文/十堰日報社 張敏

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報社檔案信息化建設實踐
——以十堰日報社為例

文/十堰日報社 張敏

【摘要】十堰日報社通過實施檔案管理信息化，實現(xiàn)了對檔案信息資源數(shù)字化管理，使檔案的管理更加科學化、標準化、快捷化。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化管理

檔案管理信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)對檔案管理工作中的檔案信息資料進行信息化管理，更好地服務于社會發(fā)展。在如今的大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化建設是大勢所趨。檔案管理信息化能夠?qū)n案信息資源進行分類、分析、提取和加工，最大化地提高檔案管理的效率。檔案管理信息化是以確保檔案信息的安全、共享為原則，建立科學、統(tǒng)一的檔案管理模式、制度和標準，采用先進、適用的計算機網(wǎng)絡技術(shù)，為檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和編研創(chuàng)造便利，為單位的管理、生產(chǎn)、經(jīng)營和科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實的檔案信息服務。檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息資源整合、標準規(guī)范以及安保體系4個方面。

一、基礎設施建設和應用系統(tǒng)開發(fā)

檔案管理信息化建設的基礎設施涉及硬件和軟件兩個方面：一是應用系統(tǒng)的開發(fā)作為軟件支持存在，其基本要求是軟件操作簡便，易于廣泛推廣，具備組卷、分卷、維護以及查詢等多種功能；管理界面友好；軟件可及時更新，修補漏洞；較高的兼容性。二是硬件建設需要提高存儲電子文件的硬件配置及備份策略。

二、檔案信息資源整合

檔案信息資源的整合需要注意以下問題：一是收集并歸檔已有的電子文件，及時錄入信息數(shù)據(jù)庫，避免資源的流失。二是對將要接收的電子文檔提前做好準備工作，包括組織、技術(shù)和人員上的準備，統(tǒng)一接收和管理各部門信息資源，開通檢索服務。三是標準和規(guī)范的制定。檔案管理工作的重要職能之一是制定和完善標準、規(guī)范，其依據(jù)為《檔案法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)政策法規(guī)。建立的規(guī)范和標準需要滿足實際需求，能夠科學地指導檔案管理信息化建設的全過程，確保信息化建設、管理和運作過程有章可循，保證規(guī)范化、標準化以及制度化的檔案管理信息化建設大方向不變。為檔案的電子文件信息采集、管理、存儲格式標準、執(zhí)行細則等標準與制度的建立。制定電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式要求和工作規(guī)范。建立和完善電子文件保管、存儲及安全利用的制度等。四是信息安全系統(tǒng)的建設。信息安全是檔案管理工作首先需要確保的重點之一。信息安全體系的建設主要包括計算機網(wǎng)絡等硬件安全系統(tǒng)的建設，同時還包括內(nèi)外網(wǎng)隔離、網(wǎng)絡防火墻、文檔加密、訪問控制、用戶訪問認證以及網(wǎng)絡密鑰的管理，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)信息傳遞的安全。通過信息安全體系的建設，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，確保系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。

十堰日報社檔案管理應用系統(tǒng)采用“集中+分布”的方式，部署應用系統(tǒng)。系統(tǒng)總體上由兩個部分組成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分，其中C/S部分主要實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的采集、移交以及系統(tǒng)管理；B/S部分主要實現(xiàn)報社和二級單位對檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統(tǒng)、統(tǒng)一檢索利用平臺，通過結(jié)合J2EE體系架構(gòu)，充分利用了XML和Web Service先進的數(shù)據(jù)交換技術(shù)，發(fā)揮了C/S架構(gòu)和B/S架構(gòu)各自的優(yōu)點。

檔案管理應用系統(tǒng)的應用，提高了檔案的管理查詢效率，降低了管理成本。檔案的信息化建設不僅是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提升檔案信息服務水平的需要。我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，不斷促進檔案管理工作的進步和發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理信息化建設標準化、制度化、科學化。

【參考文獻】

［1］談志興，楊安蓮，張健.新形勢下檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展研究，世界圖書出版公司，2014-06.