文/菏澤市救助管理站 邵敏

信息化對(duì)民政檔案開(kāi)發(fā)利用的影響及完善對(duì)策研究

文/菏澤市救助管理站 邵敏

民政檔案逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，能夠?qū)⒚裾n案的價(jià)值發(fā)揮至最大，但是目前在民政檔案信息化過(guò)程中還存在著各種各樣的影響因素，本文立足于現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)分析民政檔案信息化的對(duì)策。

信息化；民政檔案；開(kāi)發(fā)利用；過(guò)程；影響因素；完善對(duì)策

一、民政檔案信息化的意義

民政檔案保存的目的是在保存原始民政檔案材料的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)民政檔案的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的民政檔案管理方式，在民政檔案利用過(guò)程中對(duì)于民政檔案的原始材料損傷較大，而且民政檔案管理人員人手相對(duì)較少，查詢時(shí)所需的時(shí)間較長(zhǎng)，影響民政檔案材料的使用效率。民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化主要有以下幾點(diǎn)好處：

（一）提高了民政檔案的利用效率。民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化就是利用計(jì)算機(jī)高科技技術(shù)對(duì)民政檔案原始材料進(jìn)行電子存檔，而目前計(jì)算機(jī)發(fā)展最大的優(yōu)勢(shì)在于，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大，而且計(jì)算機(jī)具備完善、便捷的檢索系統(tǒng)。檢索手段多樣，可以根據(jù)關(guān)鍵詞，也可以根據(jù)個(gè)人身份信息等等；檢索時(shí)間短，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)檢索出符合條件的檢索項(xiàng)目。傳統(tǒng)對(duì)民政檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要依靠人工對(duì)民政檔案進(jìn)行分類建立檢索目錄，需要民政檔案時(shí)，查詢目錄，在目錄中找尋符合項(xiàng)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，將民政檔案進(jìn)行信息化，只需要在前期對(duì)民政檔案進(jìn)行全部錄入，在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行存儲(chǔ)，如有需要可以查詢民政檔案中的部分信息，方便民政檔案的使用。放眼未來(lái)計(jì)算機(jī)發(fā)展的前進(jìn)，人機(jī)對(duì)話是趨勢(shì)，這將進(jìn)一步簡(jiǎn)化人工勞動(dòng)。在之前民政檔案管理過(guò)程中，存在一種現(xiàn)象就是使用者經(jīng)常會(huì)查詢不到自己需要的民政檔案，這時(shí)查詢者會(huì)質(zhì)疑民政檔案管理人員故意刁難，計(jì)算機(jī)不會(huì)作弊，更不會(huì)說(shuō)謊，直接解決這一弊端。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)民政檔案數(shù)字化管理。隨著社會(huì)的發(fā)展，民政檔案只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，才能實(shí)現(xiàn)自身存在的價(jià)值。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的主要途徑有以下兩種。首先就是民政檔案管理人員在計(jì)算機(jī)的虛擬磁盤(pán)中將民政檔案進(jìn)行錄入，建立電子文檔檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；其次就是將涉及圖片等信息的民政檔案進(jìn)行掃描，將民政原始檔案進(jìn)行圖像形式的存儲(chǔ)和顯示。

這兩種方式整體上來(lái)說(shuō)就是將民政檔案內(nèi)的具體信息進(jìn)行重新歸類區(qū)分，分類存儲(chǔ)，這樣不僅能夠滿足使用者對(duì)于簡(jiǎn)單信息的查詢，而且還能夠很好地滿足特殊使用者對(duì)于全文的需求，對(duì)于電子檔案直接進(jìn)行復(fù)制粘貼即可，避免了對(duì)原始檔案進(jìn)行復(fù)印，減少對(duì)原始檔案的破壞。

二、民政檔案開(kāi)發(fā)利用信息化的過(guò)程中存在的問(wèn)題

快速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)為檔案管理信息化提供了技術(shù)保障，但是在現(xiàn)實(shí)應(yīng)用中，僅僅依靠技術(shù)進(jìn)步是不夠的，還包含其他的因素。這些因素是造成民政檔案管理難以推行信息化的“罪魁禍?zhǔn)住薄?/p>

（一）意識(shí)不到位。長(zhǎng)期以來(lái)，很大一部分檔案管理人員對(duì)檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不到位，存在一些誤區(qū)，很多人認(rèn)為檔案管理就是一種記錄、抄寫(xiě)、保存的工作，其實(shí)不然，檔案管理是一個(gè)很重要的工作，不僅能給單位創(chuàng)造效益，還可以提高單位的工作效率，查找起來(lái)更快更準(zhǔn)確，縮減時(shí)間成本。民政檔案管理工作人員受事業(yè)單位工作方式的影響，對(duì)于民政檔案信息在當(dāng)代社會(huì)的服務(wù)價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位。在推行民政檔案管理信息化過(guò)程中，管理人員缺乏積極性，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作部署，主要以應(yīng)付為主，民政檔案信息化進(jìn)展緩慢。我國(guó)民政檔案部門(mén)存在很明顯的人手不足現(xiàn)象，在日常工作中，民政檔案管理人員難以快速高效完成工作內(nèi)容。民政檔案長(zhǎng)期受不到重視，民政檔案原始材料經(jīng)常性丟失，很多檔案在使用時(shí)去查詢就“杳無(wú)音訊”。

