文/白山市江源區(qū)發(fā)展和改革局 孟慶波

淺談新常態(tài)下檔案管理方式的探索

文/白山市江源區(qū)發(fā)展和改革局 孟慶波

在經(jīng)濟社會發(fā)展的新常態(tài)下，檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。在目前的檔案管理的工作中存在著專業(yè)人員缺乏、檔案管理標準化程度低等問題。本文闡述在新常態(tài)下通過檔案管理方式創(chuàng)新，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化等方式方法探索，并就如何切實提升檔案管理水平提出可行的意見和建議。

新常態(tài)檔案；檔案管理；管理現(xiàn)代化

在我國經(jīng)濟社會發(fā)展進入新常態(tài)的時代背景下，檔案管理工作已經(jīng)逐漸成為一個單位全方位管理必不可少的一部分，在社會發(fā)展中的作用也越來越重要。因而如何不斷改進和創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，使其變得更加科學和規(guī)范，已經(jīng)成為每一個檔案管理人員應該深刻思考的重要課題。

一、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化意義重大

檔案文獻記載著一個組織機構發(fā)展過程中的階段性成果，為該組織機構的科學發(fā)展提供了第一手素材，是科學分析形勢。做到揚長避短，制定發(fā)展方略的基本憑據(jù)。而在現(xiàn)階段我國檔案管理的實際工作中，管理工作方式與水平和經(jīng)濟社會發(fā)展脈搏不相適應所產(chǎn)生的問題普遍存在并日益突顯。因此，規(guī)范檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化有助于單位整體工作朝著健康的方向發(fā)展，在經(jīng)濟社會發(fā)展中有具有重大意義。

二、當前檔案管理工作中存在的主要問題

隨著經(jīng)濟社會的不斷向前發(fā)展，檔案管理工作也在不斷地進步，不過仍然存在著一些不容忽視的問題，筆者認為主要有以下幾個方面：一是檔案管理者專業(yè)素質(zhì)不高。二是檔案歸檔不及時。三是檔案整理不規(guī)范。四是檔案利用不規(guī)范。

三、多措并舉，實現(xiàn)檔案管理方式的改進

（一）強化培訓，謀求檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高。哲學認為，生產(chǎn)力中最為活躍的要素就是人。要提高檔案管理水平，首要的任務是提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，筆者認為，應該從以下幾個方面著手：一是要從理論上加強對檔案管理人員的培訓，并多為他們提供觀摩、競賽等實際體驗機會，以提升檔案管理者的基本工作能力，包括檔案編目、資料整理、文件索引等方面，并想方設法使其具備現(xiàn)代化的操作技能，運用技術化和信息化的手段加強檔案管理。二是要從部門特點和實際工作出發(fā)，結合經(jīng)濟社會發(fā)展新常態(tài)，有針對性地對檔案管理人員進行培訓，讓他們不斷認識新常態(tài)，適應新常態(tài)，并力求在不斷發(fā)展變化的工作實際中引領新常態(tài)，做一個始終站在時代前沿的現(xiàn)代檔案管理工作者。三是要注重檔案管理人員思想政治水平與職業(yè)道德素養(yǎng)的提升。在推動檔案管理人員業(yè)務提升的同時，也要適時地對其進行馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀及習近平總書記系列重要講話精神的教育，提升其思想政治水平。而且，要適時地以先進典型激勵他們，提高自己的職業(yè)操守。

（二）完善機制，優(yōu)化檔案管理體系的建設。一是要認真制定并切實落實本組織機構的檔案管理責任制，并著力加以完善。要將檔案管理的具體責任細化，落實到責任領導和具體責任人，力求形成高效能、全方位的檔案管理體系。二是要以國家和上級事關檔案管理的法律法規(guī)為指導，加大力氣規(guī)范檔案管理工作，確保與檔案相關所有工作合乎法律規(guī)范，從而有效保障檔案管理工作順利開展。三是要與時俱進適度調(diào)整傳統(tǒng)檔案管理模式，構建新型的檔案管理模式以更好地適應經(jīng)濟社會新常態(tài)下發(fā)展的需求。在檔案管理中謀求注入多媒體、網(wǎng)絡等時代元素的創(chuàng)新工作方法，提升管理工作的現(xiàn)代化程度。四是要以不同部門檔案管理內(nèi)容以及不同崗位的責權差異為依托，設置有針對性的基本信息源、影音資料等不同類型的檔案資料，使此項工作內(nèi)容更加翔實、檔案資料信息更加豐富。

（三）注重常態(tài)，實現(xiàn)檔案日常管理效率的提升。一是要制定切實可行的檔案管理工作計劃，明確日常檔案管理工作具體操作思路、工作方法和應注意的事項，對具體工作情況定期檢查或不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，及時采取有效措施進行調(diào)整。二是要加強檔案管理工作的考核工作。以該組織機構工作實際為著眼點，出臺具有操作性較強的考核制度并認真落實，通過有針對性的考核，促進檔案管理工作者實際水平的提升。三是要加強檔案資料的保管環(huán)境和條件的改善。這是至關重要的。四是要注重檔案管理工作的接續(xù)性。一個機構工作人員的職責有時會隨著工作實際需要的變化而發(fā)生轉(zhuǎn)變，當檔案管理工作人員的崗位發(fā)生變化時，務必做好工作的交接，確保檔案信息的整理和管理思路有效順接，以利于檔案管理工作有效開展。

（四）有效投入，做好檔案管理信息化的建設。一是要加大有效資金投入力度。要做到檔案管理的信息化，必須及時更新硬件和軟件設施，這就需要一個機構的決策者能夠有一定的魄力和擔當，在此項工作中有效投入資金，推動檔案管理的信息化建設。二是要加快檔案管理信息體系建設。隨時隨地將重要的檔案信息錄入計算機檔案管理系統(tǒng)，形成檔案管理者與相關業(yè)務科室的有機聯(lián)動、信息共享的工作狀態(tài)。三是大力拓展檔案的儲存空間。發(fā)揮現(xiàn)代存儲技術的作用，大膽運用移動硬盤、網(wǎng)上云盤等存儲手段，尤其是一些年代較久遠的文件，更要利用有效手段加強存儲，以免遺失。

總之，檔案管理工作是一個組織機構事關全局的重要組成部分，研究切實可行的思路，不斷規(guī)范和提高檔案管理水平是至關重要的。同時，采取切實可行的措施，創(chuàng)新地對檔案管理工作進行業(yè)務探索，也可以更好地服務于新常態(tài)下的經(jīng)濟建設和社會發(fā)展。

［1］李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化［J］.中州煤炭，2007（5）.

［2］韓宏.淺析文書檔案的現(xiàn)代化管理［J］.機電兵船檔案，2010（4）.