文/中國中元國際工程有限公司 何鵬

電子文件管理與OA相結(jié)合
——檔案人員應(yīng)如何針對系統(tǒng)提出自身需求

文/中國中元國際工程有限公司 何鵬

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何妥善積累、保管，如何規(guī)范電子文件的歸檔與管理，已經(jīng)成為檔案部門亟待解決的問題。解決問題的關(guān)鍵，就是要從電子文件產(chǎn)生的源頭抓起，即從系統(tǒng)設(shè)計之初就要充分考慮電子文件的管理，并將相應(yīng)的要求落實到系統(tǒng)中。所以，檔案部門不但要明晰應(yīng)提出哪些具體要求，更要知曉如何從宏觀的角度來把握這些要求。

電子文件管理；前端控制；功能需求

電子文件管理系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)合而為一的計算機(jī)管理軟件。這種系統(tǒng)是針對某一個或若干個機(jī)構(gòu)的電子文件，從電子文件的生成開始，到電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理，到一部分電子文件轉(zhuǎn)化成為電子檔案，到電子檔案的管理與提供利用，到對電子檔案進(jìn)行遷移或銷毀為止，能夠（通過網(wǎng)絡(luò)）對文件的整個生命周期進(jìn)行相應(yīng)控制與有效管理的計算機(jī)自動化管理軟件系統(tǒng)。這個系統(tǒng)能夠自動記錄電子文件的元數(shù)據(jù)和各種背景信息，能夠?qū)﹄娮游募碗娮訖n案進(jìn)行管理與提供利用，能夠保證電子文件與電子檔案的行政有效性和法律證據(jù)性，同時也能夠匯入紙質(zhì)檔案等的管理信息并對其進(jìn)行管理。

這是一項相當(dāng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，意味著擴(kuò)大檔案管理范圍，顛覆傳統(tǒng)管理理念，電子文件帶來的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行徹底轉(zhuǎn)變，不是漸進(jìn)式的量變，而是根本性的質(zhì)變。我單位當(dāng)前實行的雙套制歸檔策略只是漸近進(jìn)程中的一種過渡性手段，這項措施實行的時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進(jìn)。

一、系統(tǒng)在電子文件管理方面存在的問題

在辦公自動化快速發(fā)展的同時，電子文件管理工作卻相對滯后，表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)時沒有統(tǒng)籌考慮電子文件的歸檔和管理，不具備電子文件管理功能，導(dǎo)致電子文件管理不能和系統(tǒng)建設(shè)同步發(fā)展。例如，單位在系統(tǒng)建設(shè)時雖然考慮了電子文件管理，但由于需求不夠完整、規(guī)范，想到什么提什么，重文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，輕歸檔與管理環(huán)節(jié)，缺乏對電子文件生命周期整個過程的全面監(jiān)控，致使電子文件管理達(dá)不到規(guī)范、科學(xué)的要求，電子文件真實、完整、有效性不能得到充分保證。

未真正實現(xiàn)OA環(huán)境中的文件檔案一體化管理，大多停留在按傳統(tǒng)管理模式分別開發(fā)OA和檔案管理系統(tǒng)、實行簡單對接的層面，檔案管理系統(tǒng)大多只是系統(tǒng)末端的獨(dú)立模塊，缺少前端控制。電子文件管理流程設(shè)計不合理，系統(tǒng)開發(fā)缺乏合理定位，未提出全面、針對的一體化管理軟件的功能需求，無法將檔案管理需求有機(jī)的嵌入前端等等。

OA系統(tǒng)是實現(xiàn)單位內(nèi)部各級部門之間以及內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學(xué)決策的信息系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)不僅要考慮文件流轉(zhuǎn)，還要考慮文件歸檔與管理，要做到統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一研發(fā)。編制電子文件管理功能需求時，只有既注重電子文件環(huán)節(jié)，又注重其歸檔與管理的需求，OA系統(tǒng)才能符合文件處理全過程的要求，才能使電子文件更加完整規(guī)范。

二、從檔案管理者角度提出功能需求

電子文件管理中的前端控制是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成，運(yùn)行和歸檔管理，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、密切相關(guān)、互為保證、相對獨(dú)立的運(yùn)行模式和保障體系，以維護(hù)電子文件的原始性，真實性的一種管理活動。前端控制是實現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更加重要。

