文/萊州市政府采購(gòu)管理辦公室 劉子菡

信息時(shí)代背景下如何才能做好機(jī)關(guān)檔案工作

文/萊州市政府采購(gòu)管理辦公室 劉子菡

信息化建設(shè)對(duì)于機(jī)關(guān)檔案信息化有著十分重要的作用。如今機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)仍然屬于起步階段，需要進(jìn)一步地改善。而機(jī)關(guān)檔案工作目前還存在著較多的問(wèn)題，對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作造成了十分嚴(yán)重的影響。因此，本文將進(jìn)一步闡述信息時(shí)代背景下做好機(jī)關(guān)檔案工作的策略。

信息時(shí)代；機(jī)關(guān)檔案工作；策略

由于信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷加快發(fā)展并且逐漸廣泛應(yīng)用。各大單位信息化程度不斷提升，促使文檔管理、存儲(chǔ)和方法方面發(fā)生較大的變革。加上這些年機(jī)關(guān)檔案管理水平不斷提升，以及檔案急劇增多，用戶對(duì)于檔案管理資料的需求也在不斷地提升。因此必須要做好機(jī)關(guān)檔案工作，下面將進(jìn)一步探討信息時(shí)代背景下做好機(jī)關(guān)檔案工作的方法。

一、改變管理觀念

基于信息時(shí)代背景下，必須要改變以往對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作管理的觀念，從根本上提升機(jī)關(guān)管理工作的認(rèn)識(shí)，營(yíng)造一個(gè)適合機(jī)關(guān)檔案工作的環(huán)境。在信息時(shí)代，檔案發(fā)揮得作用也更加重要，因此，要求機(jī)關(guān)檔案管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變之前檔案管理的思想，提升認(rèn)識(shí)，將檔案管理的工作融入自己的工作計(jì)劃以及每日工作中去，給相關(guān)部門提供適合的工作氛圍，要大力支持檔案部門的人員參加大型的檔案會(huì)議以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動(dòng)。加大培養(yǎng)相關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)的力度，樹立正確的目標(biāo)。還有就是將以人為本這種管理觀念真正地落實(shí)，對(duì)檔案管理人員必須要給予必要的關(guān)心，只有這樣才能將其積極性充分地調(diào)動(dòng)起來(lái)，給檔案管理工作人員提供一個(gè)適合的工作環(huán)境。

同時(shí)，還需要進(jìn)一步改善檔案管理的制度，處于信息化時(shí)代，構(gòu)建檔案管理制度和辦公自動(dòng)化屬于是一體的。通過(guò)信息化的管理手段目的在于避免采集歸檔這項(xiàng)工作存在盲目性和隨意性，保證檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用能夠更加正規(guī)，確保信息的安全，使其能夠充分地發(fā)揮出作用來(lái)。機(jī)關(guān)檔案相關(guān)部門必須要針對(duì)真實(shí)的情況制定出具有較強(qiáng)操作性的檔案。要求管理制度必須要具有明確的分工，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人的身上，對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行監(jiān)控，不要出現(xiàn)意外情況。還有就是準(zhǔn)備應(yīng)急處理的預(yù)案，對(duì)于有些有可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的地方需要制定應(yīng)急處理的方案。

二、提升業(yè)務(wù)訓(xùn)練

構(gòu)建健全的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，提升機(jī)關(guān)檔案管理人員對(duì)于工作的積極性。要求客觀并且真實(shí)地進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理考核工作。能夠有效提升機(jī)關(guān)檔案管理方面的水平。將檔案工作添加到年終考核中去，要求必須要注重考核的方法，針對(duì)部門考核，檔案工作完成的質(zhì)量需要和年終考核聯(lián)系起來(lái)。針對(duì)個(gè)人考核，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)其采取評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)勵(lì)。

加強(qiáng)業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并且機(jī)關(guān)單位應(yīng)該時(shí)常組織一些業(yè)務(wù)方面的交流討論會(huì)，增強(qiáng)對(duì)于檔案法律方面的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步拓展自己的視野。使工作人員在精神以及業(yè)務(wù)方面的水平都能夠得到有效的提升。

三、培養(yǎng)工作人員安全意識(shí)

由于檔案安全對(duì)于我國(guó)根本利益有著直接的影響，同時(shí)也是檔案工作的核心所在。因此，檔案管理工作人員必須要將檔案安全保密當(dāng)作是檔案部門的首要任務(wù)，并且不斷提升工作人員網(wǎng)絡(luò)安全方面的意識(shí)，以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的能力。針對(duì)那些重要檔案的原件進(jìn)行安全保護(hù)，可以采取數(shù)字化掃描的方式將其拷貝，并且將原件封存。選擇電子件的方式提供給需求者。除此之外，還要增強(qiáng)對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)、傳輸、利用和計(jì)算機(jī)硬件以及軟件系統(tǒng)這些方面的方案預(yù)防。要以定期地對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和異地儲(chǔ)存這些方式保證檔案信息的安全性。

四、優(yōu)化檔案信息工程

想要對(duì)檔案信息工作進(jìn)行進(jìn)一步地優(yōu)化，首先要和有關(guān)部門相互合作協(xié)調(diào)，進(jìn)而對(duì)檔案工作進(jìn)一步的完善和改進(jìn)。其次，還需要調(diào)整檢索系統(tǒng)，提升檢查的準(zhǔn)確率和速度。給更加快速準(zhǔn)確地提供檔案打下良好的基礎(chǔ)。再次，必須要做好平時(shí)的查閱接待工作以及相應(yīng)的查閱記錄，將檔案給各個(gè)機(jī)關(guān)單位提供的參考以及憑證作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)。還有就是使用科學(xué)合理的服務(wù)手段，依照檔案數(shù)字化提出的要求以及基本需求，采購(gòu)并使用符合標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一檔案系統(tǒng)，構(gòu)建歸檔文件目錄以及圖片檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，對(duì)于紙質(zhì)類的這種檔案要采取數(shù)字化處理這種方式。最后，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分地利用，進(jìn)而使遠(yuǎn)程服務(wù)成為現(xiàn)實(shí)，實(shí)施社會(huì)化有償服務(wù)，使有查詢檔案的單位以及個(gè)人，能夠在任何地點(diǎn)使用計(jì)算機(jī)下載并打印自己所需的檔案，給人們提供相應(yīng)的便利。

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)本文對(duì)信息時(shí)代背景下如何才能做好機(jī)關(guān)檔案工作的進(jìn)一步闡述，使我們了解到由于信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷加快發(fā)展并且逐漸廣泛應(yīng)用。各大單位信息化程度不斷提升，促使文檔管理、存儲(chǔ)和方法方面發(fā)生較大的變革，用戶對(duì)于檔案管理資料的需求也在不斷地提升。因此必須要做好機(jī)關(guān)檔案工作。通過(guò)改變管理觀念、提升業(yè)務(wù)訓(xùn)練和培養(yǎng)工作人員安全意識(shí)，還有優(yōu)化檔案信息工作的方式，能夠有效提升機(jī)關(guān)檔案管理的水平。希望通過(guò)本文的闡述能夠給信息時(shí)代背景下，做好機(jī)關(guān)檔案工作方面提供一定的參考和幫助。

［1］王英瑋，高璐娜.關(guān)于修訂和完善《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的建議與思考［J］.檔案學(xué)通訊，2013（03）：93-96.

［2］柯秀娥.談機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.黑龍江檔案，2014（06）：58-59.

［3］丁德勝.吹響機(jī)關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的號(hào)角——2015年中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議重要講話的十大亮點(diǎn)［J］.中國(guó)檔案，2015（06）：18-20.