文/國家新聞出版廣電總局七二四臺 黃可

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/國家新聞出版廣電總局七二四臺 黃可

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。隨著信息化建設(shè)的深入發(fā)展，社會對信息的利用及共享也有了更高的要求。在這一新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不合時宜，面對新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢。只有不斷提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)效率，才能滿足社會的發(fā)展需求。針對這一情況，本文就提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法做出簡要的探討。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

檔案是社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，具有真實(shí)性與歷史性。檔案不僅僅反映了單位的發(fā)展歷程，還蘊(yùn)涵了豐富的歷史、社會信息。這些檔案信息小至可作為社會日常生活的反映與借鑒，大至可影響國家發(fā)展的決策，是社會發(fā)展不可或缺的一部分。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化時代已成為了當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的大趨勢，事業(yè)單位的檔案作為我國信息資源建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是其發(fā)展的必然趨勢。因此，采用現(xiàn)代信息化技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不但有助于事業(yè)單位檔案管理水平和服務(wù)效率的提升，更能促使其檔案管理工作與時俱進(jìn)。

一、建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理

隨著信息化的發(fā)展，我國的檔案管理已由以往的管理保護(hù)檔案的實(shí)體模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的利用及共享。要想最大限度的發(fā)揮檔案信息這一服務(wù)功能，完善其健全地管理體系必不可少。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化時，應(yīng)按照國家提出的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合自身特點(diǎn)及發(fā)展的需求來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。第一，在檔案錄入時，應(yīng)遵循國家統(tǒng)一的著錄原則、方法、格式、文字、標(biāo)識等要求。如果著錄不能統(tǒng)一，則會導(dǎo)致檢索的條目不一致，影響數(shù)據(jù)的有效讀取和使用。第二，應(yīng)對檔案管理數(shù)據(jù)庫的硬件、軟件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等內(nèi)容制定統(tǒng)一的規(guī)范，并對相應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，從而使得事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)達(dá)到共享利用。因此，建立規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

二、建設(shè)完善的單位檔案管理服務(wù)設(shè)施

檔案信息化建設(shè)是依托于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等現(xiàn)代化設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、存貯、加工、使用和傳輸。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際需求來采購計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。并對現(xiàn)有的電子設(shè)備實(shí)行統(tǒng)一的管理與使用，以最大限度地延長其使用壽命。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)注重計(jì)算機(jī)軟硬件的統(tǒng)一性，了解所用軟件是否和硬件兼容，是否便于日后系統(tǒng)的升級及使用，從而最大限度地優(yōu)化使用計(jì)算機(jī)的設(shè)備資源，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的安全信息化的安全建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)共享的大前提下，信息資源系統(tǒng)存在較大安全隱患，因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)提高檔案管理信息化的安全意識，加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)。第一，由于網(wǎng)絡(luò)共享的特性，檔案內(nèi)容很容易被竊取和篡改。事業(yè)單位檔案信息內(nèi)容中有許多機(jī)密文件，這部分文件一旦泄漏，將會嚴(yán)重?fù)p害我國利益，甚至?xí)：Φ絿业陌踩?。因此，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)每一類檔案的密集程度做好相應(yīng)的加密設(shè)置、訪問權(quán)限和身份識別等安全措施。第二，注意各網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)的安全，對上網(wǎng)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格把控。第三，在系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，及時更新殺毒軟件，起到預(yù)防保護(hù)作用。第四，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，配置專門的檔案室、檔案柜、除濕器、除塵器，安裝防盜門窗，配備防火器等，使之達(dá)到防潮、防鼠，遮光的要求，最大限度地減少檔案毀損，加強(qiáng)其安全性。

四、提高事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能

當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)還處在人機(jī)相結(jié)合的操作階段，電子檔案的錄入、歸類、建立索引目錄等工作還需人工操作。這就要求檔案管理工作人員不但要具備檔案管理理論的原則、方法、技術(shù)等基礎(chǔ)知識，還需掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)。目前，大多數(shù)事業(yè)單位檔案工作人員的檔案管理方式仍停留在傳統(tǒng)的模式上，主要表現(xiàn)在，對計(jì)算機(jī)的運(yùn)用不足，以及對檔案信息處理的錄入簡單化。從而導(dǎo)致了設(shè)置的電子目錄過于簡單，檔案管理出錯率高，效率低，無法適應(yīng)更深層次的信息化建設(shè)目標(biāo)的需求。因此，提升檔案管理工作人員的技能水平，也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)又一重點(diǎn)內(nèi)容。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，并對培訓(xùn)人員做相應(yīng)的考核，確保其掌握相關(guān)技能，從而使其能夠更快、更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。其次，檔案管理工作人員也應(yīng)不斷進(jìn)行自我深造，加強(qiáng)對檔案專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，提高檔案信息化管理的思想覺悟，并在工作中保持良好的心態(tài)，以積極的態(tài)度去面對和解決工作中出現(xiàn)的問題和困難。

五、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)進(jìn)步的必然趨勢，并且其檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期且艱巨的工程。因此，事業(yè)單位應(yīng)高度重視檔案信息化的建設(shè)，要站在宏觀的角度，做好檔案管理的整體規(guī)劃，并在具體實(shí)踐中不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，完善自身檔案信息化管理模式的建設(shè)，促使事業(yè)單位檔案信息化管理更好地適應(yīng)新時期下社會發(fā)展的需求。

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