文/吉林大學(xué) 葛曉野 邊江

提高高校公文處理質(zhì)量的有效策略運(yùn)用

文/吉林大學(xué) 葛曉野 邊江

公文是高校日常教育管理的重要載體，要提高高校管理水平，就必須做好高校公文處理工作，確保能及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)貫徹落實(shí)黨和國家的方針政策。本文從公文處理工作的具體操作流程方面著手，提出幾點(diǎn)對(duì)策以提高高校公文處理質(zhì)量。

高校公文；處理質(zhì)量；提高對(duì)策

公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體實(shí)施管理的基本工具和手段。在高校，公文是傳達(dá)貫徹黨和國家方針、政策，發(fā)布相關(guān)教育法規(guī)及規(guī)章，施行教學(xué)科研計(jì)劃，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況及交流工作經(jīng)驗(yàn)的重要工具。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。做好公文處理，有助于提高工作質(zhì)量和工作效率，學(xué)校各單位各部門應(yīng)重視公文處理工作，加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，逐步改善辦公手段，提高辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)，使高校公文處理質(zhì)量有效提高。

一、高校領(lǐng)導(dǎo)人提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)公文辦理工作領(lǐng)導(dǎo)

作為高校辦公室主要負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視公文處理工作，充分認(rèn)識(shí)公文處理工作在高校管理的重要地位和作用，對(duì)公文處理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)管理，確保公文處理工作規(guī)范有序地進(jìn)行。高校領(lǐng)導(dǎo)要把握重點(diǎn)，重視規(guī)范公文程序，以身作則，加強(qiáng)公文知識(shí)的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化規(guī)范意識(shí)，自覺遵守公文處理規(guī)范，并層層把關(guān)，堅(jiān)決制止不規(guī)范按程序要求處理公文的行為。負(fù)責(zé)人正確行使批辦公文職責(zé)，應(yīng)細(xì)致審批，正確簽署意見，批示意見要寫清楚，表明擬辦意見，明確指出承辦方或承辦人，避免發(fā)生互相推脫和無人負(fù)責(zé)而造成公文被積壓或超遲辦理的狀況。

二、規(guī)范公文處理行為

公文的處理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范的程序進(jìn)行，才能減少處理時(shí)間的耗費(fèi)，保證辦文的質(zhì)量。如：送批公文時(shí)，應(yīng)先遞交學(xué)校辦公室，由收辦人員按類別、序號(hào)登記，貼公文處理單，注明緩急程度，送辦公室主任或副主任簽批擬辦意見后，再登記送主管領(lǐng)導(dǎo)批示。

起草公文要確保格式規(guī)范按照相應(yīng)的文種格式要求寫，文字精煉、條理清晰、突出重點(diǎn)，使人一目了然，不可濫用文種。公文的收、發(fā)文辦理應(yīng)嚴(yán)格按照收、發(fā)制度執(zhí)行，收、發(fā)文辦理不當(dāng)?shù)奈母搴筒环瞎奶幚硪?guī)定的文稿，一律不予簽發(fā)。加強(qiáng)規(guī)范公文督辦環(huán)節(jié)，嚴(yán)格督促承辦部門及承辦人，檢查各項(xiàng)辦理程序是否規(guī)范合理，確保公文處理工作有效運(yùn)行。根據(jù)督辦制度建立督辦建立系統(tǒng)，明確督辦部門和主要督辦人，按照實(shí)際情況規(guī)定辦理時(shí)間，對(duì)承辦部門提出效率辦理要求，要求督辦人提前上報(bào)在承辦過程中遇到的問題，不能按期完成的承辦單位，及時(shí)申請(qǐng)更改或延期，待上級(jí)批準(zhǔn)方可執(zhí)行。

三、利用先進(jìn)的辦公手段，規(guī)范辦文程序

為推進(jìn)公文辦理自動(dòng)化建設(shè)，提高公文處理工作質(zhì)量和效率，高校應(yīng)加大投入改善辦公設(shè)備，適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、多功能電話機(jī)、攝影攝像機(jī)、自動(dòng)裝訂機(jī)等。要充分利用這些先進(jìn)的辦公設(shè)備，建立數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)文件進(jìn)行電子存檔、分類及資源共享，以此實(shí)現(xiàn)無紙化辦公和辦公管理自動(dòng)化，拓展辦文途徑，節(jié)省人力、物力，從而使公文處理程序更加規(guī)范，使公文處理工作更加合理有效進(jìn)行和工作效率的有效提高。

四、提高辦公室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

高校規(guī)范公文處理程序，首先要提高辦公室工作人員的業(yè)務(wù)水平。定期對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)中共中央辦公廳、省教育廳等上級(jí)部門頒布的政策法規(guī)，提高辦公人員的公文寫作能力，掌握公文處理的基本處理程序和方法，提高按程序制文、辦文的自覺性和增強(qiáng)有效制文、辦文的責(zé)任心，保證在處理公文質(zhì)量的前提下提高處理速度，定期整理公文處理中存在的問題，并組織討論，相互交流學(xué)習(xí)，為提高管理水平共同出謀劃策。同時(shí)，還要普及辦公室人員使用和操作辦公軟件的能力，要求辦公室人員熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，開辟更多公文處理的途徑，使公文處理更規(guī)范更科學(xué)和規(guī)范。

五、加強(qiáng)組織隊(duì)伍建設(shè)

因公文處理的工作量大，高校辦公室有必要加強(qiáng)組織隊(duì)伍建設(shè)。按照公文處理工作的性質(zhì)和需求，廣開進(jìn)賢之路，不拘一格選拔人才，制定人才儲(chǔ)備計(jì)劃，避免因人才儲(chǔ)備不足而制約辦公室公文處理的進(jìn)程和效率，超前培養(yǎng)，創(chuàng)立一支后備精英，增強(qiáng)辦公室人員之間的競(jìng)爭(zhēng)力，避免因人才短缺而制約工作效率。具體方法：一是發(fā)掘內(nèi)部現(xiàn)有人員的潛力，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)和崗位，進(jìn)行二次分配及加強(qiáng)培養(yǎng)；二是拓寬渠道，引進(jìn)優(yōu)秀人才，放到適合的崗位進(jìn)行鍛煉，形成后備人才庫，為充實(shí)公文處理隊(duì)伍打好基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

高校公文處理是一項(xiàng)繁瑣又極其重要的工作，它的工作性質(zhì)是經(jīng)常性的且工作量大。在高校辦公室中公文處理作為最主要的工作內(nèi)容和辦公方式，它具有很強(qiáng)實(shí)效性的工作。因此，高校辦公室人員應(yīng)樹立“行文少，辦文精”的觀念，提高公文質(zhì)量，掌握公文處理的規(guī)律，做好公文處理工作，提高公文處理水平，最終提高高校內(nèi)部管理水平，實(shí)現(xiàn)高校的科學(xué)發(fā)展。

[1]王靜.普通高等師范院校公文處理問題的思考[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報(bào),2015,36(09):137.

[2]陳琳.提高高校辦公室人員公文寫作質(zhì)量的思考[J].職業(yè)技術(shù),2016,15(05):52.