文/山東省萊州市煙臺(tái)信息工程學(xué)校 姜秀平 鄧小輝

如何創(chuàng)新檔案管理工作局面

文/山東省萊州市煙臺(tái)信息工程學(xué)校 姜秀平 鄧小輝

近幾年來，社會(huì)、國家和家長對(duì)教育工作越來越重視，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作是一項(xiàng)較基礎(chǔ)、較復(fù)雜并具有較高服務(wù)性的工作，它為其余各項(xiàng)工作的進(jìn)行提供參考依據(jù)。近幾年來，教育改革正在大刀闊斧地進(jìn)行，檔案管理工作的工作量、工作范圍、重要性都在不斷增加，本文主要分析了我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，并針對(duì)其中存在的問題提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新檔案管理工作局面的措施，具有一定的參考價(jià)值。

檔案管理；現(xiàn)狀；措施

文書檔案是學(xué)校歷史的見證，是該校最真實(shí)、最原始的資料，檔案管理中的內(nèi)容很廣，其中包括科研理論成果、學(xué)校建設(shè)等許多具有較強(qiáng)實(shí)踐意義的內(nèi)容，這些檔案能為該校日后解決實(shí)際問題提供借鑒，它是一所學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的依據(jù)。檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而周密的工作，成功的檔案管理應(yīng)該具有準(zhǔn)確性、保密性、科學(xué)性的要求。文書檔案指得是由通用文書轉(zhuǎn)化而來的信息檔案，是社會(huì)中各個(gè)單位都不可或缺的，它展現(xiàn)了這個(gè)單位的發(fā)展歷程，記錄該單位的現(xiàn)狀，又利用這些記錄指導(dǎo)著該單位未來的發(fā)展。提供文件要保證時(shí)效，及時(shí)處理。使檔案發(fā)揮相應(yīng)的作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀及原因分析

（一）檔案管理現(xiàn)狀。就當(dāng)前情況來看，我國檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)歸檔文件信息處理不及時(shí)、收集不全文件材料、不能及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行移交、公文格式不按要求辦理等狀況，文件的及時(shí)處理，就是迅速、適時(shí)、恰當(dāng)。及時(shí)的原則就是對(duì)文件處理的時(shí)間和時(shí)限要求。在規(guī)定的時(shí)間里必辦，在限定的時(shí)間里必須辦完。文件得到及時(shí)的傳閱、督辦、及時(shí)地進(jìn)行歸檔處理。這將大大提高檔案管理工作的質(zhì)量，體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。

1.文件資料匯集不完整。檔案是為了存儲(chǔ)在各個(gè)階段的各項(xiàng)實(shí)際工作與活動(dòng)中形成的有較大價(jià)值的信息資料，它為我們提供學(xué)生、教師的基本資料，還可從它所記錄的解決問題的方案中總結(jié)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，有利于可持續(xù)發(fā)展。加大對(duì)檔案管理的重視程度，但由于本項(xiàng)工作特別要遵循文件處理的基本原則，保證文件資料完整、齊全，不丟失。因此要認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。不要出現(xiàn)檔案資料不全，資料不完整、成套的文件遺失，這樣勢(shì)必影響檔案的質(zhì)量，給工作帶來不便。

2.檔案公文格式不規(guī)范。檔案最重要的作用就是供需要的人查閱，可是文件數(shù)量繁多、涵蓋范圍寬泛，為查閱方便，檔案的建立必須要有一個(gè)統(tǒng)一的格式，這樣的檔案才會(huì)有條理。要想做出這樣效果，就需要有專業(yè)能力。分析現(xiàn)在檔案的現(xiàn)實(shí)問題，公文格式不符合要求主要體現(xiàn)在：標(biāo)題格式不規(guī)范；紙張大小不符合要求；字體使用不規(guī)范；公章加蓋不符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）原因分析。原因主要包括如下4種：

1.對(duì)檔案管理不重視。專業(yè)管理人員不到位，不能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行收集，降低了檔案管理的質(zhì)量。

2.檔案管理過程中管理人員隊(duì)伍的連續(xù)性不強(qiáng)。不能合理配備檔案管理人員和確保管理人員的質(zhì)量，這樣不能很好地保證檔案在日常工作中便于社會(huì)各方面的利用。削弱了檔案對(duì)外的查詢和借鑒價(jià)值。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)熟練程度不高。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員必須練好基本功，熟悉和精通業(yè)務(wù)。否則就會(huì)造成檔案管理過程中沒有條理，出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象。

