文/燕山大學(xué)檔案館 李麗環(huán)；秦皇島市第一醫(yī)院 張鴻蕓

高校人事檔案查借閱制度調(diào)研分析

文/燕山大學(xué)檔案館 李麗環(huán)；秦皇島市第一醫(yī)院 張鴻蕓

隨著組織人事制度的深入改革，如何完善人事檔案的查借閱制度，提高人事檔案的利用效率成為擺在檔案管理者面前的重要問題。本調(diào)研以燕山大學(xué)、河北大學(xué)、天津大學(xué)的人事檔案查借閱制度為參考進(jìn)行對(duì)比研究，以期對(duì)完善我校人事檔案查借閱制度有所裨益。

人事檔案；查借閱；制度；調(diào)研報(bào)告

一、人事檔案查借閱制度分類及利弊分析

結(jié)合燕山大學(xué)、河北大學(xué)、天津大學(xué)等高校的人事檔案查借閱制度，可以看出人事檔案查借閱制度大體可以分為兩類，即以部門為服務(wù)對(duì)象和以個(gè)人為服務(wù)對(duì)象。

（一）以部門為服務(wù)對(duì)象。以部門為服務(wù)對(duì)象是指，只向組織開放人事檔案信息，不向個(gè)人開放。人事檔案具有政治性和機(jī)密性，它是個(gè)人重要的歷史記錄，涵括了個(gè)人在職稱評(píng)定、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治經(jīng)歷等方面的重要信息，是證明個(gè)人身份、落實(shí)工資待遇、印證組織關(guān)系等的重要憑據(jù)，也是組織部門了解和選拔干部的重要依據(jù)。因此，檔案管理部門有責(zé)任對(duì)人事檔案進(jìn)行保密?；诖耍壳?，大多數(shù)高校都采取只對(duì)部門提供服務(wù)的查借閱方式，即只有跟人事檔案工作相關(guān)的組織部和人事處才有權(quán)利對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱和利用，職工個(gè)人不得直接查看本人的人事檔案。例如，天津大學(xué)便采取此種制度。如果職工個(gè)人需要利用人事檔案中的信息，必須委托組織部和人事處的辦公人員去辦理，組織人事部門的職工也必須攜帶有效證明才能對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱和利用。

以部門為服務(wù)對(duì)象的人事檔案查借閱制度，在一定程度減少了個(gè)人信息向外泄露的可能性，從而提高了人事檔案的安全性和機(jī)密性，保證了職工個(gè)人的合法權(quán)益。但是，此類制度重保存保密、輕服務(wù)利用、自我封閉狀況較為嚴(yán)重，在一定程度上違背了“以人為本”的理念，使得職工個(gè)人查閱檔案“門檻高、周期長(zhǎng)”。與此同時(shí)，隨著人員流動(dòng)量的增大和國家對(duì)人事檔案的越來越重視，人們查閱確認(rèn)自己出生日期、參加工作時(shí)間、入黨團(tuán)時(shí)間等方面信息的需求逐年上升，無形中也增加了組織人事部門的工作量。

（二）以個(gè)人為服務(wù)對(duì)象。以個(gè)人為服務(wù)對(duì)象是指，人事檔案中非保密的信息不僅可以向組織開放，也可以向個(gè)人開放。由于人事檔案具有保密性，因此，目前只有少數(shù)的高校采取向個(gè)人開放的人事檔案查借閱制度。以河北大學(xué)為例，河北大學(xué)允許個(gè)人查借閱個(gè)人人事檔案，但其查借閱也具有一定的規(guī)定限制。首先，職工查借閱個(gè)人人事檔案，只限于查詢其中如出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職稱評(píng)審等非保密內(nèi)容。其次，職工個(gè)人查閱人事檔案信息，需要說明使用人事檔案信息的用途。最后，職工個(gè)人查閱人事檔案信息只限于職工本人，并需要攜帶有效身份證明。

以個(gè)人為服務(wù)對(duì)象的人事檔案查借閱制度，突出了“以人為本”的服務(wù)理念，最大程度上滿足了職工的需求，減輕了組織人事部門的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作的效率。但另一方面，由于此種制度直面職工個(gè)人，在人事檔案保密性方面仍存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，需要嚴(yán)格的制度約束。同時(shí)，由于人事檔案涉及保密與非保密的不同內(nèi)容，因此，存在與組織人事部門職責(zé)劃分不清，工作互相推諉等問題。

二、人事檔案查借閱制度改革的文獻(xiàn)分析

近年來，在人事檔案查借閱制度改革方面，從事檔案管理方面的專家，大多建議放寬人事檔案查借閱的制度，提高人事檔案管理的利用效率。從總體上看，大致包括以下幾種觀點(diǎn)。

（一）放寬人事檔案查借閱制度，在一定范圍內(nèi)允許職工個(gè)人進(jìn)行查閱。韓穎在《高校人事檔案利用工作的現(xiàn)狀與對(duì)策》一文中認(rèn)為：“要正確處理檔案的保密與利用的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息部分向個(gè)人開放”。倫鳳華則在對(duì)北京市大多數(shù)高校人事檔案管理制度調(diào)研的基礎(chǔ)上提出：“檔案管理者要開闊視野，拓寬渠道，積極拓展高校人事檔案的利用范圍，不僅要提供面對(duì)面的服務(wù)，遇到校外的電話查詢，也應(yīng)該靈活處理，尋找各種方式確認(rèn)利用者身份，盡管理者所能為其提供利用?！?/p>

