文/浙江省嘉善縣環(huán)境保護(hù)局 萬(wàn)素馨

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理創(chuàng)新

文/浙江省嘉善縣環(huán)境保護(hù)局 萬(wàn)素馨

創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，不斷發(fā)展檔案信息資源，加強(qiáng)檔案管理是環(huán)保局檔案信息管理人員的基本工作，目的是促進(jìn)社會(huì)的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。本文介紹了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；創(chuàng)新；檔案管理

不斷開(kāi)發(fā)和使用檔案信息資源是檔案管理者的基本職責(zé)，通過(guò)對(duì)檔案的服務(wù)體制的創(chuàng)新，做好社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。利用電腦和網(wǎng)絡(luò)更好地為客戶提供服務(wù)，做好創(chuàng)新檔案管理工作。

一、創(chuàng)新服務(wù)手段

積極地創(chuàng)建檔案服務(wù)系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展檔案管理服務(wù)工作。近年來(lái)，環(huán)保局創(chuàng)建了檔案。環(huán)保局檔案內(nèi)部管理系統(tǒng)，環(huán)保局檔案管理工作者建立自己的網(wǎng)頁(yè)，充分利用單位的信息管理系統(tǒng)，搜集多種多樣的記錄及資料信息，將單位的檔案信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)站超級(jí)鏈接，這樣可以更好地為用戶在網(wǎng)上查找檔案信息資料提供基礎(chǔ)，更好地服務(wù)客戶。

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)展開(kāi)服務(wù)工作，逐漸成為單位工作的重要方法。檔案管理者可以以網(wǎng)站為基本，逐步建設(shè)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫(kù)，特別是建設(shè)文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)電子文件的整理及使用，目的是讓檔案信息資源數(shù)字化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息管理法制化。

自動(dòng)收集上傳電子文件。與傳統(tǒng)的收集紙質(zhì)檔案文件相比，電子文件只要下載、上傳就可以完成了，更加方便、快捷。所以，檔案管理部門應(yīng)該改變傳統(tǒng)的用手工收集資料的工作習(xí)慣，建立網(wǎng)上工作窗口，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)上傳電子文件，在檔案管理服務(wù)器上盡快歸檔。積極開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化的檔案管理模式逐漸取代傳統(tǒng)的檔案利用方式，到檔案管理部門使用檔案、參考檔案復(fù)印件、參觀檔案展覽這些傳統(tǒng)的利用檔案的方法必然要發(fā)生轉(zhuǎn)變?？茖W(xué)化的檔案服務(wù)機(jī)制一步步代替?zhèn)鹘y(tǒng)被動(dòng)的服務(wù)機(jī)制。環(huán)保局檔案管理工作人員利用網(wǎng)絡(luò)制作各種各樣的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)及電子信箱等方式為用戶服務(wù)，讓用戶更加方便快捷地找到自己所需的信息資源，用戶與環(huán)保局檔案管理者可以使用電子郵件進(jìn)行交流信息，這樣可以更好地為用戶提供檔案資料保存的服務(wù)。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

