文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊健萍

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小灣水電工程檔案管理工作體會(huì)

文/華能瀾滄江水電股份有限公司 楊健萍

【摘要】本文介紹了小灣水電工程檔案管理工作情況，論述了加強(qiáng)工程檔案管理工作的具體措施，以及管理效果和經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。

【關(guān)鍵詞】小灣水電工程；檔案管理工作；經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

檔案是人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，是一種潛在的生產(chǎn)力，是人類(lèi)各種記錄物中最原始、最可靠、最具有權(quán)威性與憑證性的一種，它真實(shí)記錄并展現(xiàn)了人類(lèi)文明的全貌與過(guò)程，是人類(lèi)聯(lián)接過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的堅(jiān)固紐帶。小灣工程檔案，將巨細(xì)無(wú)遺地真實(shí)記錄了小灣水電工程幾十年來(lái)的構(gòu)想和勘測(cè)、設(shè)計(jì)、科研、論證、建設(shè)全過(guò)程，是全體建設(shè)者智慧和勞動(dòng)成果的結(jié)晶。

一、工程概況

小灣水電站位于云南省大理白族自治州南澗縣與臨滄地區(qū)鳳慶縣交界的瀾滄江中游河段，系瀾滄江中下游河段規(guī)劃八個(gè)梯級(jí)的第二級(jí)，是國(guó)家實(shí)施西部大開(kāi)發(fā)、“西電東送”戰(zhàn)略的標(biāo)志性工程。電站總裝機(jī)容量420萬(wàn)千瓦，多年平均發(fā)電量188.92億kW.h，保證出力1854MW。2014年10月通過(guò)國(guó)家檔案局組織的檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。由于工程規(guī)模大、工期長(zhǎng)，環(huán)節(jié)多，檔案管理的特點(diǎn)是：（具有成套性、專(zhuān)業(yè)性和動(dòng)態(tài)性-基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)），建設(shè)規(guī)模龐大、合同多、施工周期長(zhǎng)、檔案數(shù)量大，監(jiān)理和施工單位多，并且施工中產(chǎn)生一個(gè)合同多家施工、多家監(jiān)理的情況，項(xiàng)目檔案的匯總、管理難度較大。

二、工程檔案管理措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，為項(xiàng)目檔案管理提供保障。項(xiàng)目檔案涉及面廣，參建單位多，專(zhuān)業(yè)復(fù)雜，為此，領(lǐng)導(dǎo)非常重視，充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案管理工作不僅僅是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性管理工作，而且是工程建設(shè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。把檔案工作作為企業(yè)內(nèi)部職能管理的一個(gè)重要部份，并在組織上予以保證，配備滿(mǎn)足工程需要的專(zhuān)職檔案人員，設(shè)置了專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，硬件設(shè)施設(shè)備齊全，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要，為檔案工作的順利開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。

