文/江西遠洋運輸公司 王麗麗

國有企業(yè)辦公室工作中存在的問題與改進措施

文/江西遠洋運輸公司 王麗麗

隨著社會GDP總量的不斷增長，國有企業(yè)也隨之不斷壯大，倘若管理制度不夠嚴格，在發(fā)展過程中必然會引起諸多問題。辦公室是企業(yè)中的核心部門，一旦該部門出現(xiàn)問題得不到及時有效的解決，必然會給企業(yè)帶來嚴重的后果。本文通過闡述國有企業(yè)辦公室工作中存在的若干問題，提出了有效的改進措施，具有一定的參考價值。

國有企業(yè)；辦公室；問題；改進措施

國有企業(yè)辦公室，是一個展示企業(yè)形象的窗口，是直接為領導服務的綜合辦事機構，是溝通上下左右、聯(lián)系四面八方的橋梁和紐帶。在新形勢下，國有企業(yè)辦公室工作如何能打破陳規(guī)陋習、卓有成效地創(chuàng)新工作思路、提升整體辦事績效？如何能切合實際、與時俱進、改變形象、更大更好地發(fā)揮其職能作用，為企業(yè)作出更大的貢獻？是一個不容忽視的問題。

一、不良現(xiàn)狀及存在的問題

國有企業(yè)辦公室的設置和職能作用的發(fā)揮，無論是企業(yè)大小或名稱怎么確定，都沿襲著一些不良的認識和做法，沒有真正體現(xiàn)和發(fā)揮行政辦公室應有的功能和作用。

（一）工作內容繁多，雜亂無序。國有企業(yè)辦公室在企業(yè)管理中扮演者助手、協(xié)調、服務、參謀的作用。因此，辦公室工作中涉及的企業(yè)管理問題多且雜亂無章。國有企業(yè)辦公室每天要負責的有文件的處理、安排會議、承上啟下、人事管理、計發(fā)工資、安全保衛(wèi)、領導交辦的其他事宜等。國有企業(yè)辦公室工作量大、業(yè)務種類繁多，以至于辦公室員工的工作壓力大增，因而也大大降低了工作效率，影響了企業(yè)的管理水平。

（二）參謀助手作用發(fā)揮不充分。在日常辦公室工作中，辦公室總是被動服務多，發(fā)揮主觀能動性少。平時辦公室業(yè)務比較繁忙，只是忙于應付領導交辦的各種任務，而對于當好領導參謀助手這一點做得還不夠。辦公室是企業(yè)的窗口、集服務、調研、參謀職能于一身，是企業(yè)領導決策的參謀助手。衡量辦公室工作質量和工作水平，不僅要看日常工作運轉的效果，還要看對領導決策的參與程度和切入深度，看關鍵問題、關鍵環(huán)節(jié)、關鍵時刻能不能為領導當好參謀。因此辦公室日常工作中易忽視的參謀這一角色，其實是辦公會工作的主要職責。

（三）受重視程度低，影響辦事效率。辦公室工作包含了企業(yè)管理的各個方面，但權力卻是非常小，只是負責企業(yè)的辦事權利和領導執(zhí)行時的下達權利。而在企業(yè)的一些重要事項上卻沒有參與討論、沒有發(fā)言的權利。所以，一般國有企業(yè)辦公室人員扮演的都是“傳話筒”的作用，由于權利小，受重視程度低，不能認識到辦公室工作的重要性，這直接影響了辦公室工作人員的積極性，導致企業(yè)相關的政策與制度無法順利執(zhí)行，辦公室工作效率難以提高。

辦公室工作作為企業(yè)的中心，對企業(yè)的生產和未來的發(fā)展有著至關重要的作用。隨著社會經濟的發(fā)展和國有企業(yè)的改革，企業(yè)辦公室工作也要進行創(chuàng)新，更新舊的工作理念，適應時代發(fā)展的步伐，提高政工工作效率，適應企業(yè)發(fā)展的需求，也為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

二、改進國有企業(yè)辦公室工作中問題的措施

（一）加強辦公室人員素質培養(yǎng)，努力提高工作效率。

時代在前進，技術不斷更新，辦公室工作涉及面廣，特別是企業(yè)辦公室又擔負著領導輔助決策的任務，日常如果不加強素質培養(yǎng)和不斷更新知識，就無法勝任工作。辦公室人員要不斷學習新知識、新技術，跟上時代發(fā)展的腳步。必須把提高員工素質放在一個重要的位置上，學習相關業(yè)務知識以及熟練掌握辦公自動化。除了理論學習還應多向有經驗的辦公室前輩學習，理論與實際相結合，才能取得較好效果，才能有效處理辦公室繁雜的業(yè)務。

（二）提高參謀意識，積極發(fā)揮職能作用。辦公室發(fā)揮參謀助手作用，既是其崗位職責所在，也具有其獨特的優(yōu)勢。首先，辦公室的工作就是為企業(yè)的決策部署服務，其工作與企業(yè)領導層的工作“同頻共振”，辦公室的工作就是要圍繞企業(yè)決策部署和領導思路來開展，起到事前參謀、事后督促的作用。其次，辦公室人員與企業(yè)領導朝夕相處，工作中能夠比較準確地領會領導意圖，也可隨時向領導進行咨詢或反饋，有利于決策的科學和工作的落實。最后，辦公室作為企業(yè)聯(lián)系上下、溝通內外的樞紐，工作中接觸的面比較廣，通過對收集信息的匯總、過濾，最終給領導決策提供信息支持。同時，辦公室還應該圍繞企業(yè)中心工作，對企業(yè)決策部署落實情況進行調查和督辦，促進工作執(zhí)行力的提高，這也是發(fā)揮參謀助手的具體體現(xiàn)。

（三）明確企業(yè)職責分工，充分發(fā)揮辦公室協(xié)調作用。國有企業(yè)辦公室的重點是做好協(xié)調工作，首先，要充分認識協(xié)調工作的目標，企業(yè)要明確職責分工，把各部門和各崗位統(tǒng)一協(xié)調起來，使各部門有共同的奮斗目標并為之共同努力。要重視辦公室協(xié)調中心作用，充分發(fā)揮辦公室職能，讓各種資源得到優(yōu)化配置，使企業(yè)效率最大化。其次，辦公室要協(xié)調好各種關系，處理好領導與服務同事的關系；處理好做人與做事的關系；要處好辦文與辦事的關系；還要處理好當前利益與長遠利益的關系。明確各崗位職責，充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調作用，進而增強企業(yè)的總體工作效率。

三、結語

總之，辦公室工作對于企業(yè)發(fā)展關系重大，為了進一步提高辦公室辦公效率，促進企業(yè)發(fā)展，要充分認識到辦公室工作中存在的問題及缺點，及時改進，不斷強化辦公室工作效能，有效促進國有企業(yè)的健康持續(xù)快速發(fā)展。