文/衡陽市第二人民醫(yī)院（衡陽市第一精神病醫(yī)院） 黃艷秀

如何實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化

文/衡陽市第二人民醫(yī)院（衡陽市第一精神病醫(yī)院） 黃艷秀

目前，對醫(yī)院檔案進行信息化建設(shè)已勢在必行。所謂檔案信息化就是在檔案工作中充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資源進行處理、管理、開發(fā)并提供利用，達到為社會發(fā)展提供服務(wù)的目的。對醫(yī)院來說，它是科學(xué)高效地為醫(yī)療、科研等各項工作服務(wù)的有力保證。

醫(yī)院；檔案管理；信息化

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）大量數(shù)字化檔案信息形成。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使電子文件大量產(chǎn)生，醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息主要來自兩方面。一方面產(chǎn)生于醫(yī)院日常行政事務(wù)中。目前，本單位、上級以及有關(guān)部門下發(fā)的文件、報表、通知等大多通過網(wǎng)絡(luò)傳達，傳統(tǒng)的檔案管理建立在手工管理基礎(chǔ)上，已不能適應(yīng)新形勢下檔案的存儲、收集、管理和利用。另一方面產(chǎn)生于醫(yī)療業(yè)務(wù)流程中。計算機的普及，使得目前大多數(shù)醫(yī)院在日常醫(yī)療事務(wù)中廣泛采取網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理方式。病人從住院掛號開始便進入到計算機網(wǎng)絡(luò)化管理之中。信息化從根本上改變了醫(yī)院的管理模式，這一轉(zhuǎn)變要求醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必然要有新思路、新想法，必然要變革傳統(tǒng)的管理模式，適應(yīng)全方位信息交流的客觀形勢。

（二）民眾對檔案信息數(shù)字化利用的需求日益高漲。目前很多醫(yī)院病人在出院后，如需利用病案內(nèi)容進行醫(yī)療費報銷或會診，只能在出院的15個工作日后，由病人或家屬重返醫(yī)院到各部門辦理相關(guān)手續(xù)后，才能拿到。這對于路途遙遠或行動不便的利用者來說是一件苦不堪言的事情。如果醫(yī)院能夠提供電子病歷檔案，檔案利用者在家里通過網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院檔案部門聯(lián)系，利用網(wǎng)絡(luò)辦理相關(guān)手續(xù)后，就可取得自己的病歷檔案，這對于廣大患者和病歷檔案利用者來說無疑是一件偉大的善舉。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的新思路

（一）強化檔案信息化建設(shè)的意識。檔案信息化建設(shè)水平的高低，取決于院領(lǐng)導(dǎo)的支持和各級部門的積極參與，尤其是領(lǐng)導(dǎo)思想意識的提高。領(lǐng)導(dǎo)如果能將單位的信息化建設(shè)提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度去對待，加大檔案信息建設(shè)的投資力度，改進管理手段，將對檔案信息化建設(shè)起到極大的推動作用。同時檔案工作人員在檔案信息化建設(shè)中也要保持主人翁姿態(tài)，積極主動地宣傳相關(guān)的法律法規(guī)。擁護并支持醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)是每個員工義不容辭的責任。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊伍的建設(shè)。良好的軟硬件設(shè)施是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，因此要加快檔案信息化建設(shè)，就要加大資金投入力度，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。同時必須加強人才培養(yǎng)儲備。采取“請進來，送出去”等多種方式，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引進檔案專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

（三）建立醫(yī)院局域網(wǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡(luò)獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，通過醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，將醫(yī)院各業(yè)務(wù)流程中的信息集中起來進行有效整合，通過定期在局域網(wǎng)上發(fā)布最新檔案信息、目錄，讓員工隨時獲得醫(yī)院信息，實現(xiàn)資源共享，促進檔案工作成果及時轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。從而提高檔案管理和利用效率，形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。

（四）重視并加強檔案信息安全管理。首先檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識，規(guī)范個人行為，務(wù)必保證檔案實體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預(yù)防和制止。此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全問題也應(yīng)引起檔案工作者的重視。

三、結(jié)語

實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分。信息時代既給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，更為其帶來了極好的機遇。這也要求我們醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機操作等技能，提高新時期下檔案工作者的自身素質(zhì)修養(yǎng)，以滿足社會進步和醫(yī)院發(fā)展對檔案管理不斷提高的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義醫(yī)院檔案事業(yè)、為更好地服務(wù)于社會主義和諧社會建設(shè)作出貢獻。