文/湖北日報傳媒集團 劉艷；湖北省檔案科技推廣中心 陳濤

當(dāng)前完善企業(yè)招標(biāo)檔案管理的探討

文/湖北日報傳媒集團 劉艷；湖北省檔案科技推廣中心 陳濤

在企業(yè)進行招投標(biāo)過程中，招投標(biāo)檔案是具有客觀性的、具有法律意義的主要依據(jù)，是企業(yè)自身進行檔案管理的重要模塊，對于企業(yè)發(fā)展具有深遠積極的影響。當(dāng)前，我國許多企業(yè)在招投標(biāo)檔案管理方面存在著不少問題，所以本文正是從此點出發(fā)，針對我國存在的招投標(biāo)檔案管理問題給予一定的解決方案和措施，保證企業(yè)長期科學(xué)地發(fā)展。

完善；企業(yè)招標(biāo)；檔案管理

一、招投標(biāo)檔案管理工作的重要作用

（一）招投標(biāo)檔案具有憑證價值。招投標(biāo)檔案管理作為一種原始記錄，主要是對于企業(yè)在招投標(biāo)過程中相關(guān)操作的記錄，可以作為一種憑證，對企業(yè)的相關(guān)利益進行保護，通過責(zé)任的明確來降低企業(yè)在發(fā)展過程中的無謂糾紛。由此看來，檔案作為一種具有科學(xué)效力的原始憑證，具有其他檔案所不具有的特殊優(yōu)勢。

（二）招投標(biāo)檔案具有參考價值。招投標(biāo)檔案是企業(yè)在招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的，所以它對于企業(yè)來說具有非常高的參考價值，是企業(yè)進行建設(shè)的檔案依據(jù)。企業(yè)如果在招投標(biāo)檔案的管理上沒有完善，那么就會在計劃上和管理方面出現(xiàn)漏洞，可能給企業(yè)帶來無法預(yù)料的危機，所以，企業(yè)必須不斷完善檔案管理建設(shè)，這樣才能保障企業(yè)長期穩(wěn)定地發(fā)展。

二、企業(yè)招投標(biāo)檔案存在的問題

（一）招投標(biāo)檔案數(shù)量龐大、規(guī)格不一。企業(yè)在招投標(biāo)過程中往往會因為項目太多而導(dǎo)致文件混亂，許多沒有中標(biāo)的標(biāo)書在存放過程中往往沒有秩序，沒有專門的人員進行管理，沒有具體的操作方案進行指導(dǎo)，所以造成了極大的管理混亂，對于企業(yè)發(fā)展是不利的，特別是在搜索招投標(biāo)檔案的時候往往沒有效率。當(dāng)前許多企業(yè)在招投標(biāo)管理方面沒有形成一致性，也沒有形成良好的管理方法和意識，招投標(biāo)材料往往非常分散，招投標(biāo)材料在制作過程中因為規(guī)格不一致而導(dǎo)致企業(yè)管理效益受到影響。

（二）招投標(biāo)檔案完整性不夠。招投標(biāo)檔案涉及的部門很多，不但包括采購部門，還有需求部門等等，所以具有很多的檔案主體，這對于檔案管理來說是非常不利的，完整性和系統(tǒng)性往往有缺陷。對于需求部門來說，在整個采購過程中采購檔案會涉及方方面面，不但有采購初期的準(zhǔn)備，還要有一些資格的審核、中標(biāo)文件的設(shè)計等等，這些檔案資料往往不是一個部門可以提供的，涉及的部門非常多，如果企業(yè)對于這一塊抓得不緊就往往會出現(xiàn)檔案的不完整，這對于企業(yè)的招投標(biāo)活動是不利的。當(dāng)然，我們必須看到，招投標(biāo)工作是一個非常復(fù)雜的過程，許多人和部門在開展業(yè)務(wù)時往往會忽略資料的記錄或者是滯后，這就使得招投標(biāo)檔案容易出現(xiàn)滯后性或者是缺失，企業(yè)的招投標(biāo)活動會出現(xiàn)很多問題。