（二）建立健全項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。小灣水電工程建設(shè)管理局發(fā)揮了業(yè)主的主導(dǎo)作用。首先，結(jié)合工程實(shí)際制定工程檔案管理辦法和規(guī)定是搞好小灣工程檔案的基礎(chǔ)。小灣主體工程的的單位是設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位，來(lái)自全國(guó)的四面八方，他們都按各自長(zhǎng)期形成的習(xí)慣進(jìn)行項(xiàng)目檔案的整理編制，這樣形成的項(xiàng)目檔案就會(huì)標(biāo)準(zhǔn)不一，分類(lèi)混亂，排列不清。為使項(xiàng)目檔案有章可循，有計(jì)劃、高標(biāo)準(zhǔn)有序地進(jìn)行，在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)就以《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》為準(zhǔn)繩，以《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，不斷完善小灣工程檔案管理制度體系，制定了適用性和操作性較強(qiáng)的《小灣水電工程項(xiàng)目文件材料編制、歸檔及檔案整理辦法》《小灣水電工程檔案分類(lèi)表》《小灣水電工程檔案分類(lèi)細(xì)則及說(shuō)明》《小灣水電工程竣工檔案驗(yàn)收歸檔工作規(guī)定（試行）》《關(guān)于加強(qiáng)小灣水電工程設(shè)備儀器檔案管理工作的通知》等辦法和規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目檔案收集整理、編制質(zhì)量、歸檔范圍、分類(lèi)原則上都作了明確規(guī)定，使項(xiàng)目檔案做到“對(duì)號(hào)入座、一步到位”，檔案工作得以規(guī)范、系統(tǒng)地進(jìn)行，規(guī)章制度在整個(gè)項(xiàng)目檔案中起到”保障的作用。其次，建立檔案管理體系是保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要措施。小灣水電工程規(guī)模大、周期長(zhǎng)，且施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng)，這給檔案的收集歸檔工作帶來(lái)一定的困難。針對(duì)這種特殊情況，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)是非常必要和適用的。小灣水電工程在工程開(kāi)工時(shí)，就要求各參建單位成立竣工辦公室，配置專(zhuān)（兼）職檔案人員，建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理體系。建管局在辦公室設(shè)置了檔案室，負(fù)責(zé)小灣工程建設(shè)全過(guò)程項(xiàng)目文件的編制、歸檔等工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、驗(yàn)收和接收；質(zhì)量安全部成立了竣工驗(yàn)收辦公室，負(fù)責(zé)對(duì)小灣工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、調(diào)試運(yùn)行等單位的項(xiàng)目文件編制、歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)，從而在體系上保證了工程檔案的完整性。再次，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)兼職檔案人員的素質(zhì)。加強(qiáng)檔案知識(shí)培訓(xùn)，不斷總結(jié)學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，開(kāi)拓進(jìn)取，適應(yīng)信息時(shí)代快節(jié)奏的發(fā)展。不斷汲取新知識(shí)，學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理、光盤(pán)技術(shù)、電子文件的保存等，具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案兼職人員自身的素質(zhì)。同時(shí)，檔案兼職人員要增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)后人負(fù)責(zé)，保證檔案材料的準(zhǔn)確、完整，重視文件材料的形成和積累，切實(shí)做好檔案的收集、管理工作，使工程檔案能夠完整地反映工程建設(shè)的全過(guò)程，不漏點(diǎn)滴。