4.過度依賴高科技技術(shù)。在信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了社會(huì)上的各項(xiàng)工作中，近幾年來，我國經(jīng)濟(jì)水平提高，教育事業(yè)受到重視，為檔案的建設(shè)和發(fā)展提供了更多、更好的條件，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了信息化，先進(jìn)的管理設(shè)備為檔案管理減少了工作量、縮減了工作時(shí)間，但是如果完全依賴計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，或者是運(yùn)用不當(dāng)，也會(huì)使檔案管理出現(xiàn)較多的漏洞：（1）文件只在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，不打印紙質(zhì)檔案作為備份。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)雖然成本少，也較方便，但是并不安全，不宜長久存儲(chǔ)，還容易出現(xiàn)文件丟失的狀況。（2）有些計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的文件雖然打印出來了，但是沒有去檔案室做相應(yīng)的記錄，這就會(huì)導(dǎo)致文件管理程序紊亂，即使出現(xiàn)管理漏洞也無處查詢。

二、創(chuàng)新檔案管理工作

（一）解放思想，擺脫束縛。外行人往往會(huì)把檔案管理簡單地想象成文件的收發(fā)和保存，就如同是一個(gè)簡單的倉庫保管一般。沒能意識(shí)到檔案管理還有文件的收文、登記、分送、批辦、歸卷等繁雜的程序。因而要想從根本上提高檔案管理的水準(zhǔn)，首先要轉(zhuǎn)變?nèi)说挠^念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員思想上正確的引導(dǎo)。必須要解放思想，擺脫束縛，重新確立檔案管理的認(rèn)識(shí)。

（二）勇于探索，不斷創(chuàng)新。檔案管理不能因循守舊，要嚴(yán)格地規(guī)范存儲(chǔ)和管理的過程，在實(shí)踐中求實(shí)創(chuàng)新，要想提高檔案管理的水準(zhǔn)唯有創(chuàng)新。改革創(chuàng)新，首先要從思想觀念、思維方式到服務(wù)內(nèi)容、工作方法、管理方法等方面，提高管理人員的工作能力，建立健全規(guī)范化的責(zé)任考核機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，促使管理人員嚴(yán)格執(zhí)行制度、嚴(yán)格按程序辦事。要用制度管人，建立符合實(shí)情的獎(jiǎng)懲制度可有效地提高檔案管理工作效率。

1.完善檔案管理制度。根據(jù)實(shí)際情況，建立、健全檔案工作制度，制定《檔案室管理制度》《檔案保密制度》《檔案工作人員職責(zé)》《立卷歸檔制度》《檔案資料查閱利用制度》，用制度加強(qiáng)專業(yè)檔案隊(duì)伍的管理，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、嚴(yán)密性、準(zhǔn)確性。

2.加強(qiáng)檔案管理措施。許多單位都對(duì)檔案管理做過研究，已經(jīng)形成了各自不同的創(chuàng)新性管理模式。經(jīng)過不斷地實(shí)踐，創(chuàng)新管理模式已日臻成熟。檔案管理可以借鑒這些創(chuàng)新、先進(jìn)、有效的管理模式，結(jié)合工作實(shí)際情況，不斷進(jìn)行改革，融入自己所需要的新思路，使檔案管理工作更趨于合理化，利用這種創(chuàng)新的模式進(jìn)行檔案管理有利于增強(qiáng)檔案管理的針對(duì)性和有效性。比如，要合理利用信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，利用它來輔助檔案管理，將會(huì)節(jié)省人力、減少工作失誤、減少工作量。這樣不但能夠提高檔案管理的工作效率，而且還提高了檔案管理的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

三、啟示

檔案管理在單位的管理工作中是不可或缺的一項(xiàng)重要工作，在現(xiàn)今教育改革的浪潮中，對(duì)教育教學(xué)過程中的經(jīng)驗(yàn)積累、歷史記錄留下資料，留給后人，讓改革浪潮中的弄潮兒有章可循，有史借鑒，少走彎路，多有參考。所以建立完整、科學(xué)的檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理手段，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的管理，有充足的資金提供基礎(chǔ)保障，專業(yè)管理人員才能夠不斷增強(qiáng)管理工作的效率，減少工作失誤，更好地為檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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［3］勞蕾蕾.高校檔案管理課程實(shí)踐教學(xué)模式探析［J］.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011（02）.

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