文/曹叢林

事業(yè)單位人事檔案管理探究

文/曹叢林

隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的日益深入，事業(yè)單位人事檔案管理存在著一些問題，因此，切實做好當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化就顯得尤為重要。本文對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行了深入的思考，具有一定的參考價值。

事業(yè)單位；人事檔案；管理；思考

一、引言

事業(yè)單位人事檔案屬于干部人事檔案的主要組成部分之一，人事檔案是事業(yè)單位人才信息的主要載體，它能充分反映出事業(yè)單位干部職工的歷史背景、行為軌跡、個人經(jīng)歷、獎懲情況、工作表現(xiàn)、德才能績及其經(jīng)歷的重大事件，是選賢舉能、知人善任的主要工具。隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的日益深入，事業(yè)單位人事檔案管理存在著一些問題。因此，切實做好當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化就顯得尤為重要。

二、提升事業(yè)單位人事檔案基礎(chǔ)管理水平

一是組織保障。把人事檔案管理列入當(dāng)前事業(yè)單位人事人才的一項重點工作來抓，事業(yè)單位應(yīng)該成立由單位一把手任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，1名專職人員，1名兼職人員為成員的“干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，并層層簽訂干部檔案管理責(zé)任書。

二是經(jīng)費(fèi)保障。事業(yè)單位應(yīng)該加大資金投入，對檔案室進(jìn)行裝修改造，安裝了鐵門、鐵窗等，配備鐵質(zhì)檔案密集柜，更新冷暖空調(diào)機(jī)、計算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、錄音機(jī)、滅火器、溫濕度計，不斷完善防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蛀等設(shè)施。

三是人員保障。選配年紀(jì)輕、思想品質(zhì)好、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的黨員干部擔(dān)任檔案室管理工作，并保持相對穩(wěn)定。在人事檔案審核要求上牢牢把握“嚴(yán)”、“細(xì)”、“全”、“準(zhǔn)”、“精”、“實”六字關(guān)口，對手續(xù)不全和不完整、不真實并有疑問的材料，堅決不準(zhǔn)歸入人事檔案。同時，要選拔重用檔案管理干部。堅持選拔政治素質(zhì)好、工作能力強(qiáng)、知識水平高、服務(wù)態(tài)度好、原則性強(qiáng)的年輕干部從事人事檔案管理工作，并把這個崗位作為人才培養(yǎng)、成長的平臺。注重抓好人事檔案管理人員教育提高和選拔使用。

三、優(yōu)質(zhì)服務(wù)提高事業(yè)單位人事檔案工作效能

一是嚴(yán)格防范。結(jié)合本單位的實際情況，制定完善的人事檔案管理制度，如《檔案保密制度》、《檔案整理制度》、《檔案查詢借閱制度》等，并根據(jù)制度規(guī)定，實行定期或不定期的檢查，切實把各項防范措施落到實處，同時堅持“三不轉(zhuǎn)遞”（接受單位不明不轉(zhuǎn)、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、個人帶檔不轉(zhuǎn)）、“四不借出”（親屬檔案不借、手續(xù)不全不借、沒有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借、非特殊需要不借）、“五不查閱”（牽涉到親屬不準(zhǔn)查、未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查、無查閱介紹信不準(zhǔn)查、本人不準(zhǔn)查、非黨員不準(zhǔn)查）制度，并認(rèn)真做好檔案查、取工作臺賬，堅持工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作紀(jì)律，對進(jìn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行好一系列手續(xù)，來龍去脈一落分明，確保人事檔案管理工作萬無一失。

二是方便快捷。結(jié)合檔案查閱特點，要指派專業(yè)人員預(yù)先對所管理的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類編排和存放，對干部查、取檔做到“隨調(diào)隨查，隨查隨用”。

三是主動服務(wù)。在接待查借閱檔案中，事業(yè)單位要注重創(chuàng)造良好的查閱環(huán)境和提高服務(wù)質(zhì)量，及時、準(zhǔn)確、主動地提供服務(wù)。