（二）民政檔案管理工作人員缺乏管理經(jīng)驗(yàn)。民政檔案管理人員隸屬事業(yè)單位人員，事業(yè)單位工作人員在人員更新上相對(duì)比較緩慢，但是社會(huì)發(fā)展卻非常迅速，要求民政檔案管理人員在日常工作中不能故步自封，需要不斷更新自己的知識(shí)儲(chǔ)備，更新工作經(jīng)驗(yàn)，以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。但是目前民政檔案管理工作人員普遍存在著知識(shí)水平較低、對(duì)信息化認(rèn)識(shí)不到位等現(xiàn)象，這就使得民政檔案管理工作死氣沉沉，缺乏朝氣。

（三）民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化中缺乏必要的資金支持。民政檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化需要大量的資金支持，民政檔案管理部門(mén)的資金來(lái)源主要依靠財(cái)政支出，而財(cái)政支出十分有限，這就使得檔案管理部門(mén)在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化過(guò)程中缺少必要的軟硬件支持。民政檔案信息化工作看似取得一定的成就，但是與社會(huì)發(fā)展的需要相比還是存在一定的差距，就實(shí)行信息化管理的民政檔案部門(mén)而言，主要還是依靠人力維持，需要專門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)，而且工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)工作不能夠勝任，使得民政檔案在計(jì)算機(jī)環(huán)境下的風(fēng)險(xiǎn)大大增加。

三、民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的對(duì)策研究

（一）加大資金投入。資金支持是民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化的前提，政府領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)該高度重視民政檔案信息化工作，將信息化工作納入政府發(fā)展總規(guī)劃中，集中全力推行民政檔案管理信息化。全方位提升民政檔案管理建設(shè)項(xiàng)目，在滿足信息化建設(shè)的計(jì)算機(jī)軟件條件下，提高軟件服務(wù)能力，即民政檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，提高管理人員的專業(yè)知識(shí)，聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)軟件服務(wù)公司的人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，豐富民政檔案管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的了解，含的各部分信息。其次，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于民政檔案的重視程度，改變傳統(tǒng)的隨地亂扔檔案的不良現(xiàn)象，加強(qiáng)對(duì)民政檔案管理人員法律意識(shí)的培訓(xùn)，在工作中嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。再次，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，在管理檔案、接待查詢檔案人員過(guò)程中，堅(jiān)守“為人民服務(wù)”的原則，熱情幫助查詢?nèi)藛T快速找到有效信息。

（二）確保民政檔案及時(shí)歸檔。很多民政檔案產(chǎn)生部門(mén)忽視民政檔案信息的保存，將民政檔案送到檔案管理部門(mén)時(shí)，檔案“缺章少頁(yè)”，不利于民政檔案的歸檔，尤其是在信息時(shí)代，殘缺不全的原始檔案就使得歸檔后的信息檔案依舊殘缺。既使民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化，也實(shí)現(xiàn)不了其意義，因此，需要嚴(yán)格控制檔案的積累，并且不定期地對(duì)原始檔案積累工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保出現(xiàn)在檔案管理部門(mén)的民政檔案信息的真實(shí)、完整。

更新民政工作部門(mén)的工作方式，在未來(lái)社會(huì)，紙質(zhì)文件會(huì)逐步被電子檔案所取代。民政工作部門(mén)中出現(xiàn)的各類紙質(zhì)文件也應(yīng)相應(yīng)地減少，在聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)環(huán)境下完成日常辦公。對(duì)于必須蓋章才能出現(xiàn)效力的文件，在蓋章之后直接掃描傳入檔案管理部門(mén)，會(huì)直接減少檔案管理工作人員的工作量，而且大大提高檔案歸檔的時(shí)間。這樣才能滿足信息時(shí)代高速的信息需求。

（三）加強(qiáng)配套體系的建設(shè)。民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化需要一系列配套制度確保其在工作中真正發(fā)揮其效力，首先建立內(nèi)部聯(lián)的各個(gè)工作部門(mén)的工作內(nèi)容以及工作方式都會(huì)隨之改變，因此，需要不斷完善民政部門(mén)的工作規(guī)章制度。其次，信息時(shí)代，民政檔案管理部門(mén)需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，形成專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理部門(mén)，監(jiān)控民政檔案的信息安全。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化將全面改變傳統(tǒng)管理模式中存在的空間問(wèn)題，改變以往大量數(shù)據(jù)堆積在存儲(chǔ)室里的現(xiàn)象，不僅方便管理，更加方便查找和調(diào)用，提高檔案管理工作的效率，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。因此，民政檔案實(shí)現(xiàn)信息化是民政檔案滿足未來(lái)社會(huì)發(fā)展的需要，有關(guān)部門(mén)需要改變傳統(tǒng)的思想觀念，重視民政檔案的信息化建設(shè)工作。民政檔案信息涉及的內(nèi)容更加廣泛，需要在信息化建設(shè)中監(jiān)管信息的安全性，防止黑客的惡意侵襲。在法律法規(guī)的指導(dǎo)下規(guī)范民政部門(mén)工作人員的工作態(tài)度以及工作流程，全方位一體化實(shí)現(xiàn)民政檔案信息化過(guò)程。

［1］趙璇.加快民政信息化建設(shè)的對(duì)策及建議探析［J］.電子世界，2013（09）：175-176.

［2］李沂濱.如何提高民政檔案現(xiàn)代化管理水平［J］.人力資源管理，2012（08）：197-199.