吳　凡

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關于事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化與標準化的具體分析

吳凡

【摘 要】本文對目前國內各事業(yè)單位的人事檔案管理進行了具體分析，對管理工作中存在的問題以及管理的規(guī)范化和標準化進行了探討，希望對我國事業(yè)單位的健康發(fā)展有所幫助。

【關鍵詞】事業(yè)單位 人事檔案管理 規(guī)范化 標準化

一、人事檔案管理的重要性和現(xiàn)狀

人事檔案管理對事業(yè)單位的重要性主要表現(xiàn)在對優(yōu)秀人才的挖掘和對人員的個人發(fā)展上。人事檔案是記錄和發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才的重要手段，通過查閱人員的個人檔案，可大致對其能力和各方面素質有一個較為準確的判斷，從而更加客觀地評價內部人員，方便部門領導做出適合單位發(fā)展的人事調整，大大提升了效率。從另一方面來說，人事檔案也有利于提升人員的工作積極性，從而進一步提升工作質量，因為對于人員來說，人事檔案反映了自己的能力和經(jīng)驗，是自己努力工作的記錄，也是個人謀求更高發(fā)展的前提。目前我國事業(yè)單位在人事檔案管理上的工作難度越來越大，傳統(tǒng)的管理方式已無法適應現(xiàn)代的更為復雜的管理環(huán)境，唯有通過重新對人事檔案管理進行規(guī)范化和標準化才能解決新出現(xiàn)的問題，促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。

二、管理中出現(xiàn)的主要問題

（一）管理的信息化水平較低

隨著社會環(huán)境日益復雜多變，事業(yè)單位的人事檔案管理也越來越繁瑣。信息化技術作為新時期的重要科技成果，在很多領域受到應用，不僅在很大程度上減輕了相關部門人員的工作壓力，還有效的提升了工作質量，減小了出錯率，同時還減少了紙質檔案的使用，節(jié)約了資源，更易于保存。但在多數(shù)事業(yè)單位中，信息化技術并未被成熟的運用，這一方面是由于人員素質較低，對信息技術的優(yōu)勢缺乏清楚的認識，另一方面是由于相關部門領導的不重視，從而延誤了跟隨時代步伐發(fā)展自身的良好契機。因此，加大培養(yǎng)信息技術專業(yè)人員，引進先進計算機技術和管理經(jīng)驗，提升人事檔案管理的信息化水平，成為事業(yè)單位提升管理工作質量的關鍵。

（二）人事檔案的更新速度較慢

人事檔案工作進度要與單位的整體步伐相一致，及時對檔案內容進行更新和完善，從而避免因相關人員的懈怠耽誤單位員工的個人發(fā)展。但在目前事業(yè)單位中，對人員的檔案記錄少之又少，大多檔案僅僅標明人員的部分履歷，既未對人員的整個工作情況進行記錄，也未及時更新其最新工作動態(tài)，這無疑對人員未來的個人發(fā)展造成一定阻礙，也不利于事業(yè)單位的正常發(fā)展。因此，有必要提升管理人員的專業(yè)素質和管理水平，保證檔案更新工作的正常進行。

（三）相關領導的重視力度不夠

人事檔案管理工作質量的好壞，歸根結底取決于部門領導在該項工作上的認識。由于我國改革開放尚未達到十分成熟的階段，使得多數(shù)人員的思想認識并未得到及時轉化，在很多關鍵問題上沒有較清晰的理解，從而在相關政策的貫徹落實工作上沒有做到位，影響了人事檔案管理工作的質量。從另一方面來看，由于新形勢下單位的工作變得更加繁瑣復雜，人員的數(shù)量和種類也在不斷增加，這在一定程度上增加了人事檔案管理的工作量和難度，但是相關領導并未及時采取有效的措施來應對這一狀況，從而造成了檔案處理滯后、設備配備不齊全以及人事檔案保管不善等問題。

三、人事檔案管理的標準化和規(guī)范化措施

（一）提高信息化水平，充分運用現(xiàn)代化管理手段

通過引進國外先進經(jīng)驗，加大推行現(xiàn)代化管理，提高信息技術在管理中的應用程度，可有效地對人事檔案管理進行規(guī)范，從而保障管理工作與時俱進良好發(fā)展。部門人員應充分利用數(shù)據(jù)庫技術來作為檔案管理的輔助工具，利用計算機記錄和更新單位人員的工作情況，利用掃描等技術來將之前的紙質資料保存到數(shù)據(jù)庫中，使檔案管理工作更加高效，同時也提升了工作質量，使管理更加規(guī)范化和標準化。

（二）轉變思想意識，提升重視力度

通過轉變領導和基層人員對檔案管理的認識，可有效保障管理工作的順利推進，從而進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。相關部門領導作為決策的制定者，首先應將自身的認識提升到較高的水平，要對國外先進的經(jīng)驗和管理手段有透徹的理解，這樣才能更加準確的把握事業(yè)單位發(fā)展和前進方向的工作。與此同時，要加大對基層員工在專業(yè)素質等方面的培養(yǎng)力度，強化檔案管理人員的服務意識，提升人員的責任心和使命感，鼓勵實事求是的工作態(tài)度，提升人員對計算機等先進設備的應用能力，從而保證檔案管理工作服務水平，達到進一步提升人事檔案管理的質量的目的。

四、結語

總而言之，新形勢下的事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化和標準化工作刻不容緩。加大對檔案管理的重視力度，提升管理人員的專業(yè)素質和服務水平，轉變人員的思想意識，建立健全相應的管理制度，充分運用現(xiàn)代化管理手段，提升檔案管理信息化水平，對于事業(yè)單位的人事檔案管理具有重要的意義，可以在很大程度上促進事業(yè)單位的健康發(fā)展。本文對目前大多數(shù)事業(yè)單位在人事檔案管理中存在的問題進行了仔細分析，并客觀詳細地探討了使管理工作規(guī)范化和標準化的方法，為相關研究人員提供了一定幫助。

參考文獻：

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[2]李艷.如何推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理[J].才智,2014,(33):303～304.

（作者單位：哈爾濱市呼蘭區(qū)計劃生育服務中心）