文/內(nèi)蒙古通遼職業(yè)學(xué)院圖書館 徐榮全

如何利用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)轉(zhuǎn)存批量出庫(kù)圖書的目錄

文/內(nèi)蒙古通遼職業(yè)學(xué)院圖書館 徐榮全

實(shí)際工作中當(dāng)批量文獻(xiàn)臨時(shí)出庫(kù)時(shí)，這些文獻(xiàn)的信息在圖書館集成管理系統(tǒng)中很難檢索和輸出轉(zhuǎn)存。本文通過(guò)對(duì)集成管理系統(tǒng)具體應(yīng)用分析，給出解決方案，即巧妙靈活利用實(shí)際工作中的一些補(bǔ)充功能、高級(jí)報(bào)表功能、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)等將批量文獻(xiàn)的臨時(shí)數(shù)據(jù)按需要轉(zhuǎn)存到指定位置。

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換；轉(zhuǎn)存；圖書目錄

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館集成管理系統(tǒng)已在中小圖書館普遍運(yùn)用。紙質(zhì)圖書的編目數(shù)據(jù)在圖書的采編、館配、回溯工作中已經(jīng)全部錄入集成管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。讀者在正常的檢索、查詢和流通借閱中的所有有關(guān)的讀者信息、書目信息、借還信息都在整個(gè)事務(wù)流程中被集成管理系統(tǒng)存儲(chǔ)在相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的相應(yīng)基本表中。這些數(shù)據(jù)可隨時(shí)被前臺(tái)應(yīng)用系統(tǒng)檢索、查詢。也就是說(shuō)圖書正常流通中的讀者借還信息、被借還圖書的編目信息在整個(gè)事務(wù)流程中就已經(jīng)被記錄在案了。但在實(shí)際工作中往往會(huì)存在一些已臨時(shí)出庫(kù)的圖書書目數(shù)據(jù)無(wú)法在集成管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)留下記錄的特殊情況，例如主分館館際之間的臨時(shí)批量圖書輪換、批量圖書的暫時(shí)借出等等。在這種情況下，批量圖書的出庫(kù)信息也必須要留下書目記錄。最簡(jiǎn)單的辦法就是由管理人員逐本做出筆錄。在親身實(shí)踐中，我們經(jīng)常會(huì)遭遇這種情況，這當(dāng)然費(fèi)時(shí)、費(fèi)力又可能出現(xiàn)筆誤。在所有集成管理系統(tǒng)中，前臺(tái)的應(yīng)用模塊構(gòu)建都是相似的，但基本每個(gè)前臺(tái)應(yīng)用模塊中都沒(méi)有設(shè)置批量圖書出庫(kù)數(shù)據(jù)的處置界面。本文所要探討的是怎樣利用集成管理系統(tǒng)的現(xiàn)有模塊完成對(duì)批量圖書臨時(shí)出庫(kù)數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)。

一、對(duì)集成管理系統(tǒng)各模塊功能的分析

要想完成對(duì)批量圖書數(shù)據(jù)的處置，首先要找到檢索途徑，這就要分析各模塊的子功能的檢索條件。大多數(shù)圖書館集成管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)都是相似的，一般都是由幾個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成的，基本包括選書、采購(gòu)、編目、館藏、維護(hù)、期刊管理、流通借閱、讀者信息等等子系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)在各自的界面上都有各自的檢索途徑，各功能模塊為完成各自功能首先必須進(jìn)行各自的檢索。下面針對(duì)各模塊的功能特點(diǎn)分析各功能的檢索條件是否有能檢索到隨機(jī)批量圖書數(shù)據(jù)。

（一）選書、采購(gòu)、驗(yàn)收、編目模塊。主要是完成圖書的訂購(gòu)、編目、驗(yàn)收過(guò)程中的信息著錄，這時(shí)圖書還沒(méi)能入庫(kù)，在圖書的館藏庫(kù)存信息中還沒(méi)有產(chǎn)生這些新書的信息記錄，這部分模塊中的檢索主要是為查重而設(shè)定檢索途徑。所以在選書、采購(gòu)、驗(yàn)收、編目的功能模塊中不可能完成對(duì)隨機(jī)批量圖書書目的檢索集合。

（二）讀者信息、流通借還等子系統(tǒng)功能。主要是完成讀者信息錄入和維護(hù)；流通借還圖書的業(yè)務(wù)操作；圖書借還信息的查詢等等。在這些功能模塊中設(shè)定的檢索途徑主要是讀者信息檢索、流通信息檢索、圖書借還信息檢索，這與批量圖書的臨時(shí)出庫(kù)信息檢索條件很難匹配。

