文/深圳市前海開發(fā)投資控股有限公司 梅園；廣東省粵科金融集團(tuán)有限公司 廖勇

工程項(xiàng)目檔案信息化探索

文/深圳市前海開發(fā)投資控股有限公司 梅園；廣東省粵科金融集團(tuán)有限公司 廖勇

在信息時(shí)代，工程項(xiàng)目檔案若還停留在傳統(tǒng)的檔案管理那一套路上，必將阻礙社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。因此，在科技信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，工程項(xiàng)目檔案信息化勢在必行。本文主要對工程項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的一些有效策略進(jìn)行探索，供同行借鑒參考。

工程項(xiàng)目；檔案管理；信息化；檔案數(shù)據(jù)庫

在科技信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，如何對檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，是每個(gè)單位都較為關(guān)注的主要問題之一。由于建設(shè)項(xiàng)目繁多，傳統(tǒng)檔案管理方式無法滿足其需求，并常常出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，造成不必要的損失。如實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，讓檔案查詢更為快捷，準(zhǔn)確。從而節(jié)約了人力、物力。工程項(xiàng)目檔案管理工作具有數(shù)據(jù)繁多、信息量巨大、工作要求嚴(yán)格等特點(diǎn)，按照傳統(tǒng)檔案管理方法，無論在管理、查詢方面，都會(huì)浪費(fèi)眾多時(shí)間，效率非常低。傳統(tǒng)檔案管理方法采取的是投入大量人力物力，耗費(fèi)大量時(shí)間，往往成效甚微。而采取檔案信息化模式，管理人員可以減去一大半，產(chǎn)生的效率卻比傳統(tǒng)的檔案管理方法高出好幾十倍。這是工程項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展趨勢，事業(yè)單位或企業(yè)單位可以通過檔案信息化進(jìn)一步提升工作效率，從而高質(zhì)量地完成工程項(xiàng)目建設(shè)。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

工程項(xiàng)目檔案能綜合地反映出該項(xiàng)目的所有資料，如上級(jí)部門審批的文件、征地或安置等文件的簽署、項(xiàng)目的施工所使用的材料質(zhì)量證明文件等等重要文件。具有以下特點(diǎn)：1.一次性，項(xiàng)目從始到終屬于一次性操作，只有一套。2.確定性，整個(gè)建設(shè)過程真實(shí)記錄。3.實(shí)用性，建設(shè)項(xiàng)目真實(shí)情況保存及應(yīng)用價(jià)值高。在同類項(xiàng)目中可以提供依據(jù)。

但是傳統(tǒng)檔案管理模式存在許多弊端，如傳統(tǒng)檔案資料為紙質(zhì)，放置時(shí)間久了之后便容易字跡模糊不清、腐爛、蟲蛀等狀況，導(dǎo)致檔案無法正常使用。另外傳統(tǒng)管理模式效率非常低，找檔案耗時(shí)間。而信息化建設(shè)可以有效解決這類問題，具有效率高且排序、分類、查詢非常便捷的特點(diǎn)，當(dāng)然信息化也面臨著建設(shè)項(xiàng)目檔案的信息安全問題。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化意味著和傳統(tǒng)的檔案管理模式告別，自然也要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，要科學(xué)有效地管理檔案必不可缺的就是信息化技術(shù)，因?yàn)樗粫?huì)因?yàn)闀r(shí)間而發(fā)生任何變化，可以有效地進(jìn)行檔案分類、排序、查詢等，無須耗費(fèi)多余的人力和物力去查閱檔案。

任何單位的領(lǐng)導(dǎo)在制定管理決策或平常的管理工作都需要以檔案信息作為依據(jù)，檔案信息的真實(shí)性直接影響到其管理決策正確性。因此可以看出檔案信息真實(shí)及完整性非常關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)可以更加充分地體現(xiàn)檔案的作用，通過檔案信息化可以在互聯(lián)網(wǎng)上認(rèn)證個(gè)人信息，讓需要使用檔案的人可以方便快捷地調(diào)取，而不必要到檔案管理局去查閱。而對于檔案管理者來講，檔案信息化建設(shè)可以節(jié)約時(shí)間，減少了很多的人工操作步驟，提高了工作效率。信息化主要以計(jì)算機(jī)為主，互通互聯(lián)網(wǎng)，讓檔案的資源信息在各個(gè)地方均可以通過認(rèn)證個(gè)人信息進(jìn)行調(diào)取，更好地為人們提供社會(huì)服務(wù)，具有非常重要的應(yīng)用價(jià)值。

二、檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

（一）不斷提升檔案系統(tǒng)整體水準(zhǔn)。檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，前提是要實(shí)現(xiàn)信息資料集成化，并貫穿整個(gè)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)要銜接得當(dāng)，不能斷層，造成資料數(shù)據(jù)的丟失或查找困難。檔案管理系統(tǒng)一般都有幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，必須重視這些節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)的問題，一旦出現(xiàn)節(jié)點(diǎn)問題，資料的完整性、安全性容易受到攻擊，甚至影響到整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。有些節(jié)點(diǎn)比較容易操作，可以很快見成效，而有些節(jié)點(diǎn)不易操作，見效不像預(yù)期那么快。這個(gè)與單位的管理基礎(chǔ)是否良好有關(guān)系，管理基礎(chǔ)好的單位在信息化建設(shè)方面速度都比較快，因此可以在該單位進(jìn)行試點(diǎn)，收到效果后進(jìn)行大范圍推廣。當(dāng)然也有可能有一些節(jié)點(diǎn)無法融入整體系統(tǒng)中，則需要繼續(xù)做出改進(jìn)。