（三）歸檔審核是決定案卷質(zhì)量的關(guān)鍵。在項(xiàng)目文件歸檔前，工程技術(shù)人員和檔案人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核，把不符合規(guī)范要求的文件拒之門(mén)外，使歸檔文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得到有效控制。首先，對(duì)項(xiàng)目歸檔范圍進(jìn)行審核，采用預(yù)立卷的方法，按照小灣水電工程歸檔范圍的內(nèi)容，先由施工單位對(duì)該項(xiàng)目所形成的文件材料逐一進(jìn)行收集和預(yù)立卷，再由監(jiān)理單位對(duì)文件材料的齊全、準(zhǔn)確進(jìn)行審核，最后由小灣建管局竣工辦和檔案室進(jìn)行審核，在審核過(guò)程中，再次對(duì)文件材料是否齊全進(jìn)行逐條核對(duì)，提出該項(xiàng)目的缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，該修改補(bǔ)充和完善的地方，要求有遺漏的提出整改意見(jiàn)，盡量讓施工單位竣工文件一次性通過(guò)整改，避免了因返工造成的極大的工作量和案卷質(zhì)量的降低。這樣就為合理組卷和高質(zhì)量的案卷奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，對(duì)編制的案卷質(zhì)量進(jìn)行審核。案卷質(zhì)量的審核包括文件材料內(nèi)容、案卷編目、文件材料的系統(tǒng)性和成套性、分類(lèi)的科學(xué)性等各方面。文件材料內(nèi)容的審核主要有文件是否為原件、文件的簽署蓋章手續(xù)是否完備、文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確、文件的書(shū)寫(xiě)材料是否符合要求、各種記錄表格用紙是否規(guī)范、裝訂是否符合歸檔要求。案卷編目的審核主要有卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)是否按規(guī)定要求填寫(xiě)，卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)應(yīng)規(guī)范清楚，備考表的填寫(xiě)是否完備，案卷題名是否能簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容、案卷封面和卷脊填寫(xiě)是否正確。文件材料的系統(tǒng)性和成套性審核，建設(shè)項(xiàng)目檔案反映了建設(shè)項(xiàng)目項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程，它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的程序和專(zhuān)業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接，因此在組卷時(shí)要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序。分類(lèi)的科學(xué)性主要是指按照《小灣水電工程的項(xiàng)目劃分表和檔案分類(lèi)表》，將各種項(xiàng)目文件對(duì)號(hào)入座，杜絕同一檔號(hào)內(nèi)有不相聯(lián)系的文件出現(xiàn)。再次，審核竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求?？⒐D是工程施工結(jié)果在圖紙上的反映，是對(duì)工程實(shí)體的真實(shí)寫(xiě)照，是項(xiàng)目檔案最重要的部份，是真實(shí)的原始記錄，是竣工驗(yàn)收以及今后運(yùn)行維護(hù)的依據(jù)，項(xiàng)目竣工圖編制必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況。在竣工圖的審核中，重點(diǎn)審核是否做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，即必須準(zhǔn)確反映施工真實(shí)狀況，隱蔽工程的真實(shí)結(jié)構(gòu)狀況、工程特征、設(shè)計(jì)變更、結(jié)構(gòu)變更、材料變更等基本情況，是否采用新藍(lán)圖、圖面是否清晰、標(biāo)識(shí)是否按規(guī)范進(jìn)行、是否逐張加蓋、簽署竣工章、整理符合檔案管理要求。另外，對(duì)項(xiàng)目檔案中不同紙質(zhì)載體文件的如：照片、磁盤(pán)、光盤(pán)等，針對(duì)這些特殊載體的材料應(yīng)檢查其存儲(chǔ)格式是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范要求，以確保今后的有效使用。

（四）加大指導(dǎo)力度和定期檢查培訓(xùn)是做好工程檔案的前提?？⒐n案的整理工作，一般都是由工程技術(shù)人員編制，他們基本都是第一次接觸檔案，因此會(huì)使一些非常珍貴檔案損壞、散失，有的沒(méi)有按規(guī)范收集整理，等到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)才進(jìn)行突擊整理，浪費(fèi)了人力、物力，影響了案卷質(zhì)量。因此，在建設(shè)初期，小灣水電工程建設(shè)管理局檔案人員就深入現(xiàn)場(chǎng)，幫助指導(dǎo)，使檔案工作一開(kāi)始就步入正軌，少走彎路。在工程建設(shè)過(guò)程中，把檔案工作融入到工程建設(shè)全過(guò)程，與工程實(shí)體質(zhì)量同等重視。結(jié)合質(zhì)量管理的要求，按時(shí)會(huì)同監(jiān)理對(duì)各單位、分部工程的項(xiàng)目文件形成、管理進(jìn)行檢查和督促，及時(shí)掌握文件材料收集、整理的進(jìn)度，特別是檢查施工單位的隱蔽記錄整理情況，在檢查指導(dǎo)中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的新情況和問(wèn)題，都及時(shí)進(jìn)行認(rèn)真分析，研究解決問(wèn)題的措施。同時(shí)，要求施工單位工程對(duì)已建成的項(xiàng)目文件，及時(shí)立卷，按要求歸檔。參與工程建設(shè)的工程管理人員對(duì)工程檔案的重要性及其業(yè)務(wù)水平參差不齊，為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案工作的有序管理，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，規(guī)范文件的收集、整理、歸檔，不僅對(duì)項(xiàng)目文件中的各種原始表格都作了統(tǒng)一的要求，而且還有計(jì)劃、有措施、定期邀請(qǐng)?jiān)颇鲜n案局和瀾滄江公司的專(zhuān)家進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，詳細(xì)介紹項(xiàng)目檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和小灣工程檔案的編制的基本要求，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過(guò)程原始簽證文件填寫(xiě)方法，增強(qiáng)了他們做好檔案工作的責(zé)任感，提高了業(yè)務(wù)水平，為保證竣工檔案的案卷質(zhì)量打下了良好的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)。使工程項(xiàng)目一開(kāi)始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求，杜絕施工過(guò)程中產(chǎn)生的不規(guī)范現(xiàn)象出現(xiàn)。

