文/寶清縣農(nóng)村社會保險管理局 蔡美羲

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大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

文/寶清縣農(nóng)村社會保險管理局 蔡美羲

【摘要】在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下，如何進一步加強檔案管理工作，是當(dāng)下眾多檔案管理人員所要面對并思考的問題，本文作者結(jié)合自己的工作實踐，對大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進行了細(xì)致的探討和分析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理

當(dāng)前信息時代發(fā)展速度越來越快，因此各行各業(yè)都需要對目前復(fù)雜的數(shù)據(jù)進行有效地整理。從實際情況出發(fā)，不斷地重視對大數(shù)據(jù)的有效管理，才可以更好地順應(yīng)時代發(fā)展的需求。在檔案管理領(lǐng)域中，因為涉及到眾多的信息，就需要提供數(shù)據(jù)，保存社會中的相關(guān)記錄，同時可以隨時進行檢閱、搜尋、查找、利用。而這些也構(gòu)成了大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的主要內(nèi)容。由于所涉及的任務(wù)繁雜，因此就需要采取有效的措施，來不斷完善目前的檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案應(yīng)用管理中出現(xiàn)的問題分析

（一）專業(yè)數(shù)據(jù)處理人才不足。在當(dāng)前的檔案管理中，缺少擁有扎實的數(shù)據(jù)處理能力的專業(yè)人才，主要是統(tǒng)計員和分析員。根據(jù)當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢來分析，在未來很可能會根據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)分析目前國家人力資源分配的具體現(xiàn)狀，因此分析人員責(zé)任重大，他們關(guān)系到國家、企業(yè)的競爭力。而解決這一問題，單單地增強對當(dāng)代大學(xué)生的技能要求，或者引進國外優(yōu)秀人才是不能解決問題的，因此就需要加大力度，不斷增強對專門人才的培養(yǎng)力度，來更好地適應(yīng)大時代數(shù)據(jù)的檔案管理需求。

（二）檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)安全性能不高。對過去的企業(yè)引進人才模式分析，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)中建構(gòu)的信息都比較分散，信息無法流通，因此也就造成了企業(yè)無法直接對檔案數(shù)據(jù)進行有效地整理分類，這就無法發(fā)揮出信息本身最大的利用價值。隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度的加快，數(shù)據(jù)信息也更加容易泄露、遺失。這種數(shù)據(jù)破壞力極其強大，并且難以恢復(fù)。因此當(dāng)前數(shù)據(jù)整合所帶來的儲存信息安全性需要引起高度的重視。

（三）檔案信息存儲、獲取效率低。根據(jù)目前的大數(shù)據(jù)處理方式分析，一般情況下，都是輸入容易，輸出難。在處理數(shù)據(jù)時首先需要將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)送往一個專門的數(shù)據(jù)庫，一般數(shù)據(jù)庫運行的數(shù)據(jù)較多，則本身已經(jīng)構(gòu)成一個大數(shù)據(jù)。根據(jù)當(dāng)前社會發(fā)展現(xiàn)狀分析，企業(yè)活動規(guī)模、數(shù)量越來越大，數(shù)據(jù)訪問、查詢頻率也就越高。因此當(dāng)下如何采取有效措施，解決與此相關(guān)的問題，就成為了當(dāng)務(wù)之急。

二、當(dāng)前檔案管理引入大數(shù)據(jù)處理方法的必要性

（一）大數(shù)據(jù)處理方法可以滿足檔案管理需求。目前國家對檔案管理提出了以下幾個方面的要求：多用信息、少用能源。對于檔案管理機構(gòu)而言，其主要任務(wù)就是作為長久保存資料的場所，及時為大家提供必備的信息資料，因此是一種為社會服務(wù)的機構(gòu)。它本身擁有廣泛的信息，但是由于當(dāng)前存在種種問題，包括管理方式落后、人才能力不足、以及人們對檔案管理意識不高，使得目前的信息資源并沒有得到充分的利用跟發(fā)展。只有一個城市中的檔案管理體系不斷完善，才可以為市民提供更多的便利機會，同時才可以促進城市檔案管理的進一步提升。目前應(yīng)該從多方面出發(fā)，定期整理已經(jīng)保存過的信息，跟社會需求相結(jié)合，從而達到為社會公眾服務(wù)的目的。

（二）大數(shù)據(jù)處理可以加強相關(guān)電子文件管理。隨著當(dāng)前社會發(fā)展水平的迅速提升，電子文件的數(shù)量也在與日俱增。對電子文件的搜尋也變得比紙質(zhì)材料更難。因此就需要采取適當(dāng)?shù)姆椒▽ζ溥M行有效處理。當(dāng)前主要應(yīng)用的方式是對電子文件進行宏觀鑒定，首先判斷其是否具有自身的文件價值。這就需要做好兩個工作，首先采取大數(shù)據(jù)處理方式將其歸類整理，最后再根據(jù)其價值進行歸檔處理。

三、促進大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的有效措施

（一）不斷地促進技術(shù)發(fā)展。技術(shù)水平越高，處理大數(shù)據(jù)的檔案管理效率才會越高。當(dāng)前應(yīng)用的檔案管理技術(shù)，應(yīng)該滿足高效、快捷的特點。目前常用的模式主要指采用新型的技術(shù)，來更有效地獲取、存儲、挖掘、查詢信息，從而提供有效的決策分析。隨著未來的進一步發(fā)展，可以不斷發(fā)展形成產(chǎn)業(yè)化的創(chuàng)新模式。

（二）提升檔案管理技能。對數(shù)據(jù)進行有效管理可以獲取有效的數(shù)據(jù)信息資源。對于企業(yè)而言，由于內(nèi)部的數(shù)據(jù)有時需要保密，因此橫向之間無法做到共享，這就導(dǎo)致了目前無法做到信息充分利用。因此需要采取有效措施，不斷完善目前的檔案管理，使信息的安全性能得以保障。

（三）加強數(shù)字化文件管理模式的發(fā)展。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)發(fā)展時代背景下，人類檔案管理的方式不斷更新，主要涉及以下方面：電子文件、電子檔案、數(shù)字化文件。相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，電子文件本身具有眾多的優(yōu)勢，例如：具有儲存便捷、占據(jù)空間小、傳播方便等特點。因此它可以快速儲存多種信息，更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理的相關(guān)需求。

四、結(jié)語

在當(dāng)前的21世紀(jì)，數(shù)據(jù)競爭會發(fā)揮出越來越大的優(yōu)勢。因此只有對數(shù)據(jù)進行充分有效地利用，不斷挖掘背后潛在的數(shù)據(jù)價值，才能不斷促進各行各業(yè)的發(fā)展。同時需要充分利用大數(shù)據(jù)的管理模式，來不斷產(chǎn)生新型的管理方法，來促進檔案管理工作的開展。另一方面隨著大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，也帶來一些相對應(yīng)的問題，這需要辯證看待。適當(dāng)采取有效的措施，來不斷促進在大數(shù)據(jù)時代背景下，當(dāng)前檔案管理工作的進一步發(fā)展，也就成為了當(dāng)務(wù)之急。

【參考文獻】

［1］李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討［J］.云南檔案，2013（06）：48-50.

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