（二）確保檔案信息管理人員業(yè)務(wù)能力符合檔案信息化建設(shè)要求。信息技術(shù)日新月異，為競爭對手及不法分子提供窺探工程項(xiàng)目檔案的機(jī)會(huì)，工程項(xiàng)目檔案信息化存在不安定的因素，如沒有配備足夠的信息管理人才進(jìn)行檔案保密工作，導(dǎo)致檔案外泄的風(fēng)險(xiǎn)非常大。而現(xiàn)有人員一直以來都是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對于當(dāng)今信息技術(shù)不大了解，計(jì)算機(jī)操作技能不夠熟悉，檔案管理知識(shí)比較陳舊，與目前的信息化改革存在較大的出入。筆者認(rèn)為可以通過以下途徑解決：1.高校應(yīng)該根據(jù)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢對檔案管理專業(yè)教學(xué)進(jìn)行改革，調(diào)整教育的內(nèi)容及方法，培養(yǎng)未來所需要的管理人才。2.對目前從事的檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，按照現(xiàn)行的檔案管理模式，加強(qiáng)素質(zhì)及技能培訓(xùn)。3.引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員，對目前單一的管理現(xiàn)狀進(jìn)行改革創(chuàng)新，通過具備現(xiàn)代檔案管理技術(shù)人員對檔案管理信息化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的保障。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)。檔案管理信息化建設(shè)對檔案管理者提出了更為苛刻的要求，檔案管理者在提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的同時(shí)，也應(yīng)提出軟件各個(gè)功能的靈活應(yīng)用技能，根據(jù)工程狀況及檔案管理特點(diǎn)提出信息化的改進(jìn)建議，讓整個(gè)工程檔案管理系統(tǒng)真真正正發(fā)揮其作用，只有如此，化建設(shè)階段，此類檔案管理者對企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行尤為重要。

（四）為檔案管理信息化建設(shè)提供技術(shù)支撐和充足資金。

檔案管理人才和相關(guān)技術(shù)資金是檔案信息化的必要前提。1.加強(qiáng)檔案管理信息化的資金支持，配備各種檔案管理專門處理檔案信息的計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)軟件，對當(dāng)前的系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)。2.提供技術(shù)支持。地方財(cái)政專項(xiàng)資金應(yīng)大力扶持企業(yè)的檔案信息化建設(shè)所需的資金。3.重視檔案管理信息化的安全問題，檔案管理信息化建設(shè)面臨的一個(gè)問題就是一旦有漏洞，容易受木馬攻擊。因此，加強(qiáng)軟件定期查殺病毒技術(shù)，應(yīng)用各種監(jiān)控技術(shù)，防止出現(xiàn)漏洞。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫資料的應(yīng)有價(jià)值。根據(jù)國家對檔案信息化管理的要求，并實(shí)事求是地根據(jù)各個(gè)地區(qū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際情況進(jìn)行研發(fā)管理系統(tǒng)，保證傳遞信息的共享。對于自行研發(fā)或購買管理軟件的單位，應(yīng)遵守以下要求：

1.管理系統(tǒng)的軟件應(yīng)具備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，目前為止，管理軟件采取開放形式，這樣，也就創(chuàng)造了檔案管理系統(tǒng)的獨(dú)立性。所購買的設(shè)備要按照國際標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能確保在任何環(huán)境下都可以應(yīng)用，應(yīng)用具備互聯(lián)性的網(wǎng)絡(luò)，這樣才能保證信息的快速流通；2.在經(jīng)濟(jì)允許的條件下，管理系統(tǒng)軟件選擇最為先進(jìn)的系統(tǒng)，當(dāng)然也需要考慮是否符合實(shí)際的檔案管理業(yè)意周期性，不能頻繁更新?lián)Q代，盡可能用最小的成本投入獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到符合信息化建設(shè)的要求，減輕財(cái)政負(fù)擔(dān)。

三、結(jié)束語

在信息技術(shù)改革創(chuàng)新速度迅速的今天，檔案管理者也面臨著更大的挑戰(zhàn)，如何面對信息技術(shù)帶來的安全問題，快捷方便地提供服務(wù)要求。檔案管理人員對于檔案信息化建設(shè)的總體要求需要用心去領(lǐng)悟，并在實(shí)際工作上不斷努力落實(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在軟件和硬件兩方面為信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備，同時(shí)引進(jìn)更多專業(yè)人才，積極提高現(xiàn)有人員能力水準(zhǔn)，才能使工程項(xiàng)目檔案管理工作效能真正實(shí)現(xiàn)突破。

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