（五）驗(yàn)收、考核制度是做好工程檔案的強(qiáng)有力保證。項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目的建設(shè)逐漸形成的，要從工程項(xiàng)目的開(kāi)頭開(kāi)始積累、收集檔案。積累是基礎(chǔ)，要早抓、勤抓，回憶錄式的檔案是不能作為工程建設(shè)各項(xiàng)需要的依據(jù)。首先，從工程項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)就抓項(xiàng)目檔案工作，從工程開(kāi)工就設(shè)立竣工機(jī)構(gòu)和檔案人員，組織、協(xié)調(diào)指導(dǎo)參建單位，將項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目文件的編制和項(xiàng)目檔案的整理，并對(duì)文件質(zhì)量進(jìn)行檢查確認(rèn)，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定、組織竣工驗(yàn)收管理工作。針對(duì)小灣工程規(guī)模龐大、工期長(zhǎng)、監(jiān)理及施工單位多的特點(diǎn)，實(shí)行項(xiàng)目文件的編制工作與工程建設(shè)“三同步”的管理，即工程開(kāi)工與項(xiàng)目文件的收集同步進(jìn)行，工程建設(shè)中，要與項(xiàng)目文件的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行，工程完工驗(yàn)收時(shí)，要與提交一套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行。竣工工作人員始終直接參與整個(gè)工程建設(shè)和驗(yàn)收全過(guò)程。其次，將項(xiàng)目檔案的歸檔工作融入到工程的驗(yàn)收中，小灣水電工程所有合同項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，先進(jìn)行竣工檔案驗(yàn)收，項(xiàng)目文件驗(yàn)收通過(guò)后，方可進(jìn)行實(shí)體的竣工驗(yàn)收。竣工檔案未達(dá)到歸檔要求的合同項(xiàng)目不得予以竣工結(jié)算。檢查驗(yàn)收程序：施工單位竣工檔案收集編制—監(jiān)理單位審核—小灣建管竣工辦審查—小灣建管局檔案室審定，并對(duì)“小灣水電工程檔案審核簽證單”進(jìn)行簽署。施工單位必須對(duì)竣工檔案進(jìn)行認(rèn)真地校核，技術(shù)負(fù)責(zé)人針對(duì)竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行嚴(yán)格地審查后，逐項(xiàng)簽署意見(jiàn)；監(jiān)理單位對(duì)整編過(guò)程監(jiān)督檢查，嚴(yán)格核對(duì)是否達(dá)到歸檔要求，簽署意見(jiàn)；最后建管按相關(guān)文件進(jìn)行審查，確認(rèn)是否達(dá)到歸檔要求進(jìn)行移交。同時(shí)設(shè)立了工程檔案保證金制度進(jìn)行歸檔控制，以建安工程費(fèi)的2.5%作為檔案保證金，檔案驗(yàn)收移交后返回參建單位，并設(shè)立“竣工檔案歸檔獎(jiǎng)”，對(duì)按期優(yōu)質(zhì)完成的單位進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不按期完成的單位進(jìn)行處罰，這樣不但保證了工程檔案的按期歸檔，同時(shí)也調(diào)動(dòng)了檔案人員的積極性，為更好地完成工程檔案提供了條件。再次，將項(xiàng)目文件的收集整理工作納入質(zhì)量管理工作中，建立了月檢查、季考核、年評(píng)比制度。要求各單位成立相應(yīng)的竣工機(jī)構(gòu)，設(shè)置專(zhuān)、兼職檔案工作人員，配備必要的檔案管理?xiàng)l件（配備必要的工作力量），相對(duì)固定竣工檔案的編制人員，至少有一人是參與項(xiàng)目文件全過(guò)程的編制；建立完整規(guī)范的臺(tái)帳，要求參建單位編制項(xiàng)目的完工驗(yàn)收、文件的收集整理情況，同時(shí)按計(jì)劃進(jìn)行，并按時(shí)報(bào)送竣工辦備查。把項(xiàng)目文件的收集整理列入監(jiān)理月考核、小灣水電工程建設(shè)管理局季度質(zhì)量考核中，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的不符合要求的單位，提出整改措施，并限期整改。項(xiàng)目文件的收集整理將直接影響考核結(jié)果，以這樣的方式來(lái)提高對(duì)項(xiàng)目文件的重視。對(duì)于一個(gè)合同多個(gè)單位施工、監(jiān)理的情況，由最后負(fù)責(zé)施工和監(jiān)理的單位進(jìn)行項(xiàng)目文件的匯總編制工作。

