì)檔案的科學(xué)管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應(yīng)該為每一份檔案建立相應(yīng)的記錄制度。實(shí)施檔案保管和整理的責(zé)任制，確保發(fā)生業(yè)務(wù)之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。最后也是最重要的一方面，就是必須加強(qiáng)檔案管理人員的相應(yīng)素質(zhì)。第一，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)了解紙質(zhì)檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應(yīng)記錄在編，防止自管自盜的現(xiàn)象發(fā)生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現(xiàn)代檔案管理的制度，從而使紙質(zhì)檔案管理更加科學(xué)化。

四、結(jié)語

雖然在信息科技大力發(fā)展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質(zhì)檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質(zhì)檔案的研究仍然十分有必要。在紙質(zhì)檔案管理建設(shè)中，我們也應(yīng)該跟上科技發(fā)展的步伐，在紙質(zhì)檔案建設(shè)上搶占制高點(diǎn)，這樣才能使紙質(zhì)檔案與電子檔案在發(fā)展中交相輝映。

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[2]李紅梅.電子檔案與紙質(zhì)檔案保管上的差異及電子檔案安全性管理[J]. 青海電力,2006（04）:64-67.