文/汪桂香

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企事業(yè)單位檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新

文/汪桂香

【摘要】加強(qiáng)對檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新是對當(dāng)前的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制的一種挑戰(zhàn)和考驗(yàn)。為此本文分別就檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新措施展開探討。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；管理體制；運(yùn)行機(jī)制；創(chuàng)新

檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)工作中的一個(gè)重要組成部分，從檔案管理內(nèi)容和水平便可看出一個(gè)單位的工作態(tài)度和業(yè)績等。檔案管理材料中記載的都是一些關(guān)于本單位的發(fā)展歷史、優(yōu)秀業(yè)績和工作中遇到的問題等，目的是為了對今后的工作進(jìn)行規(guī)劃，提高工作效率。但是我國當(dāng)前的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制中還存在著一些舊的理念，不利于提升各單位的業(yè)績和影響力。

一、強(qiáng)化重視，把握檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制創(chuàng)新需求

意識(shí)決定行動(dòng)，要做好檔案管理工作就必須從意識(shí)方面加以強(qiáng)化。當(dāng)前單位中領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視態(tài)度深深地影響了檔案管理工作人員的態(tài)度，他們認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無，檔案管理質(zhì)量差，并且利用效率低。一個(gè)單位對自己的檔案管理工作重視程度不夠，該單位的檔案管理資源就不能得到有效地利用。假如單位認(rèn)真管理利用檔案材料，工作人員就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并對自己的工作方式提出改進(jìn)措施，那么單位工作效率一定會(huì)得到提高。單位對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理人員的培訓(xùn)力度不夠，管理人員素質(zhì)較低，是當(dāng)前檔案可利用率低的重要原因。

檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制是關(guān)系檔案有效利用的根本，提高單位的重視首先應(yīng)引起單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，并且對玩忽職守的檔案管理人員給予嚴(yán)厲的懲罰。其次將單位的檔案材料與所有工作人員的考核內(nèi)容掛鉤，提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度，提高工作的積極性，工作效率才能得到提高。

檔案工作應(yīng)始終堅(jiān)守工作原則，筆者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)主要包括：了解和認(rèn)識(shí)檔案管理的涵義；了解檔案管理工作的重要性及意義；掌握檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，并做好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作；遵守一切有助于提高檔案管理效率和資源利用效率的原則，并且認(rèn)真執(zhí)行檔案管理的相關(guān)條例。堅(jiān)持上述的原則，是創(chuàng)新檔案工作的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)之上才能提出更為科學(xué)的創(chuàng)新措施。

二、完善制度，落實(shí)檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制創(chuàng)新措施

檔案管理與運(yùn)行制度不完善、不健全是造成檔案管理形同虛設(shè)的主要因素。檔案從最初的收集、保管和保護(hù)以及到后期的借閱、保密等工作須要有嚴(yán)密銜接的工作指導(dǎo)。當(dāng)真正需要查閱相關(guān)的檔案材料時(shí)，不能準(zhǔn)確、及時(shí)地找尋到，整個(gè)檔案管理的工作效率就很難得到正面評價(jià)。在現(xiàn)實(shí)中很多的檔案管理人員責(zé)任心并不強(qiáng)，即使檔案材料已經(jīng)堆積如山也不加以整理，他們的工作態(tài)度依然很消極，效率很低。比如，檔案材料收集不完整，借出的檔案材料沒有辦理正規(guī)的借閱手續(xù)，導(dǎo)致檔案材料丟失情況。還有的人借閱檔案材料之后，隨意地進(jìn)行修正和更改，事后也沒有給一個(gè)“說法”，因此導(dǎo)致檔案材料的真實(shí)性和利用價(jià)值不高。

不同的單位發(fā)展模式和經(jīng)營理念是不同的，為此很難遵循全國上下相同的檔案管理模式，因?yàn)槟欠N單一形式的檔案管理模式，無法實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的個(gè)性化要求，很難符合現(xiàn)代化的檔案管理體制的發(fā)展需求。創(chuàng)新檔案管理體制，首先應(yīng)該建立多元化的檔案管理體制，構(gòu)建以上級(jí)主管部門為主，下級(jí)所屬單位為輔的，分別對檔案進(jìn)行管理的模式。完善管理制度應(yīng)對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān)，如在提供利用環(huán)節(jié)，對檔案材料的保管位置、借閱程序以及最終的檔案材料歸還情況都必須認(rèn)真仔細(xì)地完整記錄。借閱檔案材料的內(nèi)部人員程序需要完善，利用者不僅要填寫自己的地址和聯(lián)系方式，而且要在單位對個(gè)人信息核對準(zhǔn)確之后才能借閱成功。如果不能及時(shí)歸還檔案材料，按照超出的次數(shù)，將會(huì)被禁止在一段時(shí)間內(nèi)借閱同類型的檔案材料。

