文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 李寧寧

新時代如何創(chuàng)新檔案管理工作

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 李寧寧

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的需要。事業(yè)單位改革涉及方方面面，檔案管理工作也是其中重要的組成部分。在新的歷史時期，更應(yīng)創(chuàng)新思路，積極開拓檔案管理的各項功能，使之日益完善，從而更好地發(fā)揮其作用。誠然這也需要事業(yè)單位所有部門成員共同參與才能取得成效。

新時代；事業(yè)單位；管理

一、市場經(jīng)濟決定檔案管理的經(jīng)濟價值

（一）檔案管理的經(jīng)濟價值由市場經(jīng)濟決定。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理的本身并不局限于資料的整理和保存，更重要的是如何使用，隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、技術(shù)升級以及工藝改造，需要大量的檔案資料的查詢和使用，弄懂各種檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，才能使事業(yè)單位跟上市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐，使檔案管理工作發(fā)揮出它的效益。

（二）檔案就是資產(chǎn)，檔案管理就是管理資產(chǎn)。事業(yè)單位中任何檔案資料都包含著員工的聰明才智和辛勞汗水，是勞動結(jié)晶和智慧的積累。既是有形的資產(chǎn)，也是一種具有很高價值的無形資產(chǎn)。不僅要保護好這些資產(chǎn)，更要懂得管理和利用好這些資料，使其在新時代下發(fā)揮出更高的經(jīng)濟價值和社會價值。

（三）檔案是事業(yè)單位生存的核心技術(shù)秘密。事業(yè)單位的檔案有其特殊性，即包含可供公眾查詢使用的普通檔案，也包括涉及保密的核心技術(shù)檔案。要分類管理，尤其在市場競爭和信息化的今天，涉密檔案泄露的情況時有發(fā)生。只有科學嚴謹?shù)毓芾砗谩⒗煤脵n案，在其產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益和社會效益的同時，避免可能給國家造成的無法挽回的損失。

二、現(xiàn)代事業(yè)單位制度需要檔案管理工作的體制創(chuàng)新

現(xiàn)代事業(yè)單位制度需要對事業(yè)單位檔案工作實行體制創(chuàng)新，主要包括兩個方面：

（一）制度創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理工作，是為事業(yè)單位創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益服務(wù)。從根源上更新觀念，明確檔案管理工作的方針和目標，健全規(guī)范，提高效率。要以人為本，積極調(diào)動工作人員的積極性，制定人性化的制度，各司其職，分工明確，定期進行總結(jié)考評，并不斷創(chuàng)新和完善檔案管理制度。

（二）機構(gòu)創(chuàng)新。現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展，是建立在一個公平、公開的大環(huán)境背景下，以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)為信托，尋求資源與效益的最大化。事業(yè)單位的檔案管理機構(gòu)，要精簡原有機構(gòu)，從單純的檔案資料管理，向檔案、信息平臺一體化邁進，提高辦事效率，產(chǎn)生符合現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的精干、高效的新的機構(gòu)，讓檔案資源煥發(fā)出新的活力。

三、新時代下全面提升檔案管理工作

（一）新時代下，檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特性。信息化平臺的建立，可以實現(xiàn)檔案資源的高效共享。但同時也要實行必要的監(jiān)督和指導。隨著科技的進步，會出現(xiàn)很多新的情況，只有提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，通過不斷學習新的知識，新的技能，才能在實踐中把檔案管理工作提升到一個新的高度。

（二）要實現(xiàn)辦公自動化。科技是第一生產(chǎn)力，隨著辦公自動化時代的到來，全面實行紙質(zhì)文件和電子文件共同歸檔，從而發(fā)揮檔案部門信息中心的作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（三）提高整體管理水平。開發(fā)和利用好檔案信息資源，更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，把事業(yè)單位的利益和效益放在第一位，與事業(yè)單位發(fā)展同步。

四、檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理信息化水平低。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分事業(yè)單位仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計算機及科學技術(shù)利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有全面理解檔案信息化管理的內(nèi)涵，錯誤地認為存為電子檔就萬事大吉，導致檔案管理的信息化建設(shè)水平較低。

（二）檔案管理不能為事業(yè)單位提供良好服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理模式分為檔案的搜集和整理鑒定，只要保證事業(yè)單位檔案的歷史記錄完整即可。但是，這種檔案管理模式已過時，應(yīng)尋求新的檔案管理方法，更好地為單位服務(wù)。

五、信息化時代檔案管理的建議

（一）科技存檔。當前的檔案管理工作應(yīng)該向數(shù)字化靠攏，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理?？萍蓟芾頇n案主要運用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息進行數(shù)字化處理。在進行電子存檔時，首先，要建立相關(guān)檔案的網(wǎng)頁，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫檢索模式，以便于檔案的查找與利用。其次，要充分利用相關(guān)部門網(wǎng)站制作網(wǎng)頁，使檔案管理服務(wù)于系統(tǒng)互聯(lián)網(wǎng)，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子檔案建立中，要保證檔案內(nèi)容的真實性和安全性，且快速實現(xiàn)資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上，應(yīng)實現(xiàn)檔案管理的自動化和法制化，真正做到檔案信息交流和利用。

（二）信息化管理。傳統(tǒng)檔案管理模式是以圖片、手寫信息、影像等為載體進行管理，檔案管理人員主要以手工操作的形式完成檔案的收集和整理，最后完成存檔。隨著信息化程度加深，檔案管理逐步走向現(xiàn)代化和科技化。這就要求檔案工作者加強學習檔案管理技能，更加快捷、準確地為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。

（三）在檔案管理中應(yīng)著重引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才，積極改善檔案管理設(shè)備，提高檔案管理手段。首先，要努力培養(yǎng)檔案管理的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人才，更好地服務(wù)于檔案管理工作。其次，事業(yè)單位要為檔案管理人才設(shè)立專門的培訓機構(gòu)，便于工作人員的理論研討和學術(shù)交流。最后，要引進了解信息化的技術(shù)人才，具有現(xiàn)代化管理水平的管理人員，切實提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)實體式檔案存檔方式已不適用于事業(yè)單位的發(fā)展。檔案信息處理自動化和數(shù)字化的趨勢勢在必行。檔案工作面臨著從傳統(tǒng)到科技化的重大變革，如何加速檔案管理科技化成為當前研究的重點。事業(yè)單位要尋找傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，汲取現(xiàn)代化的檔案管理模式，在實踐中不斷創(chuàng)新，形成符合事業(yè)單位檔案管理的方法，更好地為社會服務(wù)。