文/吉林省中共鎮(zhèn)賚縣委組織部干部檔案室 何苑平

政府單位檔案管理面臨的困局及破解對策研究

文/吉林省中共鎮(zhèn)賚縣委組織部干部檔案室 何苑平

近些年來，我國的經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展逐漸平穩(wěn)，各項事業(yè)改革已經(jīng)進(jìn)入了如火如荼的階段，這就給政府單位提出了更高的要求。作為開展日常工作中的基本內(nèi)容，檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。因此，如何開展好檔案管理工作是現(xiàn)階段政府單位必須要正視的問題?；诖朔N情況，筆者對政府單位管理面臨的困局和解決對策進(jìn)行了深入的分析和思考，并提出了自己的幾點淺見，希望能給相關(guān)工作人員提供一些有價值的參考和借鑒。

政府單位；檔案管理；困局；對策

信息化時代的到來，使人們對信息的需求量也隨之增加。為了滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求，政府單位開始營積極開展檔案管理工作，促進(jìn)其工作效率和質(zhì)量的提升。但是，由于檔案管理具有一定的復(fù)雜性和專業(yè)性，因此，想要開展好檔案管理工作并非一件容易的事情。本文以政府單位檔案管理面臨的困局作為文章內(nèi)容的切入點，并對解決對策進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，以期實現(xiàn)政府單位檔案管理工作的高效展開。

一、政府單位檔案管理面臨的困局

可以說，政府單位檔案管理工作的現(xiàn)狀不容樂觀，主要體現(xiàn)在：首先，沒有給予檔案工作足夠的重視。相對于政府其他的前沿業(yè)務(wù)，檔案管理屬于幕后服務(wù)工作，因此，對檔案工作的忽視現(xiàn)象始終存在，檔案管理的意識非常薄弱，制約著檔案管理工作效率的提升。同時，無論是人員配置上，還是資金投入上，都不夠充分，甚至有的單位把檔案工作隔離在年度目標(biāo)考核之外，重視性明顯不夠。其次，檔案機構(gòu)設(shè)置的不夠完善，很多單位還沒有成立專門的檔案工作機構(gòu)，管理水平較差。再次，收集整理工作不夠規(guī)范，很多單位的檔案管理人員無法將當(dāng)年的檔案收集完整，歸檔文件不全的現(xiàn)象時有發(fā)生，不利于檔案信息的高效利用。最后，管理質(zhì)量有待提升，很多單位由于對檔案的保管期限劃分的不夠準(zhǔn)確，缺乏科學(xué)性和合理性，檔案工作的信息化程度較低，即便有很多單位的檔案信息化管理平臺已經(jīng)基本搭建完成，但是，還沒有實現(xiàn)高效利用，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、政府單位走出檔案管理工作困境的有效對策

政府單位應(yīng)充分發(fā)揮自己的作用，采取有效的對策，走出檔案管理工作的困局，具體來說，政府單位提高檔案管理工作質(zhì)量的有效路徑，主要可以分為以下幾個方面：注重實效性、完善檔案工作機制、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理、強化檔案意識，具體內(nèi)容如下：

（一）注重實效性。很多單位在開展檔案管理工作的過程中，都沒有固定的格式，記錄信息的載體也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，呈現(xiàn)出內(nèi)容單一性、歸檔固定性、載體多樣性、形式特殊性等特點，針對上述特征，檔案管理工作應(yīng)注重實效性，結(jié)合不同檔案的特點，進(jìn)行分門別類地管理，這就為檔案查詢工作提供了巨大的便利，減少了時間的浪費。同時，政府應(yīng)加大投資力度，通過對檔案管理的工作環(huán)境加以改善，來提高工作人員的熱情，給他們提供一個良好的發(fā)展空間，減少他們工作量，降低工作強度。

（二）完善檔案工作機制。政府單位應(yīng)積極建立檔案管理機構(gòu)，完善檔案工作機制，可以采取以下幾種措施：第一，建立聯(lián)合檔案室，能夠有效解決現(xiàn)階段政府單位檔案管理工作存在的主要矛盾。第二，通過對檔案工作機制的完善，從而使檔案管理工作逐漸向著制度化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)，讓檔案管理人員在開展相關(guān)工作的過程中能夠做到有法可依、有章可循，提高工作效率。

（三）實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，為各項事業(yè)的自動化、現(xiàn)代化發(fā)展提供了有利的契機。信息時代的來臨，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展需求。政府單位應(yīng)與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，加速推進(jìn)各項工作的改革進(jìn)程，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，提高他們的計算機操作水平，加深他們對專業(yè)知識的理解，夯實專業(yè)技能，遵循數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化原則，通過檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來促進(jìn)政府單位檔案管理工作整體性水平的提升。

（四）強化檔案意識。政府單位應(yīng)對檔案意識進(jìn)行強化，并將其納入政府工作體系中去?？梢哉f，對領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識進(jìn)行強化是首要工作，而對組織進(jìn)行完善和健全才是基礎(chǔ)。同時，政府單位應(yīng)實行檔案工作責(zé)任制，通過責(zé)任的明確，來逐步實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合以及分級建檔管理體制的建立。此外，政府單位應(yīng)督促檔案管理人員，把握重點，進(jìn)行規(guī)范化管理，以保證檔案信息的整齊完整，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。

三、結(jié)束語

總而言之，通過提高檔案管理工作的效率來實現(xiàn)政府單位的可持續(xù)發(fā)展是具有一定現(xiàn)實意義的。雖然，現(xiàn)階段在開展相關(guān)工作的過程中，還存在著一定的不足，但是，只要領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理足夠的重視，加大對工作人員的培訓(xùn)力度，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，完善檔案工作機制，以創(chuàng)新工作模式為渠道，來提高檔案管理工作的質(zhì)量，為政府單位高效、長遠(yuǎn)地發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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［3］宋淑紅.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析［J］.東方企業(yè)文化，2013（18）.