四是檔案資料及時歸檔。事業(yè)單位要定期對本單位人事考核資料歸檔，嚴(yán)防丟失。對人事的年度考核表、工資變動表、入黨材料等及時予以整理填充，做到人事檔案分類準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。

五是人事檔案管理員在人事檔案收集工作中要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，耐心細(xì)致，不厭其煩地開展人事檔案工作。

四、充分發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案作用

始終把加強(qiáng)人事檔案管理的最終目的，定位在為廣大干部職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)上，注重發(fā)揮人事檔案工作的作用。

一是決策參謀作用。人事檔案可以為事業(yè)單位干部職工調(diào)整工資、評定職稱、復(fù)查歷史遺留問題等方面，提供大量的參考信息，發(fā)揮重要的參謀作用。

二是考核依據(jù)作用。在每次事業(yè)單位干部調(diào)整、選拔任用中，人事檔案都能夠發(fā)揮人事參謀作用，對干部結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠的依據(jù)，促進(jìn)了事業(yè)單位干部隊伍結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步優(yōu)化。

五、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案業(yè)務(wù)工作

第一，建立科室預(yù)立卷和文件整理規(guī)定，進(jìn)一步明確各類人事檔案歸檔范圍，規(guī)范了文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案立卷整理程序和案卷質(zhì)量要求。

第二，規(guī)范相關(guān)檔案資料的數(shù)據(jù)錄入，由過去文件級數(shù)據(jù)錄入轉(zhuǎn)為各類檔案案卷的目錄的錄入，為今后實現(xiàn)人事檔案資料完全計算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。

第三，加強(qiáng)文書檔案的歸檔整理。為了徹底糾正過去事業(yè)單位文書檔案管理原先存在的不規(guī)范的現(xiàn)象，可以請檔案局的專業(yè)人員親臨現(xiàn)場指導(dǎo)，傳授知識。同時，定期催繳應(yīng)歸檔的檔案，齊全完整地收集好各科室所形成的文件、材料并進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與當(dāng)事人聯(lián)系，避免發(fā)生有文無檔的現(xiàn)象。

第四，大力加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，這有利于推行事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理水平，是信息化時代的需要，也是社會發(fā)展的需要。檔案管理人員要仔細(xì)核對人事檔案中的基本信息內(nèi)容，將審核無誤的干部檔案信息輸入微機(jī)，確保歸檔材料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性，這樣就能夠為人事檔案的查閱起到很好的向?qū)ё饔谩?/p>

六、加強(qiáng)人事檔案管理人員的繼續(xù)教育制度建設(shè)

眾所周知，加強(qiáng)人事檔案管理人員的繼續(xù)教育制度建設(shè)，旨在提高人事檔案管理隊伍的專業(yè)理論基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)知識能力和服務(wù)工作技能，建設(shè)高素質(zhì)、高水平、高能力的人事檔案管理隊伍。采取請進(jìn)來、送出去等多種形式進(jìn)行分批、分階段、分成次培訓(xùn)。培訓(xùn)時，要從人事檔案的整理、歸檔、移交等方面注意的問題及事項進(jìn)行專題講解，培訓(xùn)人員還可以就人事檔案實際管理中存在的問題與培訓(xùn)專家進(jìn)行深入交流和探討。通過培訓(xùn)能夠使事業(yè)單位全體兼職檔案管理人員的理論水平及業(yè)務(wù)素養(yǎng)有較為明顯的提升，為事業(yè)單位做好人事檔案管理工作夯實了基礎(chǔ)，也為今后人事檔案整理工作更加科學(xué)化、精細(xì)化、規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

七、結(jié)語

總之，事業(yè)單位應(yīng)該抓住時機(jī)，既要從觀念上更新，又要從制度上更新，大力加強(qiáng)人事檔案管理，以便才能走出目前人事檔案所存在的制度困境。

［1］樊美麗.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考［J］.山西檔案，2010，（1）.

［2］袁雙盛.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議［J］.中國商界（下半月），2009，（08）.

（作者單位：山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)工人文化宮）