多主體、信息服務(wù)化。環(huán)保局檔案管理的主要工作是為單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)變成社會(huì)化全方位的服務(wù)。這是由于檔案管理部門不僅要為企事業(yè)單位、政黨機(jī)關(guān)等利用檔案資料為個(gè)人或者組織提供服務(wù)，而且要有針對(duì)性的為其他特殊利用者提供服務(wù)。社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化應(yīng)用逐漸廣泛，人們?cè)絹?lái)越廣泛地運(yùn)用信息資源。信息技術(shù)改革步伐加快，人們從事的各種工作越開(kāi)越復(fù)雜，更加離不了信息服務(wù)。對(duì)文件、檔案、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需要必將取代對(duì)檔案信息的單一的需求。大力興辦服務(wù)行業(yè)，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。從信息資源的開(kāi)發(fā)角度來(lái)說(shuō)，我們正處于信息化的時(shí)代，檔案管理人員不能僅僅只是檔案保管員，更應(yīng)該是檔案信息的擁有者和提供者；環(huán)保局檔案管理不能僅是單一的收藏部門，更應(yīng)該是檔案信息的聚集中心、交流中心。 環(huán)保局檔案管理者必須加強(qiáng)服務(wù)精神，建立產(chǎn)業(yè)意識(shí)，加大對(duì)檔案資料收集工作的力度。例如，在匯總編輯專題信息時(shí)，主動(dòng)引入科學(xué)技術(shù)，搜集信息，有助于維護(hù)企業(yè)的權(quán)益；搜集房地產(chǎn)相關(guān)信息，給城市的建設(shè)提供服務(wù)；搜集經(jīng)濟(jì)信息促進(jìn)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化；搜集市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì)。加深各部門的橫向聯(lián)系，共享互聯(lián)網(wǎng)信息資源。由于社會(huì)信息化的加深，人們的知識(shí)總量和信息總量不斷增加，面對(duì)各種各樣的信息，將這些知識(shí)和信息全部加以收集、整合、深化、儲(chǔ)存和利用不是任何一個(gè)文獻(xiàn)部門能獨(dú)立完成的。所以，必須建立一個(gè)健全的信息系統(tǒng)，改變檔案、情報(bào)、圖書(shū)等各個(gè)部門獨(dú)自管理的模式，從而充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。設(shè)立社會(huì)信息系統(tǒng)的先決條件和中心內(nèi)容就是整合目錄，資源共享。

整合目錄就是將檔案、情報(bào)、圖書(shū)等相關(guān)部們的各類信息資源，加以分類整理，共同組成環(huán)保局的檔案信息資料目錄，讓人們可以更加方便、快捷地了解到各種知識(shí)、信息和相關(guān)情報(bào)。整合目錄的優(yōu)點(diǎn)就是可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)信息資源共享，充分發(fā)揮各部門的資源優(yōu)勢(shì)， 從而使各部門的信息資源相互融合，檔案信息資源的管理工作效率提升，避免信息資料的重復(fù)篩選工作。通過(guò)整合目錄可以有效地利用儲(chǔ)存空間，節(jié)約資金，減少管理人員重復(fù)的勞動(dòng)，并且有利于環(huán)保局檔案的充分利用，讓檔案管理工作更加細(xì)致化、專業(yè)化，更有針對(duì)性，以為社會(huì)更好地服務(wù)為目的開(kāi)展工作。

三、創(chuàng)新服務(wù)技術(shù)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化逐漸加深，研究數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)也在不斷深入，檔案信息網(wǎng)中數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，查詢數(shù)據(jù)、綜合分析數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)收集技術(shù)建立信息網(wǎng)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，高質(zhì)量的信息查詢技術(shù)和綜合分析能力是提升檔案查詢能力的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用的深入給檔案信息查詢和分析技術(shù)的提升提供了平臺(tái)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)可以把原來(lái)孤立、分散的數(shù)據(jù)資料加以整理，找出他們之間的聯(lián)系，以期達(dá)到數(shù)據(jù)的篩選、分類的目的，可以讓信息資源更加具有條理性。對(duì)于環(huán)保局檔案管理來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用是非常重要的。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)信息化的進(jìn)程加快，人們的知識(shí)總量和信息總量不斷增加，面對(duì)各種各樣的信息，將這些知識(shí)和信息全部加以收集、整合、深化、儲(chǔ)存和利用不是任何一個(gè)文獻(xiàn)部門能獨(dú)立完成的。所以，必須建立一個(gè)健全的信息系統(tǒng)，改變檔案、情報(bào)、圖書(shū)等各個(gè)部門獨(dú)自管理的模式，從而充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。

[1]梁麗婷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究[D].安徽大學(xué)，2013.