（三）招投標(biāo)檔案管理模式落后。伴隨著技術(shù)水平的不斷提升，很多企業(yè)引入了網(wǎng)絡(luò)、計算機技術(shù)，從而成立自己的檔案管理系統(tǒng)?？墒?，仍然存在一定的缺陷，系統(tǒng)內(nèi)容往往僅僅涵蓋了招投標(biāo)項目有關(guān)的目錄，反而忽略了招投標(biāo)檔案原文。如此一來，當(dāng)查詢資料的時候，需要查找檔案的檔號，于是，追本溯源來找尋最初的資料。這樣會帶來繁重的工作負擔(dān)，還有可能損害到原始檔案。同時，現(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)大部分還是項目歸檔后才進行再次錄入，根本沒有銜接到招投標(biāo)管理系統(tǒng)，由此，不能確保電子版的招投標(biāo)文件在最初就形成數(shù)字化。

三、規(guī)范招投標(biāo)檔案管理工作的對策建議

（一）增強意識，主動參與。對于招投標(biāo)項目檔案管理工作而言，領(lǐng)導(dǎo)重視是根本，并把此項工作納入到日常的工作中，定時進行相關(guān)的查閱和監(jiān)督。同時，還要加大對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)力度，提高他們的責(zé)任意識，從思想上加以重視，才能快速融入管理檔案的工作中去。

（二）強化業(yè)務(wù)，提高能力。對崗前培訓(xùn)工作要常抓不懈，想方設(shè)法提升他們的業(yè)務(wù)水平，確保管理人員在進入工作時就能清晰地知曉各個工作階段要整理的資料內(nèi)容。以往，檔案管理人員只是等待、依靠業(yè)務(wù)人員提供資料，如今，要改變這種想法，開展上門服務(wù)，做到“勤收集、勤督促、勤檢查”，確保文件資料能夠在第一時間歸檔完畢。

（三）注重收集，加強管理。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要做好分內(nèi)工作，對于招投標(biāo)階段所發(fā)生的各類資料要按照相應(yīng)的順序及時歸檔完整，同時還要定期進行檢查整理，把有保存價值的文件交給檔案館。另外，檔案管理人員更應(yīng)該同業(yè)務(wù)部門緊密聯(lián)系合作，做好檢查反饋工作，及時進行相關(guān)的歸檔和銷毀等，讓檔案保存得當(dāng)，便于查找和利用。

（四）完善信息錄入，提高檢索水平。當(dāng)我們在錄入資料時，對應(yīng)的招投標(biāo)項目要分別進行歸檔，建立對應(yīng)的項目基本信息表，里面涵蓋了檔案目錄以及部分重要信息，例如工程概況、開標(biāo)時間、中標(biāo)單位和金額等，這樣有利于更加全面地了解該項目，查詢起來也較為便捷。

（五）健全制度，規(guī)范管理。招投標(biāo)檔案管理工作制度應(yīng)該健全起來，確保能夠按照要求來立卷和查閱，明晰責(zé)任，便于管理。1.結(jié)合招投標(biāo)的具體特點，我們得知應(yīng)該讓經(jīng)辦人負責(zé)歸整、存檔相關(guān)的招投標(biāo)檔案，由檔案管理人員統(tǒng)一保存。2.招投標(biāo)檔案應(yīng)該是專人負責(zé)，檔案工作人員要履行自己的職責(zé)，遵紀(jì)守法，確保檔案的安全性和完備性。3.當(dāng)轉(zhuǎn)交招投標(biāo)檔案資料時，務(wù)必要檢查好，確保資料完整，符合檔案管理要求，無論是圖片還是文字都要清楚明了。4.檔案管理人員接收完資料后要登記在冊，立卷、裝訂、歸檔等工作要緊跟其上，確保卷內(nèi)目錄、封面完整、整潔。5.進一步制定完善的招投標(biāo)檔案借閱制度，確保相應(yīng)的注銷、登記制度執(zhí)行得力。對于檔案而言，嚴禁進行涂改、抽頁、拆封等，務(wù)必要按時歸還，避免造成更大的損失。6.招投標(biāo)檔案管理人員不得擅自走開，如果必須要離開，務(wù)必要根據(jù)要求及時移交資料，切忌帶走和隨便處置。7.招投標(biāo)項目檔案應(yīng)該以信息化為主，紙質(zhì)資料為輔，展開數(shù)字化存儲，進而達到招投標(biāo)項目檔案電子化。

［1］王亞軍.淺議招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理［J］.中國招標(biāo)，2006（37）.

［2］謝曉紅.談企業(yè)自主招標(biāo)過程的重點及關(guān)鍵環(huán)節(jié)［J］.廈門科技，2010（02）.

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