（二）由保管者變?yōu)槿耸滦畔⒌闹鲃?dòng)提供者，提高人事檔案的利用效用。學(xué)者吳青霞以湖南科技學(xué)院的人事檔案工作為例，提出“要樹立超前服務(wù)意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。即人事檔案工作者在掌握本單位人事檔案利用規(guī)律及發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，積極編研出全校干部名冊(cè)，各級(jí)干部全校分布情況表，干部隊(duì)伍學(xué)歷學(xué)位、職稱、職級(jí)、專業(yè)分析統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表各種實(shí)用的參考資料和分析數(shù)據(jù)，為學(xué)校改革發(fā)展提供參謀?！?/p>

三、我校人事檔案查借閱制度的歷史沿革

我校人事檔案查借閱制度起初采取以部門為服務(wù)對(duì)象的人事檔案查借閱制度，只有組織部和人事處才有權(quán)利對(duì)人事檔案進(jìn)行查借閱，職工個(gè)人不得查借閱。但是，隨著查閱人事檔案頻率的增加，組織部和人事處的工作任務(wù)繁重，增加了組織人事部門的工作負(fù)擔(dān)。之后，我校開始嘗試以部門和個(gè)人為服務(wù)對(duì)象并存的人事檔案查借閱制度，除組織人事部門外，教職工個(gè)人可以持相關(guān)身份證明到人事檔案管理部門查詢本人三齡二歷的非保密材料，但是本人不得直接接觸檔案。同時(shí)，組織人事部門以外的其他單位，因工作需要也可以委派兩名以上黨員持單位證明查詢本單位人員人事檔案。這種做法提高了人事檔案的利用效率，但是有些人事信息是否具有保密性不好界定，查檔人員黨員身份也無法確認(rèn)，使得人事檔案的對(duì)個(gè)人提供服務(wù)工作仍存在一些問題。

四、完善我校人事檔案查借閱制度的建議

（一）由“部門”向“個(gè)人”過渡。黨的十八以來，習(xí)近平總書記一再強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)，增強(qiáng)執(zhí)政為民的意識(shí)，凡涉及到與群眾切身利益相關(guān)的事項(xiàng)要公開辦事制度，增強(qiáng)辦事透明程度。對(duì)于人事檔案來講，它跟著我們一輩子，但是誰都無法看到自己的檔案里究竟裝了些什么，無法確定自己檔案里的鑒定是否公正。這種監(jiān)管的缺失，有可能導(dǎo)致工作的失誤，而這個(gè)小小的失誤，有時(shí)能改變一個(gè)人的命運(yùn)。為了避免更多的“湯國基事件”，人事檔案管理工作要走出封閉狀態(tài)，向個(gè)人開放部分人事檔案信息。此外，從人事檔案包含的十大類材料內(nèi)容來看，這些材料絕大部分出自本人之手，其內(nèi)容本人其實(shí)已經(jīng)知道，只有個(gè)別材料如鑒定、考核、考察材料本人只知結(jié)果而不知處理過程。因此，應(yīng)適度地向個(gè)人公開部分人事檔案信息，將人事檔案部分向個(gè)人開放。這不僅可以方便人事檔案本人，方便其查詢記憶不清晰的日期等信息，還利于提高人事檔案的利用率，使沉悶的人事信息活躍起來，增強(qiáng)公眾的檔案意識(shí)，同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的監(jiān)管，提高人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）加快人事檔案信息化建設(shè)步伐。人事檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真研究相關(guān)政策法規(guī)，正確處理保密與利用的關(guān)系，嚴(yán)把利用審查關(guān)，確保人事檔案信息的安全。在此基礎(chǔ)上，可以嘗試建立方便公眾查詢的人事檔案信息查詢系統(tǒng)，個(gè)人經(jīng)過申請(qǐng)授權(quán)后，便可以在人事檔案信息查詢系統(tǒng)中查閱自己所需的信息。當(dāng)然，個(gè)人只有相關(guān)信息的查看權(quán)，而沒有修改權(quán)。如對(duì)其中某些信息質(zhì)疑，可提出復(fù)核申請(qǐng)。如此，公眾便可隨時(shí)獲悉哪些材料已歸檔，有沒有丟失，是否失真，對(duì)檔案管理人員起到監(jiān)督的作用，亦可堵住假材料或“湯國基”材料的可乘之機(jī)，提高歸檔材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)真正的“檔若其人”。對(duì)于組織人事部門而言，一些人員信息的查詢也不需再翻閱紙質(zhì)檔案，既可以從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來，提高工作效率，又避免了重復(fù)翻閱檔案對(duì)檔案本身的磨損。

（三）明確人事檔案管理部門和組織人事部門的職責(zé)劃分。人事檔案管理部門要明確劃分出向個(gè)人提供服務(wù)和向組織提供服務(wù)的檔案范圍，并做好與組織部和人事處的溝通工作，明確三個(gè)部門在人事檔案查閱工作中的職責(zé)和權(quán)利，以防止人事檔案查借閱工作互相推諉，提高人事檔案查借閱工作的質(zhì)量和效率。

[1]韓穎.高校人事檔案利用工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].黑龍江史志，2007（2）.

[2]池紅.高校人事檔案利用工作的思考[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)，2004（5）.

[3]池紅.高校人事檔案利用過程中的難點(diǎn)問題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2010（3）.

[4]吳青霞.強(qiáng)化地方高校人事檔案利用與服務(wù)的思考——以湖南科技學(xué)院為例[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（26）.

[5]李麗環(huán).論人事檔案部分向當(dāng)事人的開放工作[J].山西檔案，2016（1）.