三、革新技術(shù)，強(qiáng)化檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制創(chuàng)新保障

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，當(dāng)前企事業(yè)單位的管理體制和運(yùn)行機(jī)制也在改良和創(chuàng)新，傾向于引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備。但是企事業(yè)單位在檔案管理工作中并沒有給予足夠的重視，檔案管理工作中的新技術(shù)和新設(shè)備沒有及時(shí)地更新，更有甚者，為了節(jié)約管理成本，依然沿用傳統(tǒng)的人工收集管理模式，大大地影響了檔案管理工作的效率。例如，傳統(tǒng)的檔案管理采用的是人工收集整理檔案材料，借閱檔案材料時(shí)需要填寫紙質(zhì)的申請表格，借閱人往往只需要留一下自己的地址和聯(lián)系方式即可。一旦借閱人沒有按時(shí)歸還檔案管理材料，而其填寫的地址和聯(lián)系方式是錯(cuò)誤的，那么檔案材料就有丟失的可能性。傳統(tǒng)的檔案管理體制存在嚴(yán)重的漏洞，不利于保護(hù)檔案資源。

引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)應(yīng)該被應(yīng)用到檔案管理工作中。目前還有很多的檔案管理人員對計(jì)算機(jī)操作不熟練，企事業(yè)單位應(yīng)該加大投入，對員工進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，使得員工具備過硬的專業(yè)知識(shí)和對這份工作的責(zé)任感、榮譽(yù)感。電子輸入這種操作方式相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式要有很大的優(yōu)勢，不僅節(jié)約了時(shí)間，而且保存的時(shí)間也更加久遠(yuǎn)。創(chuàng)建一套適合本單位的個(gè)性化的檔案管理系統(tǒng)，不僅對提高本單位的工作效率有很大幫助，而且也有助于提升該單位的社會(huì)影響力。做好檔案管理工作的實(shí)質(zhì)性要求是能夠更好地服務(wù)于社會(huì)和方便大眾，為此檔案管理職能部門必須制定科學(xué)合理的管理模式，不僅使各行各業(yè)都能夠利用檔案管理資源，而且也更加方便大眾查閱相關(guān)的檔案材料。例如，申請查閱干部檔案報(bào)告表。當(dāng)公民申請查閱某個(gè)干部的檔案材料時(shí)，當(dāng)?shù)氐臋n案管理職能部門應(yīng)該在內(nèi)部制定一套自己的檔案查詢系統(tǒng)，便于公民在最快時(shí)間內(nèi)見到電子檔案材料。如果上級(jí)部門調(diào)查該干部的檔案材料，下屬行政管理部門應(yīng)該按照正規(guī)的程序答復(fù)。

應(yīng)加強(qiáng)檔案的工作監(jiān)督，檔案管理的監(jiān)督既包括國家檔案局等各級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督，也包括單位內(nèi)部的監(jiān)督。首先單位內(nèi)部必須加強(qiáng)對檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，防止出現(xiàn)檔案資料丟失、泄露機(jī)密的情形。其次加強(qiáng)國家檔案局等各級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督，屬于國家機(jī)密的檔案材料，監(jiān)督的程序會(huì)更加嚴(yán)格，對相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任追究也會(huì)更加嚴(yán)格。例如，屬于國家機(jī)密的檔案材料一旦發(fā)生了丟失的情形，事件的直接責(zé)任人將會(huì)被追究刑事責(zé)任。

四、總結(jié)

隨著科學(xué)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人類走進(jìn)信息化時(shí)代，對檔案管理的要求更加嚴(yán)格。檔案管理對社會(huì)的發(fā)展和企事業(yè)單位工作效率的提高有著重要的作用，為此為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)立足工作特點(diǎn)來分析當(dāng)前檔案管理工作中的不足，必須對檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制提出改良和創(chuàng)新措施。管理體制的創(chuàng)新意味著運(yùn)行機(jī)制也必須創(chuàng)新，而運(yùn)行機(jī)制的創(chuàng)新是管理體制創(chuàng)新的實(shí)際需要。

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