（六）信息化建設(shè)。為適應(yīng)現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率，瀾滄江公司購(gòu)置了清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一安裝到施工單位，施工單位的歸檔工作必須在該系統(tǒng)中完成，移交歸檔時(shí)先在系統(tǒng)中進(jìn)行，符合要求后再進(jìn)行檔案實(shí)體移交。這樣不僅僅簡(jiǎn)化了日常的各種目錄的錄入工作，而且對(duì)于施工單位內(nèi)部形成的電子文件和CAD圖紙部分都可作全文瀏覽，提高工作效率，強(qiáng)化了管理。檔案人員在網(wǎng)上可以隨時(shí)檢查各單位編制進(jìn)程，便于監(jiān)督和指導(dǎo)。伴隨著數(shù)碼相機(jī)的使用，項(xiàng)目文件也就產(chǎn)生了大量的數(shù)碼照片，數(shù)碼照片的收集整理、歸檔及存儲(chǔ)也就需要急等解決的問(wèn)題，為了確保這些照片的有效使用，要求施工單位提交一套沖印好的照片外，同時(shí)還用不可擦除光盤(pán)刻錄一套，采用電子和紙質(zhì)同步的方法。

三、管理效果和經(jīng)驗(yàn)

小灣水電工程檔案管理通過(guò)采用事前控制、事中介入、驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程控制管理模式，將檔案工作滲透于項(xiàng)目建設(shè)的每一個(gè)階段、每道工序、每一個(gè)工作環(huán)節(jié)之中，將項(xiàng)目檔案工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，使項(xiàng)目建設(shè)中形成的每一份文件都處于受控狀態(tài)。

通過(guò)對(duì)小灣工程檔案的管理的具體實(shí)踐，深刻體會(huì)到：要做到創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的同時(shí)有一流的工程檔案，必須從工程項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就開(kāi)始抓起，實(shí)行“三同步”的管理；在我國(guó)的基本建設(shè)領(lǐng)域中，長(zhǎng)期以來(lái)存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。因此小灣工程做到了加強(qiáng)檔案意識(shí)宣傳教育，把工程項(xiàng)目竣工檔案工作列入施工進(jìn)度計(jì)劃中，制定切實(shí)可行的檔案管理制度是關(guān)鍵，嚴(yán)格把握竣工驗(yàn)收關(guān)，保證了小灣工程竣工項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全，真實(shí)地記錄和反映施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程，符合國(guó)家對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔的要求。