朱照芳

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關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的具體分析

朱照芳

隨著我國改革開放的不斷加深，各行各業(yè)的發(fā)展也越來越迅速。事業(yè)單位作為服務(wù)人民的窗口，有必要不斷進(jìn)行改革以提升服務(wù)的質(zhì)量和效率。近年來，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給社會帶來很大變化。通過在事業(yè)單位的檔案管理工作中引入信息技術(shù)，可大大提升人員的工作效率，減輕工作壓力，為整個部門帶來很大的效益。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)行了具體分析，希望對我國事業(yè)單位的快速發(fā)展有所幫助。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

目前我國的大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理方面的工作都很不到位，這給事業(yè)單位功能的發(fā)揮造成了很大阻礙。事業(yè)單位是為人民服務(wù)的組織，其工作的質(zhì)量影響著人們的生活。因此有必要在事業(yè)單位的各個方面進(jìn)行嚴(yán)厲的改革，提升其整體的工作質(zhì)量和效率，保證其為人民服務(wù)的水平。在目前的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)觀念的影響，再加上組織結(jié)構(gòu)等并未進(jìn)行定期調(diào)整，從而造成了其工作效率低下、無法適應(yīng)當(dāng)前形勢的狀況，最終降低了整個部門的工作質(zhì)量，給人們的生活帶來麻煩。

二、信息技術(shù)概述

近年來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)。傳統(tǒng)的技術(shù)和管理方式等已無法滿足新環(huán)境的要求，越來越多的行業(yè)和單位通過改革傳統(tǒng)方式，引入互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，大大提升了部門的工作質(zhì)量，提高了工作效率，減少了因人員問題導(dǎo)致的錯誤，降低了生產(chǎn)成本，最終為單位帶來了很大的效益，使得整個行業(yè)或領(lǐng)域都得到很大發(fā)展。在檔案管理方面，信息化改革已成為未來的發(fā)展趨勢，新的技術(shù)可使繁瑣復(fù)雜的檔案管理工作得到優(yōu)化，方便相關(guān)人員的工作，減少人員的使用和人力成本，對整個部門的發(fā)展有極大的促進(jìn)作用，是深入發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。

三、信息化中所出現(xiàn)的問題

（一）缺乏專業(yè)人才

信息化技術(shù)需要大量的人才進(jìn)行支撐才能使其發(fā)揮應(yīng)有的作用，但由于我國的信息技術(shù)起步較晚，對于相關(guān)人才的培養(yǎng)不夠到位，從而使得在社會中缺乏大量信息技術(shù)人才，這就導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行信息化改革時出現(xiàn)由于人員素質(zhì)較低而導(dǎo)致的進(jìn)程緩慢等問題，大大影響了其職能的正常發(fā)揮。同時，由于單位內(nèi)部仍舊采用傳統(tǒng)的人才管理機(jī)制，并未根據(jù)社會形勢對制度進(jìn)行調(diào)整，這就造成了大量專業(yè)人員流失的問題，進(jìn)一步加劇了人才缺乏狀況。具體來說，人才的匱乏主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理的信息化改革離不開專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才的輔助，因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)是信息化的關(guān)鍵所在，這就要求管理人員既要具備檔案管理能力，又要了解大量的信息技術(shù)理論基礎(chǔ)，而這樣的復(fù)合型人才在目前的市場上少之又少；第二，由于相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得事業(yè)單位在檔案管理工作中的信息技術(shù)人才引用上的投入較低，從而給信息化改革帶來較大困難；第三，由于在目前的大多數(shù)事業(yè)單位中，并沒有設(shè)置定期組織人員培訓(xùn)的制度，使得大多數(shù)在職人員無法及時地進(jìn)行新技術(shù)的學(xué)習(xí)和使用。

（二）制度較為落后

由于在目前的事業(yè)單位中，大多數(shù)部門仍舊使用著較為傳統(tǒng)的制度，而沒有根據(jù)社會的發(fā)展做出及時的改革和調(diào)整，從而導(dǎo)致了制度與環(huán)境相矛盾的狀況，對檔案管理工作的進(jìn)行以及事業(yè)單位整體功能的發(fā)揮都帶來了很大影響。具體來說主要有以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制度較落后，在新的信息化環(huán)境下，對于檔案管理工作的質(zhì)量要求也應(yīng)做出調(diào)整，相應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)制也要及時地制定，從而保證在改革期間仍有較高的工作質(zhì)量；第二，缺乏相應(yīng)的開發(fā)利用機(jī)制，該種制度的缺乏會導(dǎo)致信息化改革出現(xiàn)不夠全面和不夠到位的問題，亟需引起相關(guān)部門的重視。

四、相應(yīng)的解決措施

（一）重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作

在人才的引進(jìn)和培養(yǎng)方面，相關(guān)部門需要做好以下幾點(diǎn)工作：第一，要以部門的長遠(yuǎn)發(fā)展作為決策的前提和基礎(chǔ)，通過一系列的優(yōu)惠和補(bǔ)貼等措施，吸引具備檔案管理能力和信息化經(jīng)驗(yàn)的人才，從而提升人員的整體素質(zhì)，為信息化改革的順利進(jìn)行打好人才基礎(chǔ)；第二，要組織定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過及時地對市場形勢及變化進(jìn)行了解，做出相應(yīng)的應(yīng)對措施，進(jìn)而保證事業(yè)單位與社會發(fā)展相協(xié)調(diào)，為人民帶來更好的服務(wù)。

（二）完善制度建設(shè)

制度的完善同樣是信息化改革的關(guān)鍵工作。首先，要進(jìn)行人員管理制度的完善，通過學(xué)習(xí)國外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，保證事業(yè)單位的檔案管理人員在信息化環(huán)境下有較好地適應(yīng)，從而使信息化所帶來的優(yōu)勢得到發(fā)揮，提升部門的工作效率和單位的服務(wù)水平；其次，在制度中要加入檔案管理技術(shù)先進(jìn)化建設(shè)的條例，這是由于在目前的社會中，技術(shù)發(fā)展十分迅速，只有定期地進(jìn)行技術(shù)更新，保持信息技術(shù)的先進(jìn)性，才能使檔案管理工作順利地開展，才能保證其發(fā)展與社會環(huán)境的變化相一致。

五、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理的信息化是發(fā)展的必然趨勢，也是時代的要求。通過進(jìn)行信息化改革，不僅能提高檔案管理工作的效率，減輕相關(guān)人員的工作壓力，提高工作質(zhì)量，還能使事業(yè)單位的功能在新環(huán)境下得到正常發(fā)揮，提升事業(yè)單位為人民服務(wù)的水平，最終促進(jìn)社會的良好發(fā)展。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化工作中存在的問題進(jìn)行了仔細(xì)分析，并客觀詳細(xì)地探討了解決方法，為相關(guān)研究人員提供了一定幫助。

［1］劉俊巖，彭兆偉.新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討［J］.黑龍江檔案，2013（4）.

［2］孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究［J］.信息技術(shù)，2014（12）.

（作者單位：崗南水庫管理局）