文/云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院 高紅艷

淺析醫(yī)院文書檔案管理中的問題及解決途徑

文/云南省曲靖市中醫(yī)醫(yī)院 高紅艷

醫(yī)院文書檔案管理工作屬于醫(yī)院的行政管理工作，對(duì)新時(shí)代下醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展有重要影響。本文主要分析了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，指出其中存在的問題，并針對(duì)這些問題，對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑進(jìn)行了深入的探討，旨在為醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)工作人員提供參考。

醫(yī)院；文書檔案管理；問題；解決途徑

醫(yī)院的文書檔案主要由醫(yī)院內(nèi)各種公文文件轉(zhuǎn)化而來，記載著醫(yī)院發(fā)生的重大事件或是重要活動(dòng)。醫(yī)院文書檔案管理工作是對(duì)這些文件進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔等一系列工作，是我國檔案管理體系的重要分支，也是醫(yī)院管理工作發(fā)展的重要見證者與有效憑證。隨著時(shí)代的發(fā)展與醫(yī)院管理理念的創(chuàng)新，文書檔案資源在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的作用越來越大，其管理工作也得到了社會(huì)廣泛的關(guān)注與重視。但是現(xiàn)在我國醫(yī)院文書檔案管理工作中還存在很多問題，阻礙了醫(yī)院整體管理水平的提高，有必要對(duì)其進(jìn)行研究，探尋有效的解決途徑。

一、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平不高。現(xiàn)在我國很多醫(yī)院中存在檔案管理混亂的問題，其中一個(gè)重要的原因就是管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化水平不高。醫(yī)院常常只重視對(duì)醫(yī)務(wù)人員的培訓(xùn)、教育，而忽略對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)偏低。由于長期以來醫(yī)院對(duì)文書檔案管理工作的忽視，很多工作人員不是專業(yè)的管理人員，相應(yīng)的管理知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都不足，也就不能進(jìn)行高效的檔案管理。

（二）缺乏健全的檔案管理機(jī)制。首先，醫(yī)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理部門的建設(shè)不夠，不能對(duì)文書檔案的管理職責(zé)進(jìn)行明確地劃分，從而導(dǎo)致管理工作的混亂、管理人員的懈怠。當(dāng)管理工作中出現(xiàn)問題時(shí)，不能及時(shí)得到有效地解決。其次，缺乏完善的管理制度與科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，不能對(duì)文書檔案的管理流程、管理行為進(jìn)行有效的制約，導(dǎo)致管理質(zhì)量得到不保障。最后，相應(yīng)的考核制度與獎(jiǎng)罰機(jī)制建設(shè)不足，不能很好激發(fā)管理人員的工作熱情與工作積極性。

（三）檔案管理方法落后，檔案資源利用率低。隨著時(shí)代的發(fā)展，管理理念與方法都在不斷完善，但有些醫(yī)院在文書檔案管理工作上缺乏對(duì)新手段、新途徑的探索熱情，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作方法。例如，很多醫(yī)院文書檔案資源的整理、歸檔等流程都還完全依賴人工，不僅管理效率低，其工作過程中還易出錯(cuò)。由于醫(yī)院缺乏對(duì)文書檔案資源的重視，導(dǎo)致其得不到充分的利用，加之管理質(zhì)量不高，使其開發(fā)、利用起來很困難，從而造成了現(xiàn)在醫(yī)院文書檔案的閑置狀態(tài)。

二、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的有效途徑

（一）加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化建設(shè)。人是醫(yī)院文書檔案管理工作的主體，人的工作成效直接決定了文書檔案的管理水平，所以要做好醫(yī)院文書檔案的管理工作，首先要建立一支職業(yè)技能高、專業(yè)素質(zhì)好的管理隊(duì)伍。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從思想上激發(fā)其工作責(zé)任感與主觀能動(dòng)性，促進(jìn)自我提升意識(shí)的培養(yǎng)，不斷進(jìn)行自我教育，以更好地適應(yīng)工作。同時(shí)，還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，如參加學(xué)術(shù)講座、觀摩學(xué)習(xí)、進(jìn)修學(xué)習(xí)，使其掌握系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)，逐步提高其檔案管理能力。總之，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化建設(shè)，促進(jìn)其職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平的不斷提高。

（二）完善檔案管理制度。醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展與高效進(jìn)行需要完善的管理制度作保障。要以我國現(xiàn)行的檔案管理制度為依據(jù)，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院管理工作的實(shí)際與其文書檔案的自身特點(diǎn)，完善醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)制度，要重視保管制度、歸檔制度、借閱制度等的制定，確保管理工作中的收集、歸檔、借閱、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有法可依。同時(shí)，還要制定科學(xué)、有效的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)案卷組織方式、檔案分類原則等進(jìn)行明確規(guī)定，為文書檔案管理程序提供可靠的依據(jù)，并對(duì)其管理行為起到有效的規(guī)范作用，從而促進(jìn)文書檔案管理質(zhì)量的提高。另外，還要注重管理工作中考核制度與獎(jiǎng)罰機(jī)制的建設(shè)，通過客觀的業(yè)績考核與合理的獎(jiǎng)罰，激發(fā)管理人員工作的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)管理水平的提高。

（三）創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理方法。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與現(xiàn)代管理理念的轉(zhuǎn)變，利用現(xiàn)代技術(shù)不斷創(chuàng)新管理方法對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作越來越重要。首先，要在醫(yī)院文書檔案的收集、分類、整理等過程中引入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，提高檔案管理工作的自動(dòng)化水平。要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，將文書檔案相關(guān)信息納入其中，通過信息中心的構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳輸，促進(jìn)檔案管理工作信息化水平的提高。其次，要不斷更新、完善現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，加快文書檔案的檢索速度，更方便查找、利用，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案資源的深度開發(fā)、利用。最后，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其能熟練掌握相應(yīng)系統(tǒng)的操作技能，從而充分發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的功能，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上可知，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量關(guān)系到醫(yī)院的整體管理水平，新時(shí)代下，醫(yī)院要更好地生存與發(fā)展，就必須加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理：要通過教育和培訓(xùn)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；建立健全文書檔案相關(guān)管理制度；利用新技術(shù)改進(jìn)、完善檔案管理方法，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案資源的深度開發(fā)。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院還要加大投入，為文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供保障，促進(jìn)文書檔案管理效率與管理質(zhì)量的不斷提高，充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案資源的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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