（三）因?yàn)榕R時(shí)出庫(kù)圖書的書目是已經(jīng)入藏的書目，如果想要完成隨機(jī)批量圖書書目的檢索集合，就應(yīng)在本館藏書的檢索途徑上尋找匹配條件。在新書入藏、典藏管理和館藏維護(hù)界面所設(shè)定的檢索條件都是完成對(duì)各藏書庫(kù)室書目的檢索，但這些檢索途徑主要是完成某個(gè)檢索條件有共性或有規(guī)律或是連續(xù)性的條件。例如設(shè)定檢索登錄號(hào)為連續(xù)性的某個(gè)范圍，返回的檢索集就是登錄號(hào)碼在這一范圍的所有圖書書目。但對(duì)于不連續(xù)性的隨機(jī)批量圖書書目的檢索途徑卻往往沒(méi)有匹配的檢索條件。但在大多數(shù)圖書館集成管理系統(tǒng)中的期刊維護(hù)和館藏維護(hù)功能界面一般會(huì)設(shè)置一個(gè)補(bǔ)充打印標(biāo)簽功能，它是為一些需要補(bǔ)充的期刊書脊、圖書標(biāo)簽的個(gè)別打印而設(shè)定的。補(bǔ)充打印標(biāo)簽功能的檢索集的檢索途徑一般可以添加任意多個(gè)圖書檢索條件，通常檢索項(xiàng)是登錄號(hào)或條形碼。通過(guò)補(bǔ)充打印標(biāo)簽的檢索途徑完全可以把臨時(shí)出庫(kù)圖書的檢索條件通過(guò)逐本掃碼或鍵盤錄入的方式輸入添加至檢索界面，這時(shí)界面返回的檢索集將是要處置的批量圖書書目。

二、批量圖書書目信息的轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)

以上通過(guò)對(duì)各模塊的檢索途徑和檢索條件的分析知道，通過(guò)補(bǔ)充打印標(biāo)簽功能項(xiàng)的檢索項(xiàng)可以添加批量圖書的檢索條件，并將其檢索集返回到界面。但補(bǔ)充打印標(biāo)簽?zāi)K的打印輸出通常是為圖書標(biāo)簽設(shè)計(jì)的，輸出的只是圖書的分類號(hào)、種次號(hào)或索書號(hào)，其并不能反映出所需要的圖書書目信息，如題名、出版社、作者等等。這就需要有一種方法，它能將我們所需的書目信息轉(zhuǎn)換出來(lái)。經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)利用數(shù)據(jù)庫(kù)高級(jí)報(bào)表設(shè)計(jì)功能可專門為補(bǔ)充打印標(biāo)簽界面的檢索集設(shè)計(jì)一個(gè)包括題名、出版社、作者、ISBN號(hào)、登錄號(hào)等等書目信息的報(bào)表。具體設(shè)計(jì)方法是在報(bào)表設(shè)計(jì)界面相應(yīng)位置安排提取數(shù)據(jù)庫(kù)中相應(yīng)基本表的相應(yīng)字段。如選中題名、出版社、ISBN等為輸出信息，即可在相應(yīng)位置提取BilbData基本表或Collection基本表中的題名字段、出版社字段、ISBN字段、作者字段，然后將在高級(jí)報(bào)表設(shè)計(jì)界面所設(shè)計(jì)內(nèi)容命名并保存。之后再通過(guò)補(bǔ)充打印標(biāo)簽界面檢索途徑返回的書目檢索集（這個(gè)檢索集就是所需的隨機(jī)批量圖書書目），就可以通過(guò)選擇前面命名設(shè)計(jì)的內(nèi)容直接將所需書目信息打印或轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)到指定的計(jì)算機(jī)本地硬盤上。

三、結(jié)語(yǔ)

如果有一批圖書臨時(shí)出庫(kù)，那么就可以通過(guò)圖書館集成管理系統(tǒng)的補(bǔ)充打印標(biāo)簽功能將這批圖書逐一通過(guò)掃碼設(shè)備將其添加到補(bǔ)充打印標(biāo)簽界面的檢索項(xiàng)內(nèi)，檢索到這批書目檢索集后，通過(guò)選擇前面命名保存的高級(jí)報(bào)表設(shè)計(jì)內(nèi)容將所需的批量圖書書目信息以報(bào)表形式返到界面，然后將其直接打印或通過(guò)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移將其以文本文件或電子表格形式轉(zhuǎn)存到所選擇的本地硬盤或桌面上。打開存放在桌面上或硬盤上的文件或電子表格，其中的信息就是我們所需的臨時(shí)批量出庫(kù)圖書的全部臨時(shí)數(shù)據(jù)。