文/晉中師范高等專科學校 劉莎

簡析信息化條件下的檔案管理與服務創(chuàng)新

文/晉中師范高等?？茖W校 劉莎

隨著經(jīng)濟全球化的影響，我們已經(jīng)邁入信息化時代，而信息化也成為目前各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理與服務上，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應時代的發(fā)展和社會進步的需要，因此，需要我們在信息化條件下轉(zhuǎn)變檔案管理與服務，并在方式上實現(xiàn)創(chuàng)新。本文通過檔案管理與服務的現(xiàn)狀，提出了在信息化條件下如何創(chuàng)新發(fā)展以供借鑒參考。

信息化；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟全球化的影響，我們已經(jīng)邁入信息化時代，而信息化也成為目前各行各業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理與服務上，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應時代的發(fā)展和社會進步的需要，因此，需要我們在信息化條件下轉(zhuǎn)變檔案管理與服務，并在方式上實現(xiàn)創(chuàng)新。檔案作為一種信息的重要儲存形式，在當前信息化時代，具有其自身的歷史價值與保存價值，在管理與服務上存在著問題，解決這些問題也是分析它的意義所在。

一、信息化條件下檔案管理與服務的現(xiàn)狀

在檔案管理與服務中，利用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)對檔案信息進行建檔、歸檔的管理以及為社會公開服務，是檔案工作發(fā)展的唯一趨勢，也是必然趨勢。在信息化條件下，檔案的管理與服務與現(xiàn)代的科技手段已經(jīng)實現(xiàn)融合，并成功地運用了電子信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)方式下管理與服務的不足，也取得了顯著的成效。但隨著社會的不斷進步與發(fā)展，也出現(xiàn)了一些問題。

首先，在檔案工作中，因為設備的不完善，導致了一些先進的科技運用不到管理與服務上?，F(xiàn)代化硬件設施是信息化條件下實現(xiàn)檔案管理與服務的基本保障，許多檔案工作相關部門根本不注重硬件設施的建設與完善，從物質(zhì)基礎上就不具備檔案管理工作的科學化與合理化，更難實現(xiàn)檔案管理與服務的現(xiàn)代化。其次，社會上對檔案工作部門的不重視，也導致了檔案管理與服務在信息化上的滯后發(fā)展，一些檔案信息不能為單位發(fā)展提供幫助。最后，在信息化下，檔案工作只偏重管理，而忽視服務。有些檔案工作部門只把檔案歸為電子形式進行保存，而不利用管理系統(tǒng)提供網(wǎng)絡檢索與利用服務，使得檔案信息被忽略掉，嚴重影響了檔案工作的信息化建設。

二、信息化條件下檔案管理與服務的創(chuàng)新

通過上述現(xiàn)狀的分析研究，了解了信息化條件下檔案管理與服務還存在一些問題，需要根據(jù)社會的需求進行轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，提高檔案工作的管理水平和利用效率，以促進社會更好的發(fā)展需求。

（一）轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務模式。在信息化條件下，檔案管理與服務要轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，重視電子信息技術(shù)在工作中的應用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式服務為主動式服務，使檔案服務不再搞形式化并創(chuàng)新服務意識，將檔案服務工作實現(xiàn)多樣性，改變單一的服務內(nèi)部意識，將檔案信息推廣到更大的范疇內(nèi)，服務于社會需求。檔案的管理最終目的是為了服務而服務，檔案工作要深入到社會中，開展實踐活動，了解社會對資源的需求以及利用者的工作特點，將檔案資料庫面向社會開放，一方面實現(xiàn)資源的整合，一方面實現(xiàn)信息的相互利用，以求在信息時代共發(fā)展。

（二）實現(xiàn)檔案信息共享，創(chuàng)新管理模式。在互聯(lián)網(wǎng)的云數(shù)據(jù)時代，檔案工作要實現(xiàn)檔案資源信息的共享，創(chuàng)新管理模式，提高檔案信息的服務效率。在上面分析的現(xiàn)狀中，我們可以了解到，由于檔案管理者的不重視，一些檔案信息被忽視甚至出現(xiàn)嚴重重復的現(xiàn)象，這就是沒有利用好檔案的信息化而導致的。將檔案資源整合起來，利用網(wǎng)絡進行檢索實現(xiàn)共享，并完成檔案工作的信息整合，形成系統(tǒng)科學化管理。

（三）更新檔案信息，創(chuàng)新管理與服務形式。在信息化條件下，檔案管理與服務應在形式上進行創(chuàng)新。在檔案收集過程中，應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的存檔，而是利用辦公軟件制作電子文件進行及時歸檔，方便查閱與利用；在整理過程中，利用電子產(chǎn)品與互聯(lián)網(wǎng)進行資料的整理與整合，從引進信息的源頭進行監(jiān)控與把關，及時更新檔案信息，以跟進時代的發(fā)展；服務上，改變以前文本的查閱，而是利用網(wǎng)絡進行檢索與查閱。

（四）建立高標準的檔案管理與服務人才隊伍。在信息化條件下，檔案管理與服務不再是簡單的接收與保管，而是在此基礎上進行信息服務的提供。因此，必須建立高標準的檔案管理與服務人才隊伍。首先要對原有的檔案工作者進行培訓與指導，提高自身的檔案管理與服務水平。其次，引進高標準的檔案管理與服務人才，充實檔案管理與服務隊伍。最后，建立健全激勵機制，鼓勵檔案工作者發(fā)揮創(chuàng)造力并進行物質(zhì)獎勵，以適應信息化條件下的工作環(huán)境。

三、結(jié)語

由于檔案是歷史信息的存儲方式，記錄了生活的方方面面，對我們的生活以及國家的發(fā)展都有借鑒意義，所以在信息化高速發(fā)展的今天，我們必須轉(zhuǎn)變檔案管理與服務理念，使之為社會大眾生產(chǎn)與生活服務好，利用好。在信息化條件下檔案管理與服務創(chuàng)新面對著更多的機遇，同時也迎接著挑戰(zhàn)，需要檔案管理者在不斷實踐中探索與總結(jié)，以求更好地發(fā)展。

[1]馮菲.信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新研究[A].中國航空學會管理科學分會2015年學術(shù)交流會論文集[C].2015（08）.

[2]史春波.試析信息化條件下如何改進檔案管理工作[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院.“決策論壇——企業(yè)行政管理與創(chuàng)新學術(shù)研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院,2016:1.