文/中國郵政儲蓄銀行哈爾濱市分行 尚宇
如何提升辦公室文字工作水平
文/中國郵政儲蓄銀行哈爾濱市分行 尚宇
文字工作水平的提高是一個(gè)聚沙成塔、水滴石穿的積累過程。抓好學(xué)習(xí)是提高文字工作水平的根本前提,注重積累是提高文字工作水平的重要基礎(chǔ),積極思考是提高文字工作水平的有效途徑,不斷實(shí)踐是提高文字工作水平的根本方法。
辦公室;文字;水平
辦公室作為機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手部門,只有具備了較好的文字水平才能夠使機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn),高效完成各項(xiàng)工作。對于工作人員來說,文字工作水平的提高是一個(gè)聚沙成塔、水滴石穿的積累過程,一方面需要具備良好的道德素養(yǎng)和敬業(yè)精神作為開展文字工作的基礎(chǔ),另一方面還需要不斷的積累和實(shí)際工作的歷練,兩者有機(jī)地結(jié)合起來不斷推動(dòng)文字工作水平的提高。
辦公室作為機(jī)關(guān)的重要部門,其頒布或印發(fā)的文字材料政策性、指導(dǎo)性、操作性都有十分明確的要求,工作人員只要具備扎實(shí)的理論功底,開闊的工作視野和良好的表達(dá)能力才能較好的完成這些工作。而這些能力的具備必須是以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)習(xí)為基礎(chǔ)的。首先,要利用各種機(jī)會(huì)開展學(xué)習(xí)。辦公室工作頭緒多、標(biāo)準(zhǔn)高,工作時(shí)間容易碎片化,難以形成較為集中的時(shí)間段進(jìn)行學(xué)習(xí)。工作人員應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,利用工作間隙的時(shí)間通過讀書看報(bào)、上網(wǎng)瀏覽等方式將學(xué)習(xí)融入工作、生活的點(diǎn)滴之中去,形成對學(xué)習(xí)的韌勁、拼勁和鉆勁。其次,要不斷拓展自身知識結(jié)構(gòu)。辦公室工作中涉及的文字材料類型豐富,內(nèi)容龐雜,特別是有些文字材料需要短時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量地完成,這就需要工作人員除了熟悉相關(guān)的法規(guī)政策、理論知識意外,還必須對人文歷史、科教文化、古代典故等內(nèi)容予以了解,確保形成的文字材料也有深度和廣度。再次,要堅(jiān)持科學(xué)高效的學(xué)習(xí)方法。要將個(gè)人有限的時(shí)間和精力投入到學(xué)習(xí)和工作,必須要有開闊的學(xué)習(xí)視野,將各種知識、信息納入到學(xué)習(xí)的范圍內(nèi),兼收并蓄,為文字表達(dá)能力、政策理論水平和專業(yè)知識的提高奠定基礎(chǔ),從而能夠不斷增強(qiáng)個(gè)人的寫作能力。
辦公室的文字材料是機(jī)關(guān)工作、政策的文字反映,同樣具有較強(qiáng)的連續(xù)性。這就要求工作人員要注重積累和收集,確保自身熟悉上級、本級和下級曾經(jīng)頒布的文件和相關(guān)信息,作為擬寫材料的素材。首先,要注重收集頂層信息,確保文件材料政治合格。通過閱讀經(jīng)典原著、主流媒體等刊發(fā)理論文章和領(lǐng)導(dǎo)講話等,熟悉法規(guī)政策依據(jù),正確運(yùn)用政治路線,收集黨的路線、方針、政策等宏觀理論知識。在撰寫材料的過程中,準(zhǔn)確引用、分析,確保形成的文字材料政治合格,符合國家政策、法規(guī)的要求。其次,要注重收集社會(huì)各方面的信息,確保文字材料的生動(dòng)活潑。在信息時(shí)代,社會(huì)各方面的信息尤為重要,是文件材料“接地氣”的重要保證。借助網(wǎng)絡(luò)、社交軟件等多途徑、全方位、多角度的吸收、歸納和整理,對一些重要信息做好筆記,以便查考和使用。其次,要注重針對性信息的積累。辦公室在承擔(dān)機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)相關(guān)工作的同時(shí),也是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀助手,為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)工作的前因后果、來龍去脈,這些也需要借助文字材料來完成。因此,在工作中要利用各種機(jī)會(huì)、場合,留意收集包括領(lǐng)導(dǎo)講話、指示等內(nèi)容,將領(lǐng)導(dǎo)的思路、意圖和風(fēng)格領(lǐng)會(huì)清楚,從而能夠站在更高的層面提出對全局工作的觀點(diǎn)和看法,發(fā)揮好參謀助手作用。
思考是學(xué)習(xí)過程的更高階段, 是個(gè)人提高文字水平的有效途徑。首先,要積極提高思維的層次。站位的層次決定思考的結(jié)果。在工作中,要跳出自我,站在更好的層次思考,特別是要站在全局的高度,吃透上情,掌握下情,確保文件材料的內(nèi)容融會(huì)貫通;要勇于從反面思考問題,多想可能出現(xiàn)的問題,多想解決問題的方法,不獨(dú)斷、不臆想、不盲從,撰寫的文字材料才能言之有物、觀點(diǎn)鮮明。其次,要主動(dòng)進(jìn)行總結(jié)。總結(jié)也是一種重要的思考。通過總結(jié),發(fā)現(xiàn)共性問題,明確短板,為今后的提高確定方向。主動(dòng)分析評價(jià)自己得到首肯的文件材料,梳理在撰寫文稿中遇到的問題,通過正反兩個(gè)方面的對比,找出個(gè)人在撰寫材料中的優(yōu)缺點(diǎn),便于今后工作中揚(yáng)長避短。再次,要注意借鑒他人經(jīng)驗(yàn)。他山之石,可以攻玉。在工作中注意對其他工作人員形成的文字材料進(jìn)行閱讀、分析和理解,對好的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行揣摩,形成自己的心得體會(huì),并逐步內(nèi)化成自身的能力。
實(shí)踐出真知。提高文字工作水平必須要積極開展實(shí)踐。首先,要積極投身到文字工作當(dāng)中,深入一線,進(jìn)行充分的調(diào)查研究,了解和掌握本單位的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)、盲點(diǎn)和亮點(diǎn),將自身的文字材料建立在詳盡的第一手資料基礎(chǔ)之上,從中挖掘出有價(jià)值的信息,確保文件材料的準(zhǔn)確、真實(shí)、全面。其次,要注重把握文字材料撰寫的重點(diǎn)。文字材料的撰寫也是一個(gè)系統(tǒng)工作,第一要素是主題內(nèi)容要明確,第二是要精簡避免重復(fù)累贅,第三是用詞準(zhǔn)確不歧義。最后,要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心。辦公室無小事。文字材料的撰寫同樣要注重細(xì)節(jié),對照國家標(biāo)準(zhǔn)中明確的文種、結(jié)構(gòu)和格式,對錯(cuò)別字能加強(qiáng)校對,在確保內(nèi)容正確的情況,相關(guān)文件要素符合規(guī)定,文件整體無誤。
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