為有效地管理電子文件與電子檔案，必須實施前端控制，即盡可能把文件在電子文件生命周期各個階段的管理需求融入文件管理系統(tǒng)設(shè)計當(dāng)中。前端控制模式尤其強(qiáng)調(diào)：將電子檔案的管理需求提前至電子文件形成之際，乃至生成之前的設(shè)計階段。

檔案部門在提出功能需求時會面臨一些困難。一是對提出電子文件管理需求比較茫然，不知從什么角度入手。二是提出的需求只考慮了電子文件歸檔后檔案管理的需要，而沒有綜合考慮對電子文件的前端控制。三是提出需求時猶疑不定，經(jīng)常有較大的改動，而且使用較多的檔案專業(yè)術(shù)語，導(dǎo)致信息管理部門和開發(fā)人員不能正確理解檔案部門的意圖。

檔案部門向信息部門和開發(fā)人員提出需求時應(yīng)把握兩點(diǎn)：

第一，功能需求的描述要從檔案管理者的角度出發(fā)，而非軟件設(shè)計人員的角度。電子文件管理要在電子文件生命周期內(nèi)展開，即在電子文件生命周期的設(shè)計、形成和使用維護(hù)三個階段都要對電子文件形成控制。因此，功能需求要考慮到電子文件的形成、積累、歸檔、保存、利用和維護(hù)各個環(huán)節(jié)，而不僅僅是對檔案管理子系統(tǒng)的描述，要實現(xiàn)對電子文件——電子檔案的全過程監(jiān)控。同時，還要通過功能需求方案，使設(shè)計人員能夠充分理解檔案部門的要求。這是檔案部門編制功能需求的根本出發(fā)點(diǎn)。

第二，功能需求的描述要以提出規(guī)范管理的要求為主，盡可能不把主要精力放在技術(shù)開發(fā)層面。OA系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，只要用戶提出需求，作為市場開發(fā)主體——軟件公司一般都可以從技術(shù)層面上予以實現(xiàn)。因此，檔案部門的主要任務(wù)是完整全面地提出電子文件管理方面的需求，諸如電子文件管理方法、管理要求等都要考慮周全，

盡可能多地體現(xiàn)在功能需求方案之中，使有關(guān)部門充分了解檔案部門要求，通過技術(shù)手段予以實現(xiàn)，至于系統(tǒng)設(shè)計方案和實現(xiàn)途徑乃至具體節(jié)點(diǎn)的描述等，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)公司負(fù)責(zé)完成。

三、功能需求的基本內(nèi)容

元數(shù)據(jù)和背景信息。電子文件的讀取依賴于它生成時的元數(shù)據(jù)和背景信息。在功能需求方案中，檔案部門應(yīng)當(dāng)對必需的元數(shù)據(jù)和背景信息項提出歸檔要求，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等元數(shù)據(jù)；描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息。

各方職責(zé)和管理權(quán)限。要通過明確電子文件生成和流轉(zhuǎn)部門的職責(zé)，賦予檔案部門具備瀏覽電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔全過程的權(quán)限，以實現(xiàn)對電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔全過程的監(jiān)控。

電子文件積累與歸檔。要圍繞電子文件的真實、完整、有效性，對電子文件積累、歸檔方面提出具體要求，以及確定電子文件的積累、歸檔工作流程等內(nèi)容。

電子檔案在線利用與數(shù)據(jù)遷移。在線利用主要是對電子檔案的檢索與查詢、查閱申請與審核、全文瀏覽與下載等各利用環(huán)節(jié)提出功能需求。數(shù)據(jù)遷移是強(qiáng)調(diào)當(dāng)系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充時應(yīng)及時對電子檔案進(jìn)行遷移操作。

四、結(jié)論

檔案部門提出功能需求的最終目的是對OA系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和電子檔案管理實現(xiàn)全過程監(jiān)督、控制。實現(xiàn)OA系統(tǒng)中文件管理與檔案管理的無縫銜接，從而為機(jī)構(gòu)行使職能、開展業(yè)務(wù)提供最佳信息通道和活動憑證，營造現(xiàn)代化高效的辦公平臺和完備的核心信息資源庫。

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