文/中國石化股份勝利油田分公司勝利采油廠信息(檔案)管理中心 劉薇

會計檔案電子化管理的風(fēng)險與防范分析

文/中國石化股份勝利油田分公司勝利采油廠信息(檔案)管理中心 劉薇

本文立足于技術(shù)應(yīng)用、政策法規(guī)、信息安全等方面對潛在風(fēng)險進行分析，探討會計檔案電子化管理風(fēng)險的防范措施。

會計檔案；電子化；管理；風(fēng)險；防范

在互聯(lián)網(wǎng)的推動下，我國的會計行業(yè)產(chǎn)生了大量的會計電子檔案，其中包括會計報表、會計賬簿、會計憑證等等重要信息，對于信息的管理和保存需要預(yù)知風(fēng)險和掌控防范措施。會計檔案電子化管理需要提高電子憑證的安全性，完善電子憑證的適應(yīng)性，在盡可能的情況下，保持數(shù)據(jù)的完整、真實和安全。

一、會計檔案電子化管理的特點

（一）會計檔案電子化管理的準確性。利用檔案記錄信息目的在于保證信息的原始性和客觀性，目前電子檔案正在取代紙質(zhì)檔案，以更大的容量和更精確的數(shù)據(jù)保證會計檔案的完美運行。隨著技術(shù)的日新月異，檔案管理也總是會跟隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行更新，每一次的系統(tǒng)升級都意味著電子數(shù)據(jù)的依次更新補充，這是一個有雙重效果的結(jié)局：一方面，以前的電子檔案進行了升級處理；另一方面，多版本的電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)，使得數(shù)據(jù)不再具有唯一性。故而，電子數(shù)據(jù)的保管與保存相比紙質(zhì)檔案的保存更具完整性與持續(xù)性。其次，會計檔案的電子管理具有檢索功能，相比紙質(zhì)檔案的抽查，電子檔案的檢索可以使檔案檢查工作更加高效精準。

（二）會計檔案電子化管理的完整性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案可以永久保存，具有穩(wěn)定性的優(yōu)點，然而會計電子檔案的保存在這一方面卻顯得略遜一籌。計算機讓電子檔案變得普及化，可是電子數(shù)據(jù)存儲容易更改，或者丟失，這為電子化管理帶來難題。作為會計行業(yè)的基本要求，會計電子檔案的完整性問題是可以解決的，完善會計電子檔案電子數(shù)據(jù)收集、歸檔制度是關(guān)鍵，同時多項對比，驗證完整性。最后，注意對文件進行安全備份，確保萬無一失。會計電子檔案的完整性同樣可以得到認可。

二、會計檔案電子化管理的風(fēng)險

（一）妥善保存的風(fēng)險。會計檔案電子化保存具有風(fēng)險。電子化存儲依賴磁性介質(zhì)載體，一旦磁性介質(zhì)受到潮濕、消磁、灰塵等環(huán)境方面的威脅，就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的受損。換句話說，會計檔案電子化管理的環(huán)境要求不比紙質(zhì)檔案環(huán)境要求低，維護電子化檔案就需要維持適宜的環(huán)境。

（二）規(guī)章制度風(fēng)險。會計檔案電子化作為新興的檔案管理方式方法，其管理執(zhí)行制度還在摸索階段，缺乏科學(xué)完善的電子化檔案管理技巧。關(guān)于涉及的規(guī)章制度管理風(fēng)險主要體現(xiàn)在工作人員對于電子化檔案管理認知的缺失。許多工作人員以往接觸的都是紙質(zhì)檔案的管理和分類，如今，面對會計檔案電子化，這種新的流程與新的執(zhí)行標(biāo)準需要時間去熟知，需要經(jīng)驗去摸索，需要過程去適應(yīng)。所以，目前會計檔案電子化管理仍然需要冒著一定的風(fēng)險去維持檔案管理的原始性與完整性。

（三）會計檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。會計檔案電子化管理立足于計算機信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)信息的安全問題毫無疑問會影響到會計檔案電子化管理。當(dāng)會計檔案信息電子化之后所面臨的第一個危險就在于電子化的信息容易被修改，且不易為人所發(fā)現(xiàn)，這個對于信息的原始性與安全性來說，是一個重大的威脅。如果在網(wǎng)絡(luò)的情況下，安全防護措施不到位，會計檔案信息很可能為不法分子所盜竊，重要信息很可能因此而泄露。

三、會計檔案電子化管理風(fēng)險的防范措施

（一）建立科學(xué)的會計檔案管理制度。一個有條有理的制度可以提高人員的工作效率和工作的準確度。建設(shè)科學(xué)的會計檔案電子化管理制度，是時代發(fā)展的需要。而一個科學(xué)的會計檔案電子化管理制度應(yīng)該是針對風(fēng)險而制定的，抓住要點，集中力量解決問題。深入研究電子檔案存儲環(huán)境、期限、工作人員職責(zé)、檔案管理范圍、歸檔流程等多個方面內(nèi)容，努力做到檔案管理的有章可循。

（二）妥善維護電子檔案館的環(huán)境。會計檔案電子化管理環(huán)境需要注意諸多方面，針對電子檔案的特點，保持電子檔案館溫度適宜、濕度適宜，考慮磁場影響問題，做好防火、防震、防盜、防塵、防磁等工作。會計電子檔案隨著時代的發(fā)展而得以產(chǎn)生，故而面對電子檔案的保存問題，需要做到與時俱進，從電子產(chǎn)品的特性著手，從新事物的特點著手，解決會計電子檔案的保存安全問題。

（三）解決好會計檔案電子化管理的網(wǎng)絡(luò)安全防范問題。

會計電子檔案的保管要做到數(shù)據(jù)材料完整無缺，目錄內(nèi)容正確無誤等存儲上的安全完好。當(dāng)會計檔案電子化管理本身沒有問題時，需要確保入庫數(shù)據(jù)沒有病毒，以及電子檔案設(shè)備的更新處理穩(wěn)定，控制訪問中心保障安全訪問，確保在聯(lián)網(wǎng)時有強大可靠的安全訪問控制技術(shù)。確保會計檔案電子化管理雙備份制度，以防文件的損毀，同時確保文件有嚴格的對外利用方式，通過功能設(shè)置，根據(jù)需要將有些文件設(shè)為只讀文件，有些文件設(shè)為禁止拷貝的文件，從而保證重要的信息不被泄露和更改。

（四）提高工作人員的素質(zhì)。會計檔案電子化管理作為新興的管理方向，這一職業(yè)缺乏有經(jīng)驗的管理人才和操作人才。要保證會計電子檔案的安全完整，規(guī)避風(fēng)險，需要提高管理人員和操作人員的職業(yè)技能。會計電子檔案的管理流程包括檔案收集、整理、歸檔、保管等，對檔案管理人員計算機技能要求較高，不僅需要有操作的能力，還有分析的能力，計算機系統(tǒng)維護的能力，升級的能力等。提高管理人員的素質(zhì)，加強培訓(xùn)，有利于減少會計檔案電子化的風(fēng)險。

四、結(jié)語

會計檔案電子化管理是行業(yè)發(fā)展的大趨勢，將風(fēng)險控制到最小，將數(shù)據(jù)的安全性、完整性、真實性和原始性保持到最好，是會計檔案電子化管理人員一直努力的方向。

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