文/大慶鉆探工程公司地質(zhì)錄井一公司 趙璐

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加強(qiáng)檔案管理提高檔案管理水平

文/大慶鉆探工程公司地質(zhì)錄井一公司 趙璐

【摘要】石油是經(jīng)濟(jì)發(fā)展必不可少的重要資源，在我國(guó)，石油企業(yè)是國(guó)有企業(yè)，這關(guān)系到國(guó)家命脈。隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各國(guó)間競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，國(guó)家對(duì)石油的管理控制也愈加嚴(yán)格，檔案的管理工作也顯得更加重要。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)；檔案管理；分析對(duì)策

檔案管理是每家企業(yè)都必不可少的一項(xiàng)重要工作，尤其是對(duì)掌握國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈的石油企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的管理更是關(guān)系到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展。

一、加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理的重要性

檔案是記錄一家企業(yè)從創(chuàng)立之初到走上正軌的重要資料，它記錄著企業(yè)每一天的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，幫助我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中的問題所在，以便及時(shí)作出調(diào)整。通過檔案上記錄，我們可以輕松查找到企業(yè)需要的資料，同時(shí)我們也可以看到企業(yè)每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈，了解到企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)日后的發(fā)展提供大致方向，也是企業(yè)轉(zhuǎn)型的重要依據(jù)。

檔案的記錄編制是一項(xiàng)十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，它是企業(yè)一路發(fā)展成長(zhǎng)的印記，也是企業(yè)不斷向前發(fā)展的基石，企業(yè)的檔案可以為企業(yè)的管理經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)客觀的依據(jù)，確保企業(yè)決策正確。不僅是外部經(jīng)營(yíng)，石油企業(yè)對(duì)內(nèi)改革整頓時(shí)，也可以根據(jù)檔案記錄的原始數(shù)據(jù)，為每一項(xiàng)決策提供資料支持。

石油企業(yè)的檔案包含了大量有用信息，比如企業(yè)的創(chuàng)立歷史、過去的經(jīng)濟(jì)交易、經(jīng)濟(jì)信息和財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)狀況等，是企業(yè)對(duì)以往經(jīng)營(yíng)狀況的總結(jié)，也是企業(yè)日后發(fā)展的參考資料。不僅如此，有了檔案庫(kù)，還可以大大提高工作效率，通過電子化檔案，我們可以輕松查詢到企業(yè)需要的資料，節(jié)省時(shí)間人力，實(shí)現(xiàn)高效辦公，為企業(yè)謀取更多利益。

二、檔案管理中存在的問題

上面我們簡(jiǎn)單闡述了檔案對(duì)于企業(yè)的重要性，但是在目前的企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，我們發(fā)現(xiàn)對(duì)于檔案的記錄管理工作，還是存在著許多問題，對(duì)石油企業(yè)來(lái)說(shuō)也不例外。

（一）檔案管理對(duì)于企業(yè)的重要性認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案的數(shù)量是十分巨大的，在管理上也就必然存在著一些漏洞。比如我們?nèi)狈茖W(xué)的檔案管理規(guī)劃，部分企業(yè)在日常的檔案管理工作中，沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于企業(yè)的重要性，只是注重檔案的交接工作和合格達(dá)標(biāo)，僅僅把檔案管理當(dāng)作是對(duì)資料的整理保存，也因此常常出現(xiàn)檔案斷層的情況，想要的資料查不到，細(xì)節(jié)的資料未保存，缺乏科學(xué)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)造成一定困擾，延誤企業(yè)工作進(jìn)度。

（二）缺乏完善的檔案管理體系。在對(duì)一些企業(yè)的調(diào)查中，我們還發(fā)現(xiàn)企業(yè)往往缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理制度不健全就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)。在日常檔案管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案收集不規(guī)范的現(xiàn)象，比如在檔案編制時(shí)，企業(yè)缺乏或者沒有健全完善細(xì)致的檔案收集制度，發(fā)散出去的檔案有時(shí)很難完整回收，也沒有健全的追責(zé)制度，無(wú)法追討員工責(zé)任。還有檔案的管理手段落后，管理力度不夠，主要體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)或工作人員沒有對(duì)檔案保管投入足夠重視，對(duì)平日的檔案工作也過于松散，沒有形成一套完整嚴(yán)格的檔案管理體系。

三、對(duì)于檔案管理問題的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。對(duì)于上述問題，我們可以從源頭上一步步著手解決。首先，我們應(yīng)該對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，不管是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是相關(guān)工作人員，要明白檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，我們可以組織檔案管理的宣傳探討會(huì)，讓檔案管理人員清楚認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任，同時(shí)我們還可以建立一套檔案管理考評(píng)制度，以此提醒職員的職責(zé)和鼓勵(lì)工作人員對(duì)檔案加強(qiáng)管理。對(duì)工作失誤少、檔案保管好的員工進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，提高檔案管理人員的工作積極性，改進(jìn)工作中的不足。其次，我們可以建立健全檔案交接保管體系，增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性。

（二）引進(jìn)專業(yè)性人才、完善檔案管理體系。對(duì)于檔案的整理保管，我們還可以引進(jìn)先進(jìn)人才，如今信息科技發(fā)展迅速，我們?cè)趯W(xué)習(xí)更先進(jìn)的保管方法時(shí)，也可以為企業(yè)引進(jìn)新鮮血液，增強(qiáng)企業(yè)活力，我們也可以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)可以定時(shí)組織相關(guān)工作人員到檔案管理部門進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強(qiáng)實(shí)踐能力，應(yīng)對(duì)各種可能出現(xiàn)的情況。檔案管理是一項(xiàng)精密的工作，我們可以錄用學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)的人才，他們擁有專業(yè)系統(tǒng)的理論知識(shí)和相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，會(huì)進(jìn)一步完善檔案管理體系。在檔案歸檔整理方面，我們還可以采用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，簡(jiǎn)化整理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)資料也越來(lái)越多，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，我們可以節(jié)省更多的人力物力財(cái)力，精簡(jiǎn)企業(yè)檔案管理體系，提高管理水平和使用效率，也避免了因員工查閱資料而無(wú)法及時(shí)歸還的問題。每份資料的借閱查詢記錄都可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上找到，追責(zé)也更加方便，加強(qiáng)了企業(yè)的檔案管理能力。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可以有效限制不同崗位職員的權(quán)利，上下級(jí)之間相互監(jiān)督相互牽制，防止企業(yè)檔案信息的外流，大大提高了企業(yè)檔案信息安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

以上只是對(duì)企業(yè)檔案管理問題的一些簡(jiǎn)述，在日常經(jīng)營(yíng)中，還有許多問題沒有得到解決和重視，最重要的是企業(yè)應(yīng)該從現(xiàn)在開始對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視，并立刻著手解決問題，這樣檔案管理系統(tǒng)的漏洞才不會(huì)繼續(xù)擴(kuò)大，可以避免很多不必要的企業(yè)隱患，讓石油企業(yè)發(fā)展壯大。

【參考文獻(xiàn)】

［1］周廣梅.關(guān)于加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理工作的措施分析［J］.城建檔案，2014（9）：12.