文/遂寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)政務(wù)服務(wù)中心 謝蓉

提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析

文/遂寧經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)政務(wù)服務(wù)中心 謝蓉

辦公室檔案與辦公室工作具有緊密的聯(lián)系。該部門工作運(yùn)行效果將直接影響其他部門工作的順暢實施。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)辦公室檔案管理并不能滿足實際工作的需要。針對這樣一種情況，唯有不斷提高辦公室檔案管理工作效率，才能夠滿足工作發(fā)展的需要。本文就提高辦公室檔案管理工作效率的策略進(jìn)行簡單分析。

辦公室；檔案管理；工作效率

就辦公室檔案管理工作實際來說，該項工作就是收集資料數(shù)據(jù)，并整理和保存。事實上，辦公室檔案管理工作就是為能夠利用檔案記錄來反映事物發(fā)展的具體過程，該項工作在實際中具有查詢與借鑒的作用。就辦公室檔案管理工作本身來說，紙質(zhì)檔案是最為突出的問題。任何檔案都具有一定的機(jī)密性。查詢紙質(zhì)檔案通常都會面臨較多的問題，并且紙質(zhì)檔案占用空間非常廣?；诖?，就需要合理保存檔案。辦公室檔案管理工作人員做好該項工作，有助于工作的順利實施。

一、辦公室檔案管理工作的重要意義

事實上，辦公室檔案管理具有非常重要的作用。就該項工作而言，提高其效率具有非常重要的意義。首先，提高檔案管理工作效率，是適應(yīng)時代發(fā)展的體現(xiàn)。檔案是信息產(chǎn)業(yè)的重要部分。辦公室檔案管理工作的實施，其實就是為人們查詢信息資源提供便利的一項工作。而這就是辦公室檔案管理工作最為直接的價值。在信息時代快速發(fā)展的過程中，辦公室檔案管理工作的重要性進(jìn)一步突出。為能夠適應(yīng)時代發(fā)展的要求，更好地服務(wù)于人民，就需要高度重視檔案管理工作。將該項工作與社會實際需要相互結(jié)合。如果該項工作開展的過程中，沒有考慮社會性，就會致使其失去應(yīng)有的價值。其次，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。從檔案工作的本質(zhì)來看，其具有連貫性、持續(xù)性與不間斷性。正是由于檔案管理工作具有這幾方面的要求，就需要高度重視檔案管理工作。根據(jù)檔案管理工作的實際情況，采取相應(yīng)的措施。做好檔案管理工作有助于檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案并不是一次形成，其形成具有一定的時間性與歷史性。保證檔案的完整性，就需要整理、收集檔案，預(yù)防遺漏或者是丟失。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)地管理，可以促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。最后，有利于檔案事業(yè)與國民經(jīng)濟(jì)、社會協(xié)調(diào)發(fā)展。社會的快速發(fā)展，檔案在其中起著非常重要的作用。社會中的各個行業(yè)都離不開檔案。可見，辦公室檔案起著無法替代的作用。做好檔案管理工作，有助于推動社會的發(fā)展。檔案將歷史發(fā)展的軌跡記錄下來，具有借鑒與參考的意義。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

從前文的分析中就可以了解到，無論從哪方面來說，辦公室檔案管理工作都具有其他工作難以替代的作用。而要想將辦公室檔案管理的價值充分體現(xiàn)出來，就需要采取相應(yīng)的策略來提高辦公室檔案管理的工作效率。

（一）實現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化。事實上，就當(dāng)前社會發(fā)展形態(tài)與科學(xué)技術(shù)發(fā)展趨勢來看，辦公室檔案管理的現(xiàn)代化是必然的發(fā)展趨勢。而所謂的現(xiàn)代化其實就是改進(jìn)傳統(tǒng)的管理方式，更新管理模式，這有助于促進(jìn)辦公室檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢。就當(dāng)前發(fā)展形勢來看，檔案管理工作需要立足于實際。而面對社會發(fā)展的變化，檔案管理工作也將面臨著新的要求。因此，在組織開展該項工作的過程中需要根據(jù)具體的要求，制定工作目標(biāo)。唯有如此，才可提高辦公室檔案管理的效率?，F(xiàn)代化的辦公室檔案管理模式，會影響整個檔案工作。而所謂的現(xiàn)代化，就需要從檔案收集、整理與儲存、保管等各方面都需要體現(xiàn)出來。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，音響技術(shù)、縮微技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)以及激光光盤技術(shù)等技術(shù)均是先進(jìn)技術(shù)的直接體現(xiàn)。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，將會不斷出現(xiàn)先進(jìn)的技術(shù)。實現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化，有利于提高辦公室檔案管理工作效率。

（二）加強(qiáng)人工智能技術(shù)的應(yīng)用。在現(xiàn)代化逐步發(fā)展的過程中，計算機(jī)已經(jīng)成為人們工作與生活不可缺少的重要內(nèi)容。但是在逐步發(fā)展的過程中，人們已經(jīng)不再滿足計算機(jī)現(xiàn)有的功能。計算機(jī)的人性化設(shè)計，可以通過綜合性的觀察，來體現(xiàn)人性化的服務(wù)。利用計算機(jī)技術(shù)發(fā)展人類的智能，可以促進(jìn)人類快速發(fā)展，并且提高解決實際問題的能力，推動人類智力的發(fā)展。

（三）實現(xiàn)信息化檔案管理。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，計算機(jī)技術(shù)開始逐漸應(yīng)用于不同的領(lǐng)域。針對辦公室檔案管理工作，同樣可以借用計算機(jī)技術(shù)來實行。利用計算機(jī)技術(shù)，有助于實現(xiàn)信息化管理檔案。信息化檔案管理，其實就是電子檔案管理最為直接的體現(xiàn)。管理人員在對辦公室檔案實施管理的時候，利用計算機(jī)技術(shù)，不僅可以快速、準(zhǔn)確的收集檔案信息，同時還有助于查詢檔案，促使檔案管理在實際中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

三、結(jié)語

總而言之，要想從根本上提高辦公室檔案管理的工作效率，就需要在認(rèn)識上予以重視。重視檔案管理工作的實施，才會在態(tài)度上進(jìn)行改變。針對辦公室檔案管理工作涉及范圍的寬泛性，唯有在實際工作中采取相應(yīng)的策略，才能夠提高辦公室檔案管理的效率。

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