文/山西省汾河灌溉管理局 王虹梅

水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變研究

文/山西省汾河灌溉管理局 王虹梅

檔案管理是水利單位一項重要的工作，是水利業(yè)務(wù)活動開展全過程的反映。傳統(tǒng)的水利檔案是以紙質(zhì)為記錄工具，但在信息化時代不斷進步下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案所取代，這是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然趨勢。如何讓水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，是水利公司需要重視的一個問題。

水利；檔案管理；傳統(tǒng)；現(xiàn)代化

水利檔案作為水利活動的一個載體，是水利單位重要的資料。近年來，隨著水利工程的迅猛發(fā)展，水利檔案越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展情況。在科學(xué)技術(shù)的進步下，電子檔案的應(yīng)用也越來越普遍，將傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變是水利單位工作中的重中之重，是水利工程發(fā)展的需要，水利單位應(yīng)該在這個方面不斷努力，以保障水利檔案管理工作的有效性。

一、轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式的意義

在信息化時代下，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理方式已經(jīng)逐漸體現(xiàn)出它的局限性，因為紙質(zhì)檔案的信息容量比較小，不方便查閱，降低了水利工作的效率。因此，水利檔案管理方式的轉(zhuǎn)變具有很重要的現(xiàn)實意義，是促進水利事業(yè)發(fā)展的必然要求。

（一）促進水利檔案管理工作的開展。水利檔案管理工作主要是記錄和保存數(shù)據(jù)，在水利事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。檔案資源管理的轉(zhuǎn)變適應(yīng)當(dāng)前水利工作發(fā)展的需要，比如在檢索資料時，如果還使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，那么將會花費大量的時間和精力，使得工作效率降低，給水利工程帶來影響。而轉(zhuǎn)變管理方式，利用電子檔案就可以省去更多時間。

（二）實現(xiàn)水利事業(yè)的現(xiàn)代化。水利檔案反映了水利事業(yè)的起步和發(fā)展，以及發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題和解決方案，記錄了大量的水利活動，涉及的方面較廣，具有很強的實踐性和參考性。當(dāng)水利工程遇到問題時，檔案中的解決方案能夠提供經(jīng)驗和教訓(xùn)。將傳統(tǒng)的水利檔案管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變能夠?qū)崿F(xiàn)水利檔案的公開化，使得檔案公開的方式更為多元化。近年來，水利檔案管理量越來越大，電子檔案具有更廣闊的存放空間，能夠提高保存質(zhì)量，使工作效率提高。

綜上，在水利檔案管理中應(yīng)用計算機等先進技術(shù)能夠推動水利事業(yè)的發(fā)展，為水利檔案管理工作的實效性提供了更大的保障。

二、水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的途徑

（一）制定完善的檔案管理制度。水利檔案管理制度不健全是目前很多水利單位面臨的一大問題，使得水利檔案管理的質(zhì)量嚴(yán)重降低。在一些水利單位中，在檔案的保密工作上存在著很大的漏洞，沒有完善的保密管理制度，使得水利檔案信息的安全得不到保障。為了減少因為制度不健全造成的安全隱患，提高檔案管理的質(zhì)量，必須制定完善的檔案管理制度。首要工作是在水利單位內(nèi)部加強宣傳，讓檔案管理人員了解檔案管理的重要性，促進責(zé)任意識的提高。第二，進一步健全檔案保密管理制度，在一些水利單位中，一些科研成果和數(shù)據(jù)具有保密性，尤其是科研成果還具有專利性，如果造成信息泄露會使得科研人員的知識產(chǎn)權(quán)受到侵犯，給單位帶來較大損失。所以水利單位需要完善檔案保密管理制度，采用保密技術(shù)防止信息泄露。此外，還需要落實檔案管理崗位責(zé)任制，誰管理誰負(fù)責(zé)，以便在出現(xiàn)問題時追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，以讓檔案管理人員提高責(zé)任意識。

（二）做好水利資料的采集和整理工作。水利資料的采集和歸檔工作具有一定的難度，因為各類水利文件材料較多，因此在檔案采集工作中，可以針對不同的水利工程項目，采取追蹤采集和分階段采集兩種方法。對于一些周期時間較短，檔案材料整理較快捷的工程項目，可采取追蹤采集的方式，該種方式具有較強的目標(biāo)性，采集速度較快，能夠避免因為時間的拖延導(dǎo)致的缺漏，從而保證檔案的質(zhì)量；對于周期較長的項目資料，可以采用分階段采集方式，在材料采集的過程中，需要對采集的時間段和內(nèi)容進行明確劃分，保證水利信息初始資料的完整性。在采集工作完成之后需要做好檔案的整理工作，在整理好之后檔案管理人員要在主管部門的指導(dǎo)下對文件和錄音影像等進行歸檔，并編制檔案號，便于日后查閱。

（三）強化法律保障。為確保水利單位在檔案管理工作中有法可依，需要強化法律保障，制定一系列的法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理工作。法律保障是使傳統(tǒng)水利檔案管理方式向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件，只有具備完善的法律法規(guī)和相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能使電子檔案的憑證價值和證據(jù)資格進一步的明確，防止人們對電子檔案產(chǎn)生信任危機。水利單位要做到依法治檔，利用科學(xué)的規(guī)劃以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案管理更有依據(jù)。

三、結(jié)語

檔案管理工作在水利單位中具有重大的意義，作為水利事業(yè)發(fā)展的歷史見證，不僅明確了水利發(fā)展業(yè)務(wù)中的各項要求，而且還為發(fā)展中存在的一些問題提供指導(dǎo)。將水利檔案管理向著現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變，能夠應(yīng)用先進的信息技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量，發(fā)揮出水利檔案的最大功能。

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